Приложение к Постановлению от 30.12.2005 г № 4817 Положение
I.Общие положения
1.1.Секретарь приемной назначается и освобождается от занимаемой должности распоряжением мэра города по представлению начальника управления международных связей.
1.2.Секретарь приемной в своей работе руководствуется законодательством РФ по вопросам внешнеэкономической деятельности в плане регионального сотрудничества, указами Президента РФ, решениями Областной Думы, постановлениями главы администрации области, Уставом города и Регламентом мэрии, постановлениями и распоряжениями мэра города, настоящей должностной инструкцией и трудовым договором.
1.3.Секретарь приемной работает под непосредственным руководством начальника управления международных связей, а в отсутствие начальника управления международных связей - под руководством заместителя начальника управления международных связей.
II.Функции
Основной задачей секретаря приемной управления международных связей является обеспечение организационной деятельности управления по работе с кадрами и общим вопросам.
III.Должностные обязанности
3.1.Исполняет оперативные поручения начальника управления международных связей, а в его отсутствие - его заместителя;
3.2.Соблюдает нормы служебной этики, установленный служебный распорядок, должностную инструкцию, порядок обращения со служебной документацией и информацией;
3.3.Готовит документацию по организации деятельности управления;
3.4.Контролирует своевременное исполнение деловой документации и передает в указанные сроки контролирующим подразделениям мэрии;
3.5.Ведет документацию по кадровым вопросам;
3.6.Готовит акты на списание материальных ценностей;
3.7.Организует телефонные переговоры руководителя, записывает принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание, а в его отсутствие - до заместителя;
3.8.Оформляет паспорта сотрудникам мэрии г. Калининграда через Представительство МИД РФ;
3.9.Осуществляет визовую поддержку иностранным гостям мэрии через Представительство МИД РФ;
3.10.Готовит проекты распоряжений на сотрудников мэрии и представителей муниципальных предприятий и муниципальных учреждений, направляемых в загранкомандировки;
3.11.Контролирует своевременное выполнение поручений начальника управления и его заместителя сотрудниками управления;
3.12.Ведет делопроизводство;
3.13.Осуществляет контроль и учет телефонной и факсимильной связи, электронной почты;
3.14.Осуществляет техническое руководство связью с отделами и службами мэрии;
3.15.Выполняет машинописные работы по распоряжению вице-мэра, начальника УМС и его заместителя на русском и иностранном языках;
3.16.Осуществляет техническое обеспечение переговоров;
3.17.Обеспечивает организацию питания официальных делегаций;
3.18.Участвует в работе по выполнению программ пребывания в мэрии города иностранных делегаций;
3.19.Организует разработку графика отпусков и контролирует его соблюдение;
3.20.Ведет табельный учет рабочего времени, журнальный учет листков нетрудоспособности, заполняет их и передает соответствующим подразделениям;
3.21.Принимает участие в подготовке аттестации специалистов управления, организует подготовку необходимых документов;
3.22.Отвечает за обязательное медицинское страхование сотрудников управления;
3.23.Содействует оформлению документов, необходимых для получения государственных пенсий;
3.24.Выполняет иные обязанности, предусмотренные трудовым договором.
IV.Права
Секретарь приемной управления международных связей имеет право:
4.1.Участвовать в служебных совещаниях в установленном порядке для выполнения должностных обязанностей;
4.2.Вносить предложения по совершенствованию работы управления и его отделов;
4.3.Запрашивать и получать от структурных подразделений, работников управления необходимую для исполнения должностных обязанностей информацию и материалы;
4.4.Имеет другие права, предусмотренные трудовым договором.
V.Ответственность
Секретарь приемной управления международных связей несет ответственность в соответствии с действующим законодательством и трудовым договором.
VI.Квалификационные требования
- высшее профессиональное или среднее специальное образование;
- знание одного из европейских языков (английского);
- владение навыками пользователя компьютера;
- умение пользоваться множительной аппаратурой и факсимильным аппаратом.
Начальник управления международных связей
_________________________________________
(подпись, расшифровка подписи)
С инструкцией ознакомлен
(подпись, расшифровка подписи)