Приложение к Приказу от 29.07.2011 г № 378 Регламент
Регламент министерства финансов калининградской области
Глава 1.Общие положения
1.Регламент Министерства Калининградской области (далее - Регламент) в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Калининградской области, уставными законами Калининградской области, законами Калининградской области и указами Губернатора Калининградской области устанавливает общие правила организации деятельности Министерства финансов Калининградской области (далее - Министерство) по реализации его функций и полномочий, в том числе порядок документационного и информационного обеспечения деятельности Министерства.
Министерство возглавляет входящий в состав Правительства Калининградской области министр финансов Калининградской области (далее - Министр).
2.Исполнителем государственной функции является Министерство финансов Калининградской области (далее - Министерство).
3.Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
- Уставом (Основным Законом) Калининградской области, утвержденным Законом Калининградской области от 24 декабря 2009 года N 413;
- Законом Калининградской области от 10 ноября 1997 года N 38 "О правовых актах органов государственной власти Калининградской области";
- Регламентом Правительства Калининградской области, утвержденным Постановлением Правительства Калининградской области от 28 октября 2005 года N 32 (далее - Регламент Правительства);
- Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Калининградской области, утвержденной Указом Губернатора Калининградской области от 7 марта 2006 года N 26;
- Положением о Министерстве финансов Калининградской области, утвержденным Постановлением Правительства Калининградской области от 2 июня 2010 года N 396.
Глава 2.Планирование и организация работы Министерства
1.Министерство в соответствии с действующим законодательством, указами, распоряжениями и поручениями Правительства Калининградской области (далее - Правительство), Положением планирует свою деятельность и разрабатывает другие мероприятия.
2.Министр планирует свою деятельность с учетом необходимости участия в:
1) мероприятиях, проводимых Губернатором, заместителями председателя Правительства;
2) заседаниях и оперативных совещаниях Правительства;
3) работе образуемых при Губернаторе и Правительстве координационных и совещательных органов;
4) заседаниях Калининградской областной Думы, постоянных комитетов Калининградской областной Думы;
5) других обязательных плановых мероприятиях.
3.Министерство не позднее 20-го числа каждого месяца представляет в административное управление Правительства (далее - Административное управление) предложения в координационный план работы Правительства.
4.Координационный план содержит:
1) наименование мероприятия;
2) дату и ориентировочное время проведения мероприятия;
3) информацию об ответственном за проведение мероприятия.
5.До 5-го числа каждого месяца, следующего за отчетным, Министерство представляет информацию об их исполнении в Административное управление.
6.Министр ежеквартально (к 10-му числу марта, июня, сентября, декабря) представляет в Административное управление предложения для включения в план заседаний Правительства на очередной квартал, содержащие:
1) наименование вопроса и обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Правительства;
2) общую характеристику и основные положения предлагаемого к рассмотрению вопроса;
3) проект предлагаемого решения Правительства;
4) перечень соисполнителей;
5) дату рассмотрения вопроса на заседании Правительства.
7.По вопросам Министерства, включенным в план заседаний Правительства, материалы, имеющие сквозную нумерацию и подписанные Министром, представляются в Административное управление не позднее чем за 5 рабочих дней до определенного планом дня рассмотрения вопроса, содержащие:
1) сопроводительное письмо на имя руководителя аппарата Правительства, в котором должны содержаться:
- перечень представляемых материалов;
- должность, фамилия, имя, отчество докладчика и список содокладчиков;
- время, необходимое для доклада;
2) тезисы доклада, слайды (фотоматериалы) в электронном виде;
3) проект правового акта, прошедший процедуру согласования, с приложением:
- правового заключения;
- проекта решения Правительства по рассматриваемому вопросу, подписанного Министром или руководителем аппарата Правительства.
8.Министр несет персональную ответственность за их качество и своевременность представления.
ОПЕРАТИВНЫЕ СОВЕЩАНИЯ МИНИСТЕРСТВА
9.Оперативные совещания Министерства проводятся еженедельно, по средам, с целью рассмотрения актуальных вопросов по реализации возложенных на Министерство полномочий и принятия по ним необходимых управленческих решений.
10.Руководство подготовкой оперативных совещаний Министерства возложено на заместителя Министра.
11.В случае необходимости Министр может назначить проведение оперативных совещаний Министерства в другой день.
12.Перечень поручений по итогам оперативного совещания Министерства оформляется в течение рабочего дня, следующего за днем проведения оперативного совещания Министерства.
Глава 3.Организация документационного обеспечения в Министерстве
13.Организация документационного обеспечения в Министерстве осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству в Правительстве (далее - Инструкция по делопроизводству) и Административным регламентом исполнения Министерством государственной функции по рассмотрению обращений граждан.
Правила и порядок работы с документами, установленные настоящим Регламентом, Инструкцией по делопроизводству и Административным регламентом исполнения Министерством государственной функции по рассмотрению обращений граждан, являются обязательными для государственных гражданских служащих Министерства и для лиц, занимающих должности, не отнесенные к государственным должностям, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности Министерства (далее - лица, занимающие технические должности).
14.Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
15.Прием, первичная обработка и регистрация в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело" (далее - система "Дело") документов, а также писем, заявлений и обращений граждан, не содержащих сведений, составляющих государственную тайну, направленных в адрес Министерства, осуществляются в канцелярии Министерства.
16.В соответствии с содержанием резолюции Министра ответственному исполнителю направляется подлинник документа, соисполнителям - копии документов на бумажном носителе.
17.Соисполнители до истечения срока исполнения документа согласно резолюции представляют информацию ответственному исполнителю не позднее чем за:
1) 5 дней - при установленном сроке исполнения документа 30 дней и более;
2) 3 дня - при установленном сроке исполнения документа от 11 до 30 дней;
3) 1 день - при установленном сроке исполнения документа от 4 до 11 дней.
18.При установленном сроке исполнения документа 3 дня и менее срок представления информации соисполнителями определяется по согласованию с ответственным исполнителем.
19.Если мнения (позиции) соисполнителя и ответственного исполнителя совпадают, то по согласованию с ответственным исполнителем допускается непредставление информации в его адрес.
В данном случае доклад ответственного исполнителя согласовывается соисполнителем. Согласование оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.
20.Порядок исполнения поручений, содержащихся в резолюции к документу или в самом документе, поступившем для исполнения, определяется исполнителем самостоятельно, если иное не указано в тексте резолюции или в тексте документа.
21.Доклад по исполнению резолюций (поручений) в обязательном порядке должен содержать следующие разделы:
1) вступление - ссылка на документ (резолюцию, поручение), инициировавший подготовку доклада;
2) основная часть - информация о проделанной работе по исполнению резолюции (поручения);
3) резолютивная часть - проект решения для принятия Министром относительно дальнейших либо окончательных действий по исполнению резолюции (поручения).
22.Проекты исходящих писем, докладов готовятся в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
23.Проекты исходящих писем, подписываемых Министром, визируются руководителем структурного подразделения.
24.Пакет документов к докладу по исполнению резолюции Министра должен содержать:
1) первичный документ - документ, к которому была подготовлена первичная резолюция;
2) резолюции Министра;
3) проект исходящего письма за подписью Министра, если его подготовка определена резолюцией;
4) иные документы, разработанные и принятые в ходе исполнения резолюции.
25.Доклады с пакетом документов, оформленные с нарушением требований настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству, возвращаются исполнителю на доработку.
26.Исходящие документы, подписанные Министром, заместителем Министра, регистрируются и рассылаются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, а их копии вместе со вторым экземпляром письма с оригинальной подписью хранятся в приемной Министерства.
27.Списанию "в дело" подлежат документы, поручения по которым исполнены в полном объеме.
Документы списываются "в дело" на основании резолюции Министра.
28.Обмен электронными документами (информацией) осуществляется с использованием системы "Дело" и средств электронной почты.
29.Прием, технологическую обработку, хранение и передачу электронных документов (информации) осуществляет специально назначенный ответственный сотрудник Министерства.
Ответственный сотрудник обязан отслеживать поступающую в электронном виде информацию каждые 2 часа с начала рабочего дня.
30.Факт отправки (приема) по средствам электронной почты фиксируется ответственным сотрудником путем подтверждения уведомления о прочтении электронного документа (информации).
31.Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Министерстве возлагается на Министра.
Непосредственное ведение делопроизводства возлагается на лицо, занимающее техническую должность, обязанности, права и ответственность которого определяются его должностным регламентом (должностной инструкцией).
32.Исходящие документы Министерства оформляются на бланках установленной формы.
При переписке между органами исполнительной власти, структурными подразделениями аппарата Правительства бланк не используется.
33.Министерство самостоятельно осуществляет регистрацию в центральной картотеке системы "Дело" подписанных Министром исходящих документов в адрес Губернатора, заместителей председателя Правительства, министров и передает их на рассмотрение адресатам через Административное управление.
ПОРЯДОК ЗАВЕРЕНИЯ И ВЫДАЧИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ
34.Копии документов, подлинники которых находятся на хранении в Министерстве, заверяются уполномоченным должностным лицом Министерства.
35.Верность копии документа свидетельствуется подписью уполномоченного должностного лица и печатью Министерства.
36.На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о месте нахождения подлинного документа.
ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН
37.Рассмотрение обращений граждан и организация личного приема граждан в Министерстве осуществляются в соответствии с Административным регламентом исполнения Министерством государственной функции по рассмотрению обращений граждан.
Глава 4.Порядок подготовки и исполнения поручений губернатора, контроль за исполнением поручений (резолюций)
38.Подготовка и исполнение поручений Губернатора организуются Министром и осуществляются в соответствии с положениями настоящего Регламента и Регламента Правительства Калининградской области, утвержденного Постановлением Правительства Калининградской области от 24.06.2011 N 450.
Глава 5.Законопроектная деятельность Министерства
39.Законопроектная деятельность Министерства осуществляется в соответствии с Положением о Министерстве, настоящим Регламентом и Регламентом Правительства Калининградской области, утвержденным Постановлением Правительства Калининградской области от 24.06.2011 N 450.
Глава 6.Порядок подготовки договоров и соглашений министерством
40.Порядок подготовки, оформления, согласования, подписания договоров и соглашений, заключаемых Министерством с субъектами договорных отношений (далее - Договоры), определяется действующим федеральным законодательством, нормативными правовыми актами Калининградской области.
41.Порядок подготовки, согласования, регистрации и хранения гражданско-правовых договоров (соглашений), заключаемых Министерством, утверждается Министром.
42.Договоры, заключаемые Министерством, подписываются Министром или лицом, исполняющим его обязанности.
43.Договоры должны содержать:
1) преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться основные цели;
2) дату, место подписания, наименование сторон;
3) предмет правового регулирования;
4) права и обязанности сторон;
5) ответственность сторон;
6) основания прекращения и приостановления действия Договора;
7) срок и условия вступления в силу Договора;
8) срок действия Договора;
9) наименование должности, фамилии, имени, отчества лица, подписывающего договор или соглашение;
10) реквизиты, подписи и печати сторон.
44.Приложения к Договорам составляют их неотъемлемую часть, содержат подписи и печати сторон.
45.Количество экземпляров Договора определяется количеством сторон Договора.
46.В случаях, предусмотренных действующим законодательством, Министр направляет Договор на согласование в соответствующие федеральные органы исполнительной власти, Правительство Калининградской области и органы местного самоуправления.
47.Подлинники Договоров с пакетом необходимых документов являются документами постоянного хранения и подлежат передаче на хранение в архив.
Глава 7.Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности Министерства
48.Министерство в пределах своих полномочий, установленных Положением о Министерстве в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Калининградской области, обеспечивает доступ к информации справочного и (или) содержательного характера о деятельности Министерства.
49.Информация о деятельности Министерства размещается на официальном портале Правительства в сети Интернет. Требования к технологическим, программным и лингвистическим средствам обеспечения пользования официальным порталом Правительства в сети Интернет утверждаются Правительством.
50.Правила обеспечения доступа к информации о деятельности Министерства, а также ее перечень утверждаются Правительством.
Глава 9.Порядок подготовки ежегодного отчета о результатах деятельности Министерства
51.Министерство готовит отчет за год, предшествующий текущему году, обеспечивает его размещение на официальном портале Правительства в сети Интернет.
Глава 10.Утверждение настоящего регламента и внесение в него изменений и (или) дополнений
52.Настоящий Регламент утверждается приказом Министра.
53.Внесение изменений и (или) дополнений в настоящий Регламент оформляется приказом Министра.
54.Настоящий Регламент, а также приказы Министра о внесении изменений и (или) дополнений к нему вступают в силу со дня их принятия.