Инструкция от 29.09.2011 г № Б/Н
Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Ставропольского края
Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Ставропольского края (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности мировых судей и их аппаратов.
Настоящая Инструкция определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения делопроизводства на судебных участках мировых судей Ставропольского края, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив на судебных участках мировых судей Ставропольского края.
Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.
I.Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства
1.Данная Инструкция устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех мировых судей Ставропольского края и их аппаратов.
2.Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТа Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", "Инструкции по делопроизводству в районном суде", утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 года , Федерального закона от 22.12.2008 N 262-ФЗ (ред. от 28.06.2010) "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации", и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, Уставом (Основным Законом) Ставропольского края, Законом Ставропольского края "О некоторых вопросах государственной гражданской службы Ставропольского края", законодательными актами Ставропольского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Ставропольского края, постановлениями и распоряжениями Правительства Ставропольского края.
3.Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех мировых судей Ставропольского края и их аппаратов. Мировые судьи и работники аппаратов мировых судей ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
4.Руководство делопроизводством, распределение основных обязанностей в судебном участке мирового судьи
На судебных участках, по числу судебных районов (35) образованы единые канцелярии мировых судей Ставропольского края.
4.1.Мировой судья
Правильная постановка делопроизводства у мирового судьи является одним из важнейших условий надлежащей организации его работы, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений, судебных приказов и постановлений, четкого культурного обслуживания обращающихся на судебный участок граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.
Мировой судья организует, в соответствии с настоящей Инструкцией, Инструкцией по ведению судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации, Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов на судебных участках мировых судей Ставропольского края с соблюдением установленных государственных стандартов, общее руководство делопроизводством и отвечает за его состояние в пределах своего судебного участка.
Осуществляет контроль за соблюдением сроков прохождения по судебному участку дел и материалов.
Контролирует правильность и достоверность внесения необходимых данных о движении дел и документов в процессуальные журналы и учетно-статистические карточки на дела.
Мировой судья, в соответствии с требованиями действующего законодательства, осуществляет контроль за своевременностью и достоверностью размещения сведений о находящихся в производстве делах, а также текстов, вынесенных судебных актов на официальном сайте мировых судей Ставропольского края.
В соответствии с действующим законодательством дает разрешение на выдачу или направление по почте судебных дел, материалов, документов по запросам компетентных органов.
Следит за своевременным отбором и сдачей в архив документов своего судебного участка, а также за ежегодным отбором и уничтожением дел и материалов, сроки хранения которых истекли.
Мировой судья систематически, не реже одного раза в квартал обязан проверять состояние делопроизводства на судебном участке и своевременно принимает меры к исправлению вскрытых ошибок и недостатков.
Не реже одного раза в квартал проверяет правильность ведения журнала учета вещественных доказательств, соответствие записей фактическому наличию вещественных доказательств, передаваемых мировому судье, с проставлением его росписи в получении в журнале учета вещественных доказательств, своевременность исполнения приговоров, решений, определений, постановлений в части вещественных доказательств, о чем производится соответствующая запись в журнале.
4.1.1.Старший мировой судья
При наличии в районе (городе) двух и более судебных участков, приказом председателя соответствующего районного (городского) суда назначается старший мировой судья из числа мировых судей.
На старшего мирового судью распространяются обязанности мировых судей, кроме того, на него возлагаются вопросы организационного характера, касающиеся деятельности мировых судей, а также контроля соблюдения ими трудовой дисциплины.
4.2.Аппарат мирового судьи
Аппарат мирового судьи обеспечивает его работу. Структура, штатное расписание аппарата мирового судьи устанавливаются Губернатором Ставропольского края.
Работники аппарата мирового судьи являются государственными служащими государственной гражданской службы Ставропольского края.
На них распространяется законодательство Российской Федерации и законодательство Ставропольского края о государственной службе.
Профессиональная служебная деятельность аппарата мирового судьи осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утвержденным начальником управления по обеспечению деятельности мировых судей Ставропольского края (далее - начальник управления) и являющимся основным нормативным документом, регламентирующим содержание и результаты деятельности государственного служащего.
Аппарат мирового судьи состоит из ведущего специалиста (администратора) (далее - администратор), ответственного за делопроизводство старшего специалиста 2-го разряда (заведующего канцелярией), (далее - заведующий канцелярией), помощника мирового судьи, секретаря судебного заседания, специалиста 2-го разряда (далее - специалист канцелярии), (далее - специалист канцелярии) являющихся государственными служащими государственной гражданской службы Ставропольского края.
Кроме того, на судебных участках мировых судей Ставропольского края может быть введена должность архивариуса.
Работники аппарата мирового судьи обязаны знать настоящую Инструкцию и руководствоваться ею в служебной деятельности. Должны быть знакомы с нормами гражданского и уголовного права и процесса, законодательства об административных правонарушениях, постоянно совершенствовать свои знания и профессиональное мастерство путем самостоятельной подготовки и учебы в организованных формах.
4.2.1.Администратор
Осуществляет свою деятельность в соответствии с утвержденным начальником управления должностным регламентом и организует работу аппарата мировых судей:
- ведет учет явки на работу и ухода с работы работников аппарата мирового судьи, составляя табель учета рабочего времени, несет за него персональную ответственность и обеспечивает своевременное его представление в управление по обеспечению деятельности мировых судей Ставропольского края (далее - управление);
- контролирует соблюдение работниками аппарата мировых судей трудовой дисциплины, правил и норм охраны труда;
- информирует управление о недоработках (выполнении) работниками аппарата мировых судей своих обязанностей;
- готовит представление о наказании (поощрении) на работников аппарата мировых судей;
- отвечает за своевременное представление сотрудниками аппарата (в соответствии с должностными обязанностями) статистических данных о работе мировых судей по утвержденным формам, иным отчетам, в соответствии с требованием должностных лиц управления;
- осуществляет контроль за своевременной установкой и проведением обновлений электронных баз данных законодательства;
- обеспечивает функционирование оргтехники, электронных средств связи и передачу данных (включая Интернет) при взаимодействии с управлением, судами общей юрисдикции, другими судебными участками и правоохранительными органами;
- осуществляет в установленном порядке экспедиционные работы, связанные с командировками и получением товарно-материальных ценностей;
- контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей;
- обеспечивает контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и ведет их учет;
- составляет графики дежурств аппаратов мировых судей Ставропольского края в нерабочие дни с обязательными информированием в течение дня о состоянии безопасности дежурным по управлению;
- организует работу по составлению описей судебных дел и документов постоянного хранения, отбору и оформлению судебных дел и других документов, подлежащих уничтожению;
- организует фактическое уничтожение архивных дел и документов не подлежащих дальнейшему хранению;
- составляет план работы аппарата мировых судей и представляет отчетность о его выполнении, а также составляет графики дежурств аппаратов мировых судей Ставропольского края в выходные и праздничные дни;
- осуществляет учет бланков исполнительных листов (по сериями номерам) в журнале учета бланков исполнительных листов, ведение данного журнала, хранение и выдачу бланков сотрудникам аппарата мировых судей;
- отвечает за работу аппарата в программном комплексе судебного делопроизводства автоматизированной системы АИС "Мировые судьи";
- осуществляет контроль за своевременным внесением сотрудниками аппарата мировых судей в АИС "Мировые судьи" информации о движении гражданских, уголовных дел, дел об административных правонарушениях, апелляционных жалоб, представлений, заявлений частного обвинения, выгрузкой данных о движении дел из АИС "Мировые судьи" на Интернет-сайт "Мировые судьи Ставропольского края";
- осуществляет контроль за своевременной выгрузкой информации о движении дел из АИС "Мировые судьи", прикреплении текстов судебных актов соответствии с действующим законодательством и последующей отправкой по электронной почте вышеуказанных данных в отдел организационной, методической работы и информатизации управления, для последующего размещения на интернет-сайте "Мировые судьи Ставропольского края";
- обеспечивает и несет персональную ответственность за выполнение работниками аппарата мировых судей указаний, распоряжений начальника управления заместителей начальника управления и начальников отделов управления по направлению деятельности в пределах их компетенции;
- выполняет другую работу по поручению начальника управления, заместителей начальника управления, мирового судьи, начальников отделов по направлению деятельности в пределах их компетенции.
4.2.2.Заведующий канцелярией:
- осуществляет непосредственное руководство делопроизводством на судебных участках мировых судей соответствующего района (города);
- распределяет работу между работниками канцелярии, осуществляет контроль за исполнением ими своих должностных обязанностей;
- организует ведение и учет документов первичного статистического учета (журналов, учетно-статистических карточек по уголовным, гражданским и административным делам);
- организует прием, регистрацию заявлений, писем, жалоб и иной корреспонденции;
- осуществляет прием, регистрацию, учет и хранение уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях;
- осуществляет контроль за сроками исполнения документов, сроками сдачи дел в канцелярию и их правильным оформлением;
- организует и контролирует ведение и учет судебных нарядов сотрудниками аппарата мировых судей, ответственными за их ведение;
- ведет судебные наряды (N 7 - 9, 18, 19, 21 и иные наряды, заведенные в случае необходимости в канцелярии судебных участков мировых судей);
- осуществляет контроль и учет за своевременной отправкой дел с апелляционными жалобами и протестами в вышестоящий суд;
- организует и контролирует подготовку и направление документов по исполнению приговоров, решений, определений, постановлений и контролирует получение сообщений об их исполнении;
- организует учет и хранение вещественных доказательств;
- организует и контролирует правильное и своевременное составление сотрудниками аппарата (в соответствии с должностными обязанностями) статистических отчетов по утвержденным формам, а также иных отчетов и ответов на запросы, поступающие в адрес мировых судей;
- контролирует работу помощников мировых судей по ведению и учету учетно-статистических карточек на подсудимых по уголовным делам в электронном виде, а также контролирует своевременное представление в управление программы электронной базы статистических карт.
- в случае одновременного отсутствия помощника мирового судьи и секретаря судебного заседания (болезнь, отпуск и т.д.) распределяет и организует составление статистических отчетов по утвержденным формам между специалистами канцелярии;
- организует выдачу (выдает) справки и документы по делам, подлинники и копии документов из дел по распоряжению мирового судьи соответствующего судебного участка;
- ведет прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции;
- осуществляет контроль за своевременным, правильным и достоверным внесением данных в учетно-статистические карточки на дела, а также процессуальные журналы;
- организует работу по оформлению судебных дел, нарядов, журналов и учетно-статистических карточек на дела для сдачи их в архив;
- организует (осуществляет) учет судебных дел и иных документов, подлежащих передачи на хранение в архив;
- осуществляет контроль за правильным оформлением и своевременной сдачей дел и документов в архив суда;
- осуществляет учет судебных дел и иных документов, хранящихся в архиве (в случае отсутствия специалиста, ответственного за ведение архива, либо большой загруженностью специалистов канцелярии, ответственных за ведение делопроизводства на соответствующем судебном участке);
- организует работу по составлению описей судебных дел постоянного хранения, отбор и оформлению, путем составления актов о выделении к уничтожению судебных дел и других документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
- организует работу помощников мировых судей (секретарей судебного заседания) по ведению и учету учетно-статистических карточек на подсудимых по уголовным делам, а также контролирует своевременное представление в управление электронной базы программы статистических карт;
- в рамках своих должностных обязанностей вносит соответствующие данные в программный комплекс судебного делопроизводства - автоматизированной системы АИС "Мировые судьи";
- осуществляет контроль за достоверностью, полнотой и своевременностью внесения в АИС "Мировые судьи" информации о движении гражданских, уголовных дел, дел об административных правонарушениях, апелляционных жалоб, представлений, заявлений частного обвинения;
- производит поиск необходимых данных и материалов по рассматриваемым делам;
- регулярно осуществляет проверку корректности дел (при помощи соответствующей операции контекстного меню АИС "Мировые судьи");
- в случае отсутствия на судебных участках соответствующего района специалиста по информатизации, и при необходимости, ежедневно осуществляет своевременную выгрузку данных о движении судебных дел из АИС "Мировые судьи" и отправляет по электронной почте специалистам отдела организационной, методической работы и информатизации управления;
- в случаях отсутствия специалистов 2 разряда, закрепленного за ведением делопроизводства на соответствующем судебном участке, и при необходимости, исполняет обязанности специалиста 2 разряда аппарата мировых судей в рамках регистрации и ведения учета первичных документов, уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях в АИС "Мировые судьи", закрепленных за ним в соответствии с должностным регламентом;
- выполняет другую работу по поручению начальника управления, его заместителя, мирового судьи, начальников отделов по направлению деятельности в пределах их компетенции, ведущего специалиста (администратора) аппарата мировых судей Ставропольского края.
4.2.3.Помощник мирового судьи:
- осуществляет прием граждан соответствующего судебного участка;
- осуществляет предварительное рассмотрение заявлений и обращений граждан соответствующего судебного участка;
- на личном приеме граждан принимает адресованные мировому судье соответствующего судебного участка заявления, материалы, ходатайства одновременно регистрирует их в журнале учета входящей корреспонденции (форма 1.1);
- оказывает помощь мировому судье в подготовке дела к судебному разбирательству: осуществляет подбор нормативных актов, материалов судебной практики документов, необходимых для рассмотрения судебных дел;
- осуществляет подготовку проектов рассмотрения судебных дел;
- по поручению мирового судьи подготавливает проекты приговоров, решений, постановлений, определений и иных процессуальных документов;
- ведет судебные наряды (N 1 - 6, 10, 13 - 16, 20 и иные наряды (резервные), заведенные в случае необходимости, на судебном участке мирового судьи);
- выполняет работу по систематизации законодательства и судебной практики вышестоящих судов, информируя мирового судью и работников аппарата мирового судьи об изменениях и дополнениях в законодательстве;
- осуществляет обобщение судебной практики в пределах своего судебного участка;
- составляет ответы на письменные обращения и запросы вышестоящих судов и других инстанций, по делам соответствующего судебного участка и передает их на подпись мировому судье;
- изучает поступившие к мировому судье заявления, материалы, дела, жалобы, и вносит предложения по вопросу об их принятии к производству;
- составляет статистические отчеты по утвержденным формам в пределах своего судебного участка, а также проекты ответов на запросы, поступающие в адрес мирового судьи;
- оказывает помощь мировому судье в контроле за сроками прохождения по судебному участку дел и материалов, а также в контроле за своевременным обращением судебных решений к исполнению;
- осуществляет контроль по делам, рассмотрение которых отложено или приостановлено;
- осуществляет контроль за составлением секретарем судебного заседания списков дел, назначенных к рассмотрению на соответствующем судебном участке;
- осуществляет контроль за сроками сдачи секретарем судебного заседания дел в канцелярию и их правильным оформлением;
- осуществляет работу по ведению и учету учетно-статистических карточек на подсудимых по уголовным делам в электронном виде, а также контролирует своевременное представление в управление программы электронной базы статистических карт;
- осуществляет контроль за направлением специалистами канцелярии запросов-напоминаний по делам, по которым были направлены исполнительные документы в соответствующие подразделения службы судебных приставов;
- участвует в организации и проведении обучающих семинаров-занятий с работниками аппарата мирового судьи;
- выполняет обязанности секретаря судебного заседания в период его отсутствия (болезнь, отпуск и т.д.);
- разрабатывает и подготавливает материалы, касающиеся работы пресс-службы мирового судьи;
- осуществляет контроль по исполнению судебных поручений, поступивших из других судов, а также учет и контроль поручений мирового судьи, направляемых в другие суды, в том числе связанных с исполнением обязательств по международным соглашениям;
- осуществляет учет частных постановлений и контроль по их исполнению;
- принимает участие в работе по своевременному отбору и сдаче судебных дел и иных документов соответствующего судебного участка в архив, также в работе по отбору и оформлению судебных дел и других документов, подлежащих уничтожению;
- в рамках своих должностных обязанностей вносят соответствующие данные в программный комплекс судебного делопроизводства - автоматизированной системы "Мировой судья";
- осуществляет контроль за достоверностью, полнотой и своевременностью внесения в АИС информации о движении гражданских, уголовных дел, дел об административных правонарушениях, апелляционных жалоб, представлений, заявлений частного обвинения;
- производит поиск необходимых данных и материалов по рассматриваемым делам;
- осуществляет построение оперативных отчетов о рассмотрении мировыми судьями уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях материалов, жалоб;
- формирует при необходимости отчеты оперативного контроля о качестве и количестве вводимых данных;
- производит подготовку текстов судебных актов, с учетом процессуальных сроков, предусмотренных действующим законодательством для изготовления судебных актов по различным категориям дел, требований Федерального закона от 22 декабря 2008 года N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации" , Федерального закона от 27 июля 2007 года N 152-ФЗ "О персональных данных", а также в соответствии с "Регламентом организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте суда общей юрисдикции", утвержденным постановлением Совета судей РФ от 27.01.2011 N 253, для размещения в автоматизированной информационной системе "Мировые судьи" и последующего размещения на интернет-сайте "Мировые судьи Ставропольского края";
- прикрепляет подготовленный текст судебных актов к соответствующему делу в АИС "Мировые судьи";
- осуществляет регулярно проверку корректности дел (при помощи соответствующей операции контекстного меню АИС "Мировые судьи");
- выполняет обязанности секретаря судебного заседания, в случае его отсутствия, в рамках регистрации и ведения учета первичных документов, уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях в АИС "Мировые судьи", закрепленных за ним в соответствии с должностным регламентом;
- осуществляет контроль за достоверностью и соответствием текстов судебных актов требованиям Федерального закона от 22 декабря 2008 года N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации" , и Федерального закона от 27 июля 2007 года N 152-ФЗ "О персональных данных", их своевременной выгрузкой в АИС "Мировые судьи" и последующим размещением на интернет-сайте;
- осуществляет контроль за своевременной регистрацией необходимых сведений о стадиях рассмотрения дел в АИС "Мировые судьи";
- осуществляет контроль за правильностью, полнотой и достоверностью вносимой в АИС "Мировые судьи" информации о рассмотрении дел, жалоб, заявлений;
- в случае отсутствия секретаря судебного заседания (отпуск, болезнь и т.д.) исполняет его должностные обязанности;
- выполняет другую работу по поручению начальника управления, мирового судьи, старшего специалиста 2-го разряда (заведующей канцелярией), начальников отделов и ведущего специалиста (администратора) аппарата мировых судей в пределах их компетенции.
4.2.4.Секретарь судебного заседания:
на стадии предварительной подготовки дел к судебному заседанию:
- подшивает материалы дела в хронологическом порядке в обложку для дела, указывая на ней наименование мирового суда, номера судебного участка, Ф.И.О. мирового судьи, Ф.И.О., Ф.И.О. участников процесса, сущность дела, осуществляет нумерацию листов, составляет внутреннюю опись;
- осуществляет вызов участников процесса, в том числе путем оформления повесток, извещений и конвертов к ним;
- проверяет наличие сведений о вручении участникам процесса повесток и других необходимых документов, и в случае их отсутствия принимает меры к обеспечению явки участников процесса в судебное заседание;
- вызывает граждан и представителей организаций, заявивших ходатайство по делу, для заслушивания объяснений в обосновании ходатайства;
- готовит и размещает на информационном стенде списки дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании;
- изготавливает отметки в повестках о времени нахождения явившихся лиц в судебное заседание, заверяя эти отметки своей подписью и штампом судебного участка;
- принимает участие в составлении статистических отчетов по утвержденным формам, подготавливая своевременно и в полном объеме необходимую отчетную информацию;
- в случае отсутствия помощника мирового судьи (болезнь, отпуск и т.д.) составляет статистические отчеты и по утвержденным формам и проекты ответов на поступающие запросы в пределах своего судебного участка.
При подготовке уголовных дел к судебному заседанию:
- направляет постановление мирового судьи (о назначении судебного заседания, о назначении предварительного слушания или о направлении дела по подведомственности) обвиняемому, потерпевшему, прокурору;
- вызывает в судебное заседание лиц, указанных в постановлении мирового судьи (с таким расчетом, чтобы стороны были извещены о месте, дате и времени судебного заседания не менее чем за пять суток до его начала);
- по делам частного обвинения вызывает лицо, в отношении которого подано заявление, для ознакомления его с материалами дела и вручения копии поданного заявления;
- вызывает участников процесса, в том числе путем оформления повесток, извещений и конвертов к ним.
- производит регистрацию отправляемой корреспонденции в журнале учета исходящей корреспонденции (форма 1-а).
При подготовке гражданских дел к судебному заседанию:
- высылает повестку и копию искового заявления ответчику;
- высылает необходимые документы иностранным гражданам и иностранным юридическим лицам, вызванным в суд, в сроки:
а) не менее четырех месяцев до начала судебного заседания, если между иностранным государством и Российской Федерацией заключен договор о правовой помощи;
б) не менее шести месяцев до начала судебного заседания, если подобного договора не заключено;
- производит регистрацию отправляемой корреспонденции в журнале учета исходящей корреспонденции и оформляет конверты к ней (форма 1-а).
На стадии рассмотрения дела по существу:
- докладывает судье о явке участников процесса в судебное заседание;
- ведет протокол судебного заседания (протокол судебного заседания по делу должен быть изготовлен и подписан мировым судьей и секретарем судебного заседания не позднее чем через трое суток после окончания судебного заседания);
- знакомит с протоколом судебного заседания участников процесса по их ходатайствам, получив разрешение мирового судьи;
- вносит в учетно-статистические карточки на дела сведения, касающиеся движения дела, т.е. начиная с раздела "Дело принято к производству" и заканчивая разделом "Дело сдано в отдел делопроизводства";
- вносит в справочный лист на дело сведения о вынесенных определениях, постановлениях, решениях и иных судебных актов, а также другие данные о движении дела.
Секретарь судебного заседания обязан своевременно подшивать к материалам дела все поступившие и вынесенные мировым судьей документы, протоколы судебного заседания, исключая их вкладывание или подкалывание.
На стадии оформления дел после рассмотрения:
- подшивает документы в дело в хронологическом порядке;
- пронумеровывает листы дел, составляет за своей подписью опись документов или продолжает опись, начатую органами предварительного расследования;
- ставит отметку в журнале дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о дате и результате рассмотрения дела;
- после совершения всех действий по оформлению дела, но не позднее пяти рабочих дней со дня рассмотрения дела, секретарь судебного заседания передает дело в канцелярию.
При оформлении уголовных дел после рассмотрения:
- прилагает к делу заполненные мировым судьей статистические карточки на подсудимых, а также карточки сумм ущерба;
- направляет копию приговора осужденному не позднее трех суток после рассмотрения дела.
При оформлении гражданских дел после рассмотрения:
- выписывает исполнительные листы по гражданским делам, по которым решение подлежат немедленному исполнению;
- высылает сторонам, не явившимся в судебное заседание, копии решения определения о приостановлении или прекращении производства по делу, определения об оставлении иска без рассмотрения, не позднее пяти рабочих дней со дня их вынесения;
- производит регистрацию отправляемой корреспонденции в журнале учета исходящей корреспонденции и оформляет конверты к ней (форма 1-а).
Отвечает за:
- правильность ведения протоколов судебных заседаний и ознакомление с ними участников процесса по их ходатайствам;
- оформление уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях после их рассмотрения;
- своевременное занесение в учетно-статистические карточки на дела достоверных сведений, касающихся движения дела в полном объеме;
- отметку в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах их рассмотрения;
- внесение сведений о произведенных по делу действиях в справочный лист на дело.
В рамках своих должностных обязанностей вносит соответствующие данные в АИС "Мировые судьи":
- регистрирует процессуальные документы до вынесения мировым решения по делу и иные процессуальные документы, входящие в состав дела (дата вынесения, сущность), с учетом процессуальных сроков, предусмотренных действующим законодательством для изготовления вышеуказанных судебных актов;
- регистрирует назначенное слушание по делу (дата и время проведения, результат судебного заседания, причины отложения, дата и время проведения последующих заседаний);
- регистрирует решение, определение, постановление (приговор), вынесенное по делу (дата вынесенного судебного акта, отмечает вид и размер назначенного взыскания, назначенные меры наказания), с учетом процессуальных сроков, предусмотренных действующим законодательством для изготовления вышеуказанных судебных актов;
- регистрирует сведения о рассмотрении апелляционных жалоб, ходатайств и представлений (дата и время судебного заседания по рассмотрению, дата и результат рассмотрения);
- вносит сведения о местонахождении дела;
- осуществляет регулярно проверку корректности дел (при помощи соответствующей операции контекстного меню АИС "Мировые судьи");
- осуществляет своевременную регистрацию необходимых сведений о рассмотрении дел в АИС "Мировые судьи";
- осуществляет контроль за достоверностью и правильностью вносимой в АИС информации о рассмотрении дел.
4.2.5.Специалист 2-го разряда (специалист канцелярии) аппарата мировых судей исполняют свои обязанности согласно своим должностным регламентам и поручениям заведующего канцелярией.
Специалист канцелярии:
- осуществляет прием, регистрацию входящей корреспонденции, отправление, регистрацию исходящей корреспонденции (копии решений, определений, постановлений, судебные приказы, вступившие в законную силу и исполнительные документы к ним, и иные документы по делам находящимся в канцелярии);
- вносит в процессуальные журналы, учетно-статистические карточки по уголовным, гражданским, административным делам первичные данные по делам, принятым к производству;
- ведет учет и контроль по исполнению судебных поручений, поступивших из других судов, а также учет и контроль судебных поручений, поручений мирового судьи, направленных в другие суды, в том числе связанных с исполнением обязательств по международным поручениям;
- готовит и направляет документы по исполнению решений, определений, постановлений и контролирует получение сообщений об их исполнении, ежеквартально сообщая мировому судье об их поступлении;
- ведет учет и регистрацию документов, переданных на исполнение в службу судебных приставов;
- ведет судебные наряды (N 22, N 23 в случае отсутствия на судебных участках архивариуса либо лица, осуществляющего обязанности архивариуса) и иные наряды (резервные), заведенные в случае необходимости, на судебном участке мирового судьи);
- ведет учет и хранение вещественных доказательств;
- ведет учет частных постановлений и контроль по ведению переписки по их исполнению;
- выдает справки и документы по судебным делам, подлинники и копии документов из дел, переданных в канцелярию по письменному распоряжению мирового судьи;
- ежеквартально направляет запросы-напоминания в соответствующие подразделения службы судебных приставов по делам, по которым отсутствуют сведения об исполнении вынесенных судебных актов;
- ведет прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции;
- готовит и оформляет судебные дела, журналы и учетно-статистические карточки на дела, а также приемо-сдаточные описи дел для передачи на хранение в архив;
- готовит описи судебных дел постоянного хранения, отбирает и оформляет судебные дела и другие документы, подлежащие уничтожению (в случае отсутствия на судебных участках должности архивариуса);
- принимает участие в составлении статистических отчетов по утвержденным формам, подготавливая своевременно и полном объеме необходимую отчетную информацию.
В рамках своих должностных обязанностей вносит соответствующие данные в программный комплекс судебного делопроизводства - автоматизированной системы "Мировой судья":
- производит регистрацию первичных документов, поступивших по почте, не позднее следующего рабочего дня после получения данных документов для регистрации, с указанием типа документов, способа поступления, Ф.И.О. судьи, в адрес которого поступили документы;
- производит регистрацию поступивших дел, не позднее следующего рабочего дня после получения данных документов для регистрации, присваивая номер, указывая дату, порядок поступления, указывая информацию, откуда поступило дело, реквизиты судебного участка (код, Ф.И.О. судьи) сущность, категорию дела, тип производства и иные необходимые сведения, предусмотренные АИС для соответствующей категории дел;
- по гражданским делам вносит в АИС сведения об участниках процесса (Ф.И.О. наименование, адрес проживания, нахождения), о размере государственной пошлины, оплаченной при подаче заявления;
- регистрирует приложенные к заявлению документы;
- производит регистрацию факта передачи корреспонденции исполнителю;
- по уголовным делам регистрирует информацию об обвиняемом(ых), потерпевшем(ых) (Ф.И.О., дата рождения, пол, адрес проживания и т.п.), мерах пресечения, предыдущих судимостях обвиняемого, характер преступления, в совершении которого обвиняется привлеченное лицо, номер статьи Уголовному кодексу Российской Федерации, которой предусмотрен вменяемый вид преступления;
- производит регистрацию сведений об ущербе, причиненном преступлением;
- по делам об административных правонарушениях регистрирует информацию о лице привлекаемого по делу об административном правонарушении (Ф.И.О. место проживания), дата и сущность совершенного правонарушения с указанием номера статья по Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях;
- регистрирует поступившие вещественные доказательства;
- производит регистрацию апелляционных жалоб, ходатайств и представлений, отказов от апелляционных жалоб и отзывы представлений;
- вносит в программный комплекс сведения о рассмотрении дела в апелляционной инстанции (дата возвращения в суд после апелляционного рассмотрения, дата рассмотрения, сущность вынесенного решения);
- проставляет отметку о местонахождении дела (у судьи, в канцелярии, вне суда, в архиве);
- регулярно осуществляет проверку корректности дел (при помощи соответствующей операции контекстного меню АИС).
Выполняет иные поручения заведующего канцелярией, администратора аппарата мировых судей, данные в пределах их компетенции.
4.2.6.Архивариус (лицо ответственное за ведение архивного делопроизводства):
- осуществляет прием и регистрацию поступивших на хранение от мировых судей Ставропольского края документов (дел), законченных делопроизводством, проверку правильности их оформления и подготовки к хранению;
- обеспечивает отбор, упорядочение, комплектование, использование, сохранность принимаемых в архив судебных участков мировых судей документов;
- ведет работу по созданию справочного аппарата по документам и делам, поступившим на хранение в архив, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
- в соответствии с действующими правилами осуществлять учет единиц хранения, систематизировать и размещать документы (дела), принятые на хранение;
- участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
- участвует в подготовке описей дел и документов постоянного и временного сроков хранения, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
- участвует в разработке номенклатуры дел, образующихся в деятельности мировых судей;
- участвует в подготовке (осуществляет подготовку) сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки, хранения которых истекли;
- участвует в работе по проведению экспертизы ценности дел и документов, хранящихся в архиве судебных участков мировых судей;
- осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления (в случаях необходимости), соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности дел;
- участвует в проведении проверок наличия и состояния документов в архиве суда;
- осуществляет контроль за делами, хранящимися в помещении архива, по которым отсутствуют сведения об исполнении вынесенных по ним судебных актов, путем направления запросов-напоминаний в адрес соответствующих органов, осуществляющих их исполнение;
- выдает на основании заявок (запросов), с разрешения мирового судьи соответствующего участка, в соответствии с инструкцией о порядке хранения, отбора и передачи в архив документов на судебных участках мировых судей Ставропольского края, состоящие на хранении документы (дела), фиксируя факт выдачи и возвращения документа;
- в соответствии с поступающими запросами, с разрешения мирового судьи, выдает (направляет по почте) архивные копии решений, справки, выписки из архивных дел и документов;
- осуществляет ознакомление с делами и документами лиц, участвовавших в деле, их представителей, а также иных лиц с разрешения мирового судьи соответствующего судебного участка;
- контролирует соблюдение правил противопожарной безопасности, а также иных правил и условий, способствующих обеспечению сохранности дел и документов в помещении архива;
- выполняет иные служебные поручения непосредственных руководителей или лиц, их замещаемых.
В случае отсутствия на судебных участках мировых судей архивариуса, в зависимости от служебной нагрузки, обязанности по ведению архивного делопроизводства исполняет заведующая канцелярией, либо специалисты канцелярии, ответственные за ведение делопроизводства на соответствующем судебном участке.
5.При исполнении своих должностных обязанностей, сотрудники аппарата мировых судей Ставропольского края обязаны хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, не разглашать ставшие известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, а также соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка управления, должностной регламент и порядок работы со служебной информацией.
II.Порядок приема, отправления дел и корреспонденции
На одном судебном участке ведутся два вида журнала учета входящей корреспонденции:
- журнал учета входящей корреспонденции (форма 1). Ведется заведующей канцелярией либо назначенным специалистом канцелярии. Материалы, поступающие на судебные участки почтой, с курьерами либо разносной корреспонденцией в течение рабочего дня, незамедлительно регистрируются в данном журнале учета входящей корреспонденции и передаются под роспись мировому судье;
- журнал учета входящей корреспонденции, принятой на личном приеме (форма 1.1). Ведется помощником мирового судьи и хранится у него в сейфе. В данном журнале регистрируются заявления и материалы, ходатайства от граждан, обращающихся на судебный участок.
1.Помощник мирового судьи в приемные часы принимает адресованные мировому судье соответствующего судебного участка заявления, материалы, ходатайства и единовременно регистрирует их в журнале учета входящей корреспонденции. На адресованном судье заявлении, материале либо ином документе помощник проставляет дату принятия документа, его входящий порядковый номер в соответствии с журналом и проставляет рядом с номером Л/П, означающий "личный прием". На копии поступившего документа при просьбе обращающегося лица помощник проставляет дату принятия документа и входящий номер, указывая при этом знак Л/П, свою фамилию, должность. Лицо, обращающееся в суд с заявлением, проставляет свою роспись в соответствующей графе журнала после приема его документов, либо отказа в принятии. В том случае, если заявление не содержит необходимых для его рассмотрения документов, либо если они оформлены ненадлежащим образом, помощник регистрирует данные документы в журнале как обращение к мировому судье, не проставляя на заявлении штамп принятия, и разъясняет обращающемуся лицу причины отказа. Причины отказа письменно указываются в соответствующей графе журнала и заверяются подписью помощника и обращающегося лица.
При приеме документов помощнику необходимо проверять соблюдение обращающимся лицом требования законодательства к порядку оформления документов при обращении на судебный участок мирового судьи, а также документы, удостоверяющие личность обращающегося, полномочия представителя.
По окончании приема граждан помощник незамедлительно передает всю адресованную корреспонденцию мировому судье. Мировой судья, принимая адресованную ему корреспонденцию, проставляет свою роспись в журнале учета входящей корреспонденции.
2.Все судебные дела и корреспонденция, поступающие по почте на судебные участки мировых судей Ставропольского края (далее - суд), отправляются по назначению заведующей канцелярией (специалистом канцелярии).
3.Заведующий канцелярией (специалист канцелярии) обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество и дату получения.
Заведующий канцелярией (специалист канцелярии) вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела в нижнем правовом углу (письма и т.п.) штамп, где указывается дата поступления материала в суд, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции.
Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение мировому судье (приложение 2).
Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению.
Почта на имя мирового судьи с пометкой "лично" не вскрывается и после регистрации передается по назначению.
4.Поступившие в суд дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма 1).
5.Дела об административных правонарушениях, поступившие в суд одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат предварительной регистрации в канцелярии в журнале учета административных дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании соответствующего судебного участка (форма 2). Если данные материалы поступили во время дежурства мирового судьи в нерабочее время, то они должны быть сданы в канцелярию для регистрации не позднее следующего рабочего дня.
6.Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).
При большом объеме поступающей корреспонденции регистрация может производиться не в одном общем журнале, а в нескольких журналах (форма 1) по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским делам, по делам об административных правонарушениях и т.д.
7.Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:
а) судебные повестки, возвращенные суду за ненахождением адресата;
б) расписки в получении копий обвинительных заключений, судебных повесток, исковых заявлений.
8.После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня, вся поступившая корреспонденция передается мировым судьям для рассмотрения. Мировой судья принимает адресованную ему корреспонденцию, проставляя свою роспись в журнале учета входящей корреспонденции.
Регистрация поступивших ходатайств, заявлений и т.п. по делам, назначенным в день поступления вышеуказанных документов, производиться в журнале учета входящей корреспонденции и незамедлительно передается мировому судье в день их поступления.
Уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, а также материалы, возвращенные в связи с отменой или изменением приговоров и решений либо с частными определениями вышестоящих судов, так же регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма 1) и передаются мировому судье под роспись.
После чего, мировой судья передает вышеуказанные дела заведующему канцелярией (специалисту канцелярии) для исполнения, контроля, внесения необходимых сведений об апелляционном рассмотрении в автоматизированный информационный комплекс АИС "Мировые судьи" и с последующей сдачи в архив.
9.Для учета дел и материалов, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, канцелярией ведется журнал (форма 2).
10.Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на приеме помощника мирового судьи, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.
11.Регистрация отправляемой корреспонденции (повестки, извещения, копии вынесенных мировым судьей постановлений, определений, решений, приговоров вынесенных мировым судьей и документы к ним) производится секретарем судебного заседания, и специалистом канцелярии при направлении копий судебных актов и исполнительных документов к ним в журнале учета исходящей корреспонденции (форма 1-а) соответствующего судебного участка.
Регистрации в вышеуказанном журнале, так же подлежат документы, отправленные по электронной почте либо по средствам факсимильной связи.
12.Журнал учета исходящей корреспонденции (форма 1-а), может быть отдельно заведен у секретаря судебного заседания мирового судьи и специалиста канцелярии. Заведующим канцелярий для направления исходящей служебной корреспонденции ведется отдельный журнал (форма 1-а).
13.Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы - заказными письмами либо направляются курьерами.
14.На заказные бандероли и письма составляется опись (форма 3), отдельно на бандероли и на письма. Опись остается в суде и подшивается в хронологическом порядке в соответствующем наряде.
15.Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.
16.Судебные повестки, извещения и копии процессуальных актов направляются судом в соответствии с требованиями Приказа ФГУП "Почта России" от 31 августа 2005 г. N 343 "О введении в действие "Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда "Судебное".
17.Судебная корреспонденция отправляется в заказных письмах с заказными уведомлениями о вручении. Бланк уведомления прикрепляется к стороне письма, на одной стороне которого указывается адрес отправителя, на другой адрес получателя. На лицевой стороне письма делается отметка "судебная повестка с заказным уведомлением", "определение" и т.д.
18.Направление и предоставление статистической отчетности
Статистическая отчетность представляется в управление в двух видах: на бумажном носителе и в электронном виде на электронных бланках. Отчеты на бумажных бланках должны иметь формат А4 и являться распечаткой электронной копии отчета.
Отчеты на бумажном носителе направляются по почтовым каналам связи, а электронные формы отчетности - на электронных бланках по телекоммуникационным каналам связи, с использованием электронной почты Интернета. Работники, ответственные за составление отчетов по судебной статистике, должны обеспечить полное соответствие данных в отчетах на разных носителях.
Отчеты должны предоставляться в четком соответствии с разработанными формами. Предоставление отчетов не по форме, считаются не предоставленными.
Документы первичной судебной статистики, а также иные статистические данные на бумажном носителе составляются в двух экземплярах, подписываются лицом, ответственным за составление отчета, и мировым судьей.
Приложения
2011-09-29 Приложение к Инструкции от 29 сентября 2011 года № Б/Н Номенклатура