Приложение к Распоряжению от 12.12.2006 г № 789-Р Положение
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Помощник вице-мэра города, председателя комитета муниципального имущества города Калининграда назначается на должность и освобождается от нее распоряжением главы города Калининграда - мэра города. Подчиняется непосредственно вице-мэру города, председателю комитета, а в его отсутствие - заместителю председателя комитета.
1.2.В своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и Калининградской области, нормативно-правовыми актами органа местного самоуправления муниципального образования "Город Калининград", Регламентом работы мэрии, Положением о комитете муниципального имущества города Калининграда и настоящей должностной инструкцией.
1.3.Должен знать: руководящие и нормативные документы, касающиеся ведения делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила эксплуатации оргтехники и приемно-переговорных устройств; организацию делопроизводства в комитете муниципального имущества и в мэрии города; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.4.Квалификационные требования: высшее профессиональное образование или близкое к профилю работы, стаж работы не менее 3 лет.
2.ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1.Выполняет функции по обслуживанию и обеспечению эффективной работы председателя комитета.
2.2.Организует телефонные переговоры председателя комитета, принимает и передает телефаксы и телефонограммы, записывает в отсутствие председателя поступающие сообщения и доводит их до его сведения.
2.3.Осуществляет необходимую подготовку заседаний и совещаний, проводимых председателем комитета (оповещение участников о времени, месте и повестке дня).
2.4.Осуществляет контроль за исполнением поручений председателя комитета, данных на оперативных совещаниях. Ведет протоколы совещаний.
2.5.Принимает документы на подпись председателю и личные заявления работников. Осуществляет систематизацию документов, переданных председателю комитета на подпись. Контролирует правильность оформления документов, передаваемых председателю комитета на подпись. Обеспечивает своевременную передачу подписанных председателем комитета документов начальникам отделов. Содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников комитета и посетителей приемной.
2.6.Организует работу по приему граждан председателем комитета по личным вопросам, ведет предварительную запись посетителей на личный прием в специальном журнале, оформляет карточку приема установленного образца. Контролирует своевременность исполнения поручений по результатам приема.
2.7.Осуществляет контроль за оперативной работой управлений и отделов, обеспечивает взаимосвязь и взаимодействие между отделами и управлениями в решении повседневных задач.
2.8.Обеспечивает рабочее место председателя комитета канцелярскими принадлежностями, поддерживает порядок и чистоту в кабинете председателя и приемной.
2.9.Работает с оргтехникой (ксерокс, телефакс), следит за исправностью оргтехники. При необходимости вызывает мастеров.
2.10.Формирует дела, закрепленные за приемной, в соответствии с номенклатурой дел. Обеспечивает сохранность документов.
2.11.Ведет журнал регистрации приема телефонограмм.
2.12.Вызывает служебный автомобиль, закрепленный за председателем комитета.
2.13.Осуществляет подписку на периодические издания. Ежедневно получает подписные издания (газеты и журналы) и раздает их по отделам и управлениям.
2.14.Организует прием посетителей приемной, проявляет выдержку и тактичность в беседе с посетителями. Не совершает действий, приводящих к подрыву авторитета органа местного самоуправления.
2.15.По заданию председателя комитета подготавливает необходимые документы (письма, ответы на запросы и др.), поздравительные открытки к праздникам, памятные адреса.
2.16.Выполняет другие обязанности, предусмотренные трудовым договором.
3.ПРАВА
Имеет право:
3.1.Вносить предложения по улучшению работы приемной и комитета муниципального имущества.
3.2.Получать от сотрудников комитета необходимые председателю комитета сведения; вызывать по поручению председателя любого специалиста комитета.
4.ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Несет ответственность за:
4.1.Неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, определенных настоящей инструкцией, или распоряжений и указаний председателя комитета.
4.2.Нарушения трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.
4.3.Необеспечение сохранности служебных документов и имущества, находящегося в приемной и кабинете председателя.
4.4.За разглашение служебной информации, ставшей ему известной при исполнении должностных обязанностей.