Приложение к Постановлению от 26.11.2008 г № 1272 Административный регламент
Административный регламент предоставления муниципальным учреждением «Неманский муниципальный архив» муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов местного самоуправления, государственных учреждений, организаций и общественных объединений на основе документов архивного фонда калининградской области и архивных документов, находящихся на хранении в неманском муниципальном архиве, и справочно-информационных систем архивной отрасли калининградской области
I.Общие положения
Наименование муниципальной услуги
1.Административный регламент предоставления муниципальным учреждением "Неманский муниципальный архив" (далее - муниципальный архив) муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов местного самоуправления, государственных учреждений, организаций и общественных объединений (далее - Регламент) определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) муниципального архива, а также порядок взаимодействия муниципального архива с другими архивами, государственными учреждениями, органами местного самоуправления и организациями (далее - организации), хранящими документы Архивного фонда Калининградской области и другие архивные документы, при рассмотрении обращений (запросов), в том числе и поступивших из-за рубежа.
Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной услуги
2.Предоставление муниципальной услуги по организации информационного обеспечения граждан, органов местного самоуправления, государственных учреждений, организаций и общественных объединений (далее - пользователи) на основе документов муниципального архива и других архивных документов осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
Конституция Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);
Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской федерации, 1997, N 41, ст. 8220-8235);
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г., N 19, ст. 2060);
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);
Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);
Закон Калининградской области от 12 июля 2006 г. N 41 "Об архивном деле в Калининградской области" ("Комсомольская правда" в Калининграде", N 103, 18.07.2006);
Постановление Правительства Калининградской области от 28 октября 2005 г. N 26 "О Министерстве культуры Калининградской области" ("Российская газета" (г. Калининград), N 4, 13.01.2006);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации, регистрационный N 9059 от 6 марта 2007 г.) ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007).
Орган по предоставлению муниципальной услуги
3.Предоставление муниципальной услуги по организации информационного обеспечения пользователей на основе документов муниципального архива и других архивных документов осуществляет муниципальный архив.
Непосредственное исполнение запросов граждан осуществляют муниципальный архив, ведомственные архивы учреждений, архивы органов местного самоуправления и организаций Неманского района при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги
4.Муниципальная услуга по организации информационного обеспечения пользователей на основе документов муниципального архива и других архивных документов предоставляется муниципальным архивом в форме информационных писем, при необходимости с приложением архивных справок, архивных копий, тематических перечней, тематических обзоров архивных документов.
5.Информационное обеспечение пользователей на основе документов Архивного фонда Калининградской области и других архивных документов осуществляется муниципальным архивом, органами местного самоуправления и организациями при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов пользователей, в форме информационных писем, архивных справок, архивных копий, архивных выписок, архивных ксерокопий, тематических перечней, тематических обзоров архивных документов.
6.Место нахождения муниципального архива и его почтовый адрес: 238710, Калининградская область, город Неман, ул. Советская, дом 31, первый этаж.
Телефоны архива, осуществляющего муниципальную услугу: 8-40162-2-25-25.
График работы муниципального архива: понедельник - пятница - 8.00-13.00, 14.00-17.00, суббота и воскресенье - выходные дни.
7.Информирование по процедуре исполнения муниципальной услуги производится:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- посредством личного обращения пользователя.
8.При консультировании пользователей по телефону и на личном приеме директор муниципального архива дает исчерпывающую информацию по вопросам организации рассмотрения обращений (запросов), связанных с информационным обеспечением пользователей.
9.При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги по информационному обеспечению пользователей ответ на обращение направляется почтой или по факсу на адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
Основание для предоставления муниципальной услуги
10.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное обращение (запрос) пользователя в адрес муниципального архива.
11.В поступившем в муниципальный архив обращении (запросе) пользователя должны быть с возможной полнотой указаны следующие сведения, необходимые для его исполнения:
- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество;
- почтовый адрес пользователя;
- изложение существа обращения;
- интересующая пользователя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;
- форма получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивная выписка, архивная ксерокопия, тематический перечень, тематический обзор документов);
- дата отправления.
12.Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
13.Обращения (запросы) граждан, органов местного самоуправления, государственных учреждений, организаций и общественных объединений о предоставлении информации рассматриваются в муниципальном архиве в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях директор муниципального архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
14.При рассмотрении обращений (запросов) органов местного самоуправления, государственных учреждений, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, муниципальный архив дает ответы на эти обращения и предоставляет запрашиваемые документы или сведения в течение 30 дней со дня их регистрации. В случае, если запрашиваемая органом местного самоуправления, государственными учреждениями информация не может быть предоставлена в этот срок или срок, указанный в обращении (запросе), из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, то директор муниципального архива согласовывает с уполномоченным лицом государственного учреждения или органа местного самоуправления - автором обращения срок предоставления информации.
15.При поступлении в муниципальный архив обращений (запросов), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, муниципальный архив в 7-дневный срок запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
16.Отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы.
17.Отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию.
18.Обращения (запросы), не содержащие наименования юридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества) и почтового адреса пользователя.
19.Обращения (запросы) не поддаются прочтению.
20.Запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.
21.Данный перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги является исчерпывающим.
Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги
22.Муниципальный архив осуществляет информационное обеспечение органов местного самоуправления, государственных учреждений, связанное с исполнением ими своих полномочий и функций, бесплатно. Изготовление архивных копий объемом свыше 100 листов осуществляется за счет пользователя.
23.Информационное обеспечение граждан, организаций, общественных объединений осуществляется муниципальным архивом в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или бесплатно.
III.Административные процедуры. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
24.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры муниципального архива:
- регистрация обращений (запросов) пользователей и передача на исполнение;
- анализ тематики обращений (запросов) пользователей;
- направление обращений (запросов) пользователей на исполнение по принадлежности в другие архивы, органы местного самоуправления, государственные учреждения и организации для ответа в адрес автора обращения;
- подготовка и направление ответов пользователям.
Рассмотрение обращения (запроса) пользователя считается законченным, если по нему приняты необходимые меры, автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.
Регистрация обращений (запросов) пользователей и передача их на исполнение
25.Прием поступивших в муниципальный архив письменных обращений (запросов) пользователей осуществляет директор муниципального архива, который проверяет правильность доставки, целостность упаковки документов.
26.Поступившие письменные обращения (запросы) регистрируются директором муниципального архива с записью в регистрационно-контрольной форме. После вынесения резолюции документы передаются на исполнение специалистам муниципального архива.
Анализ тематики обращений (запросов)
27.Работники муниципального архива осуществляют анализ тематики поступивших обращений (запросов) с использованием имеющихся в муниципальном архиве архивных справочников в традиционной и электронной форме, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения обращений (запросов) пользователей. При этом определяется:
- правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну, и сведений конфиденциального характера;
- степень полноты информации, содержащейся в обращении (запросе) и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);
- адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить обращение (запрос) на исполнение.
28.Муниципальный архив письменно запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями в случае отсутствия в обращении (запросе) пользователя достаточных данных для организации выявления сведений в архивах, нечетко, неправильно сформулированного запроса.
29.По итогам анализа обращения (запроса) муниципальный архив:
- при отсутствии запрашиваемых сведений в муниципальном архиве информирует об этом автора обращения (запроса) и, при необходимости, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
- дает мотивированный отказ автору обращения (запроса) в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации и Калининградской области.
Направление запросов муниципальным архивом по обращениям (запросам) государственных учреждений на исполнение по принадлежности и информирование государственных учреждений о результатах рассмотрения их обращений (запросов)
30.Муниципальный архив по итогам анализа тематики поступившего в его адрес обращения (запроса) государственного учреждения о предоставлении архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет соответствующий(ие) запрос(ы) по принадлежности в другие архивы, органы местного самоуправления и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.
31.Муниципальный архив письменно уведомляет автора обращения - государственное учреждение о направлении соответствующего(их) запроса(ов) на исполнение по принадлежности в органы местного самоуправления и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
32.Муниципальный архив по результатам рассмотрения этой категории запросов готовит информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации.
33.Органы местного самоуправления и организации, исполняющие полученные от муниципального архива запросы данной категории, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес пользователя или, в отдельных случаях, в адрес архива.
34.Директор муниципального архива анализирует полученные ответы из других архивов, органов местного самоуправления и организаций, оценивает полноту полученной информации.
35.Директор муниципального архива на основе ответов других архивов и, в отдельных случаях, органов местного самоуправления и организаций анализирует полученные ответы, оценивает полноту содержащейся в них информации, готовит информационное письмо с приложением поступивших информационных материалов: архивных справок, архивных копий, тематических перечней, тематических обзоров, для ответа на обращение государственного учреждения.
36.Информационное письмо архива с необходимыми информационными материалами направляется в соответствующее государственное учреждение.
Направление запросов муниципального архива по обращениям (запросам) пользователей (кроме запросов государственных учреждений) на исполнение по принадлежности и информирование пользователей о результатах рассмотрения их обращений (запросов)
37.По итогам анализа тематики поступившего обращения (запроса) пользователя муниципальный архив подготавливает и направляет соответствующие запросы на исполнение по принадлежности.
38.Другие архивы Калининградской области, органы местного самоуправления, государственные учреждения и организации, исполняющие полученные от муниципального архива запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, архивные выписки, архивные ксерокопии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес пользователя.
39.В случае необходимости муниципальный архив может запрашивать у организаций - исполнителей запросов копии ответов о результатах рассмотрения обращений (запросов) пользователей.
40.Муниципальный архив письменно уведомляет автора обращения (запроса) о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие архивы Калининградской области, органы местного самоуправления, государственные учреждения и организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
41.В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, муниципальный архив направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
Подготовка и направление ответов гражданам
42.Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации муниципальный архив письменно уведомляет об этом граждан.
43.В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.
44.Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения
Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
45.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги по организации информационного обеспечения пользователей на основе документов Неманского муниципального архива и других архивных документов и принятием решений осуществляется директором муниципального архива.
46.Текущий контроль осуществляется путем проведения директором муниципального архива проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.
47.Муниципальный архив осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги ведомственными архивами Неманского района.
48.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения пользователей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работников, ответственных за ведомственное хранение документов.
49.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав пользователей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Калининградской области.
50.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании готовых планов работы архива) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению пользователя.
51.Для проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется рабочая группа, в состав которой включаются работники муниципального архива.
52.Результаты деятельности рабочей группы оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе выполнения Регламента
53.Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации и Калининградской области.
54.Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
- фамилию, имя, отчество:
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- изложение сути жалобы;
- личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
55.Директор муниципального архива:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных учреждениях, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
56.Ответ на жалобу подписывается директором муниципального архива.
57.Ответ на жалобу, поступившую в муниципальный архив, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
58.Письменная жалоба, поступившая в муниципальный архив, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
В исключительных случаях директор муниципального архива вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
59.Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.
Муниципальный архив при получении письменной жалобы, в которой содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных вопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.
Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
60.Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, директор муниципального архива вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в муниципальный архив. О данном решении уведомляется заявитель, направивший обращение.