Распоряжение Мэра г. Калининграда от 11.12.2003 № 1085-Р
Об утверждении списка N 1 учреждений - источников комплектования МУ "Калининградский городской архив"
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА РАСПОРЯЖЕНИЕ Утратилo силу - Распоряжение Мэра г. Калининграда от 21.12.2004 г. N 1094-р Об утверждении списка N 1 учреждений - источников комплектования МУ "Калининградский городской архив" В соответствии со ст. 5 "Состав Архивного фонда Калининградскойобласти" и ст. 18 "Обязанность собственников по обеспечениюсохранности документов Архивного фонда Калининградской области" ЗаконаКалининградской области "Об Архивном фонде Калининградской области иархивах": 1. Утвердить список N 1 учреждений, документы которых являютсягосударственной частью Архивного фонда РФ и подлежат упорядочению ипередаче в установленном порядке в МУ "Калининградский городскойархив" (приложение N 1). 2. Считать утратившим силу Распоряжение мэра города от 1 июля1999 года N 606-р "Об утверждении списка учреждений - источниковкомплектования архивного отдела мэрии г. Калининграда". 3. Руководителям учреждений списка N 1: а) не допускать случаев уничтожения документов с истекшимисроками хранения до представления описей дел постоянного хранения и поличному составу в МУ "Калининградский городской архив"; б) обеспечивать сохранность, учет, отбор и подготовку документовгосударственной части Архивного фонда Калининградской области дляпередачи на муниципальное хранение; в) при ликвидации или реорганизации учреждения, а также при сменеответственных лиц за делопроизводство и ведомственный архиворганизовать передачу дел и документов по актам приема-передачи. Всостав комиссий, образуемых для передачи дел и документов, включатьпредставителей МУ "Калининградский городской архив". 4. В срок до 30 января 2004 года в соответствии с примернымиположениями об архивах и экспертных комиссиях организаций разработатьи представить для согласования в МУ "Калининградский городской архив"положения об экспертной комиссии и архивах организаций - источниковкомплектования городского архива (приложения N 2, N 3). 5. Контроль за исполнением данного Распоряжения возложить на МУ"Калининградский городской архив" (директор Ашиткова Т.И.). от 11 декабря 2003 г. N 1085-р Мэр города Калининграда Ю.А. Савенко Приложение N 1 к Распоряжению мэра города Калининграда от 11 декабря 2003 г. N 1085-р Список учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования МУ "Калининградский городской архив" |———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||N п/п |Индекс |Наименование организации |Форма |Форма приема|Приме- || |орга- | |собственности |документов: |чания || |низа- ции | |(государст. , |полная - 1, |(изме- || | | |негосударст.) |выборочная |нения || | | | |повидовая - 2.1, |решений || | | | |групповая - |ЭПМК, N и || | | | |2.2 |дата прото-|| | | | | |кола) ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||1 |2 |3 |4 |5 |6 ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |1. Федеральное Собрание Российской | | | || | |Федерации | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||1. |1-1 |Городской Совет депутатов |государствен- ная |1 | || | |Калининграда | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |2. Правительство Российской Федерации | | | || | | | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||2. |2-1 |Мэрия города Калининграда |государствен- ная |1 | || | | | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||3. |2-2 |Администрация Балтийского района |государствен- ная |1 | || | |города Калининграда | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||4. |2-3 |Администрация |государствен- ная |1 | || | |Ленинградского района города | | | || | |Калининграда | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||5. |2-4 |Администрация Московского района |государствен- ная |1 | || | |города Калининграда | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||6. |2-5 |Администрация Октябрьского района |государствен- ная |1 | || | |города Калининграда | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||7. |2-6 |Администрация Центрального района |государствен- ная |1 | || | |города Калининграда | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |5. Финансирование, кредитование, | | | || | |налогообложение | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |5.1. Министерство финансов Российской | | | || | |Федерации | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||8. |5.1-1 |Комитет по финансам и контролю |государствен- ная |1 | || | |мэрии города Калининграда | | | || | | | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |5.2. Министерство по налогам и | | | || | |сборам Российской Федерации | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||9. |5.2-1 |Инспекция Министерства по налогам и |государствен- ная |2.2 | || | |сборам Российской Федерации по | | | || | |Ленинградскому району г. Калининграда | | | || | | | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |6. Экономика, статистика, | | | || | |стандартизация | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |6.1. Министерство | | | || | |государственного имущества Российской | | | || | |Федерации | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||10. |6.1-1 |Комитет муниципального имущества |государствен- ная |1 | || | |города Калининграда | | | || | | | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |6.2. Министерство экономики Российской | | | || | |Федерации | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||11. |6.2-1 |Комитет экономического развития |государствен- ная |1 | || | |мэрии города Калининграда | | | || | | | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |10. Строительство, архитектура, | | | || | |градостроительство | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |10.1. Государственный комитет | | | || | |Российской Федерации по | | | || | |строительной, архитектурной и жилищной| | | || | |политике | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||12. |10.1-1 |Управление архитектуры и |государствен- ная |1 | || | |градостроительства мэрии города | | | || | |Калининграда | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||13. |10.1-2 |Управление капитального |негосудар- ствен.|1 | || | |строительства мэрии города |(соглашения | | || | |Калининграда |нет) | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |14. Высшее, общее среднее и | | | || | |специальное образование | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |14.1. Министерство образования | | | || | |Российской Федерации | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||14. |14.1-1 |Управление образования комитета по|государствен- ная |1 | || | |социальным вопросам мэрии города | | | || | |Калининграда | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||15. |14.1-2 |Отдел образования |государствен- ная |2.2 | || | |администрации | | | || | |Ленинградского района города | | | || | |Калининграда | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||16. |14.1-3 |Муниципальное |государствен- ная |2.2 | || | |общеобразовательное учреждение | | | || | |"Лицей N 23" города Калининграда | | | || | | | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |15. Культура и искусство | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |15.1. Министерство культуры Российской | | | || | |Федерации | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||17. |15.1-1 |Отдел по культуре комитета по |государствен- ная |2.1 | || | |социальным вопросам мэрии г. | | | || | |Калининграда | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||18. |15.1-2 |Муниципальное учреждение культуры |государствен- ная |1 | || | |"Зоопарк" города Калининграда | | | || | | | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |16. Наука и научное обслуживание | | | || | | | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |16.2. Федеральная архивная служба | | | || | |России | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||19. |16.2-1 |МУ "Калининградский городской |государствен- ная |1 | || | |архив" | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |17. Здравоохранение, физкультура и | | | || | |спорт | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |17.1. Министерство | | | || | |здравоохранения Российской | | | || | |Федерации | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||20. |17.1-1 |Управление здравоохранения комитета по|государствен- ная |1 | || | |социальным вопросам мэрии города | | | || | |Калининграда | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |18. Национальная и молодежная | | | || | |политика | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |18.3. Государственный комитет | | | || | |Российской Федерации по молодежной| | | || | |политике | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||21. |18.3-1 |Отдел по делам молодежи комитета по|государствен- ная |1 | || | |социальным вопросам мэрии | | | || | |г. Калининграда | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |19. Труд, социальная защита и | | | || | |страхование | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |19.4. Фонд занятости Российской | | | || | |Федерации | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||22. |19.4-1 |Калининградский городской центр |государствен- ная |1 | || | |занятости населения | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————|| | |20. Центральная избирательная | | | || | |комиссия Российской Федерации | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————||23. |20-1 |Городская территориальная |государствен- ная |1 | || | |избирательная комиссия города | | | || | |Калининграда | | | ||———————|———————————|———————————————————————————————————————|————————————————————|——————————————————|————————————| ИТОГО: по состоянию на 01.01.2004 в списке значится 23 (двадцатьтри) учреждения. Директор МУ "Калининградский городской архив" Т.И. Ашиткова Одобрено: Экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам архивов администрации Калининградской области Протокол от 09.12.2003 N 10 Приложение N 2 к Распоряжению мэра города Калининграда от 11 декабря 2003 г. N 1085-р УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации _________ ____________ 2003 г. ПОЛОЖЕНИЕ об архиве ______________________________________ (наименование организации) 1. Общие положения. 1.1. Документы _____________, имеющие историческое, культурное,научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляютгосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являютсясобственностью государства и подлежат постоянному хранению в МУ"Калининградский городской архив". До передачи на муниципальное хранение эти документы временно, впределах, установленных Государственной архивной службой РоссийскойФедерации, хранятся в организации. 1.2. ______________ обеспечивает сохранность, упорядочение ииспользование документов Архивного фонда Российской Федерации,образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами,устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечиваютсвоевременную передачу этих документов на муниципальное хранение. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачейархивных документов, производятся силами и за счет _______________. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерациидолжностные лица _____________ несут ответственность в соответствии сдействующим законодательством. 1.3. В ______________ для хранения документов Архивного фондаРоссийской Федерации и законченных делопроизводством документовпрактического назначения, их отбора, учета, использования и подготовкик передаче на муниципальное хранение создается архив. _________________ обеспечивает архив необходимым помещением,оборудованием и кадрами. 1.4. Архив _______________ возлагается на лицо, ответственное заведение архива. 1.5. В своей работе архив __________________ руководствуетсязаконодательством Российской Федерации, законодательными актами поархивному делу, приказами, указаниями Министерства труда и социальногоразвития Российской Федерации, руководства _______________, правиламии другими нормативно-методическими документами Комитета по деламархивов при Правительстве Российской Федерации, методическимидокументами ЭПМК Комитета по делам архивов Калининградской области инастоящим положением. 1.6. Положение об архиве ________ разрабатывается на основанииПримерного положения и утверждается руководством ______________ посогласованию с ЭПК МУ "Калининградский городской архив". 1.7. Архив работает по планам, утвержденным руководством__________, и отчитывается перед ним в своей работе. 1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство_________________. 1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива__________ осуществляет МУ "Калининградский городской архив". 2. Состав документов архива. В архив поступают: 2.1. законченные делопроизводством ____________ документыпостоянного хранения, образовавшиеся в деятельности ______________ иее структурных подразделений; 2.2. Документы временного (свыше 10 лет) срока хранения документынеобходимые в практической деятельности; 2.3. документы по личному составу; 2.4. спецдокументы; 2.5. научно-справочный аппарат к документам архива. 3. Задачи и функции архива. а. Основными задачами архива являются: 3.1.1. комплектование документами, состав которых предусмотренразделом два настоящего положения; 3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочногоаппарата, использование документов, хранящихся в архиве; 3.1.3. подготовка и своевременная передача документов Архивногофонда РФ на муниципальное хранение с соблюдением требований,устанавливаемых Государственной архивной службой РФ; 3.1.4. контроль за формированием и оформлением дел вделопроизводстве учреждения. 3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архивосуществляет следующие функции: 3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершенияделопроизводством, учитывает и хранит документы ________________,обработанные в соответствии с требованиями, установленнымиГосударственной архивной службой РФ; 3.2.2. разрабатывает и согласовывает с МУ "Калининградскийгородской архив" графики представления описей на рассмотрениеэкспертно-проверочной комиссии комитета по делам архивов администрацииобласти и передачи документов Архивного фонда РФ на муниципальноехранение; 3.2.3. составляет и представляет не позднее, чем через 2 годапосле завершения делопроизводством, годовые разделы описей делпостоянного хранения, по личному составу и спецдокументы нарассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочнойкомиссии комитета по делам архивов администрации Калининградскойобласти; 3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранностьпринятых на хранение дел; 3.2.5. создает, пополняет и совершенствует научно-справочныйаппарат к хранящимся в архиве делам и документам; 3.2.6. организует использование документов; - информирует руководство и работников _________________ осоставе и содержании документов архива; - выдает в установленном порядке дела, документы или копиидокументов в целях служебного и научного использования, для работы впомещении архива; - исполняет запросы организаций и заявления граждан обустановлении трудового стажа и другим вопросам социально-правовогохарактера, в установленном порядке выдает копии документов и архивныесправки; - ведет учет использования документов, хранящихся в архиве. 3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся вархиве, участвует в работе экспертной комиссии _________________; 3.2.8. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства всоставлении номенклатуры дел ______________, контролирует правильностьформирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовкудел к передаче в архив___________________; 3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышениюквалификации работников архива и службы делопроизводства __________; 3.2.10. Ежегодно представляет в МУ "Калининградский городскойархив" сведения о составе и объеме документов по установленной форме; 3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает нахранение в МУ "Калининградский городской архив" документы Архивногофонда Российской Федерации. 4. Права архива. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право: 4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы сдокументами в структурных подразделениях учреждения; 4.2. Запрашивать от структурных подразделений _____________сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения всехвозложенных на архив задач и функций. 5. Лицо ответственное за архив несет ответственность заисполнение возложенных на архив задач и функций. Ответственный за архив ____________ ___________________________ (подпись) (расшифровка подписи)СОГЛАСОВАНОДиректор МУ "Калининградскийгородской архив" Т.И. Ашиткова Приложение N 3 к Распоряжению мэра города Калининграда от 11 декабря 2003 г. N 1085-р "УТВЕРЖДАЮ" _________ ____________ 2003 г. ПОЛОЖЕНИЕ о постоянно действующей экспертной комиссии I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается дляорганизации и проведения методической и практической работы поэкспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче намуниципальное хранение документов Архивного Фонда РФ, включаяуправленческую и научно-техническую документацию, образующихся впроцессе деятельности _____________________________. 1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом прируководителе. Решения комиссии вступают в силу после их утвержденияруководителем организации. В необходимых случаях (см. пп. 3.3настоящего положения) решения комиссии утверждаются после ихпредварительного согласования с ЭК МУ "Калининградский городскойархив". 1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об АрхивномФонде Российской Федерации, Основами законодательства РоссийскойФедерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах, Законом обАрхивном Фонде Калининградской области и архивах, приказамиМинистерства труда РФ и ДФГСЗН по Калининградской области, приказамируководителя организации, нормативно-методическими документамиРосархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со срокамихранения, настоящим положением. 1.4. Экспертная комиссия возглавляется _________________, еесекретарем является лицо, ответственное за архив. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителяорганизации из числа наиболее квалифицированных сотрудников,представителя делопроизводственной службы. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекатьсяпредставители любых сторонних организаций. II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК Основными задачами ЭК являются: 2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов настадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел иформировании дел. 2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов настадии подготовки их к архивному хранению. 2.3. Организация и проведение отбора и подготовки к передаче намуниципальное хранение. III. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняетследующие функции: 3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной иархивной службами работу по ежегодному отбору документов____________________ для дальнейшего хранения и к уничтожению. 3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизеценности документов и по подготовке их к архивному хранению, поразработке номенклатуры дел ______________________. 3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении ипредставляет: 3.3.1. На утверждение ЭПМК комитета по делам архивов, а затем наутверждение руководителя организации описи дел постоянного храненияуправленческой документации. 3.3.2. На согласование ЭПМК комитета по делам архивов, а затем наутверждение директора: - номенклатуру дел учреждения; - описи спецдокументов; - описи дел по личному составу; - акты об утрате или неисправном повреждении документовпостоянного хранения. 3.3.3. На рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов -предложения об изменении сроков хранения категорий документов,установленных перечнем, и об определении сроков хранения, непредусмотренных перечнем. 3.3.4. На утверждение руководителя организации: - акты о выделении к уничтожению документов с истекшими срокамихранения; - акты об утрате или неисправном повреждении документов поличному составу. 3.4. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит длясотрудников _______________________ консультации по вопросам работы сдокументами, участвует в проведении мероприятий по повышению деловойквалификации сотрудников. IV. ПРАВА ЭК 4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурнымподразделениям и отдельным сотрудникам _______________ по вопросамразработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве,экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянногосрока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформлениядокументов. 4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений: - письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконногоуничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения,в том числе документов по личному составу; - предложения и заключения, необходимые для определения сроковхранения документов. 4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурныхподразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, обусловиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного ФондаРФ, о причинах утраты документов. 4.4. Приглашать на заседания в качестве консультантов и экспертовспециалистов структурных подразделений, представителей МУ"Калининградский городской архив", сторонних организаций. 4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретарякомиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать длядоработки некачественно и небрежно подготовленные документы. 4.6. Информировать руководство ________________________ повопросам, относящимся к компетенции комиссии. 4.7. В установленном порядке представлять _________________ ворганах Федеральной архивной службы России. V. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК 5.1. Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте сэкспертной комиссией МУ "Калининградский городской архив", получает отних соответствующие организационно-методические указания. 5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на еезаседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие нарассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее,чем через 10 дней. 5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаютсяправомочными, если в голосовании приняли участие не менее половиныприсутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеюттолько члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют правосовещательного голоса. В голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующихна заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимаетпредседатель ЭК и руководитель организации (в необходимых случаях посогласованию с ЭК МУ "Калининградский городской архив"). 5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование еедокументов, ответственность за их сохранность, а также контроль заисполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.СОГЛАСОВАНОДиректор МУ "Калининградскийгородской архив" Т.И. Ашиткова