Приложение к Постановлению от 30.12.2005 г № 578 Положение
Положение об общем отделе администрации города Пионерского
I.Общие положения
1.Общий отдел администрации города является структурным подразделением администрации города и в своей деятельности подчиняется непосредственно главе местного самоуправления (мэру) города.
2.Общий отдел в своей деятельности руководствуется Уставом города, номенклатурой дел администрации города и инструкцией по делопроизводству, регламентирующей организацию работы с документами, а также законодательством Российской Федерации, Калининградской области, решениями городского Совета, постановлениями и распоряжениями главы местного самоуправления (мэра) города.
II.Цели и задачи
1.Основными задачами общего отдела являются:
- обеспечение организации делопроизводства в администрации;
- обеспечение строгого соблюдения установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан и организации приема граждан;
- кадровое обеспечение деятельности администрации города;
- обеспечение регистрации (учета), составление и ведение списков избирателей, участников референдума с использованием государственной системы регистрации, формирование и уточнение сведений о зарегистрированных избирателях, участниках референдума;
- организация и координация работ по технической защите информации в администрации города и ее структурных подразделениях;
- хозяйственное обслуживание администрации.
2.В соответствии с возложенными задачами общий отдел обеспечивает:
- в соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству прием, регистрацию и передачу по назначению входящей корреспонденции, а также внутренней документации администрации, отправку исходящей документации;
- осуществление контроля за прохождением и исполнением поступивших в администрацию документов администрации области, областной Думы, постановлений, распоряжений главы местного самоуправления (мэра) города;
- города, других служебных документов требующих осуществления контроля;
- организацию делопроизводства в администрации города, разработку и внедрение мероприятий по рациональной постановке делопроизводства, осуществление методического руководства работой и контроля за соблюдением по ведению делопроизводства в отделах, комитетах администрации, а также на муниципальных предприятиях;
- своевременную регистрацию, тиражирование и оперативную рассылку постановлений и распоряжений главе местного самоуправления (мэру) города;
- оформление, учет и хранение в течение установленных сроков документов администрации, ведение учета и хранения законченных делопроизводством дел и документации администрации, подготовку и сдачу в архив их в соответствии с действующими правилами;
- составление сводной номенклатуры дел администрации и представление ее на утверждение в установленном порядке, формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;
- прием, регистрацию поступивших в администрацию обращений граждан, передачу на рассмотрение, осуществление контроля за своевременным рассмотрением исполнителями, обобщение и анализ состояния этой работы в отделах, комитетах и на муниципальных предприятиях города;
- организацию приема граждан главой местного самоуправления (мэром) города и его заместителями;
- ведение кадровой работы в администрации (оформление распоряжений по личному составу, формирование личных дел, трудовых книжек и т.п., выдача справок о месте работы, о стаже и по другим сведениям, касающимся кадровой деятельности);
- подготовку и организацию совещаний и заседаний у главы местного самоуправления (мэра) города, планерок, аппаратных совещаний, осуществление контроля за исполнением поручений мэра города по итогам совещаний, планерок;
- осуществление материально-технического и организационного обеспечения деятельности отделов администрации города;
- осуществление контроля за соблюдением порядка использования, копирования и размножения документов, обеспечения необходимыми в делопроизводстве бланками, печатями, штампами отделов администрации, а также осуществление канцелярского обслуживания отделов;
- ведение учета рабочего времени сотрудников администрации;
- содержание в надлежащем состоянии здания и других строений администрации, принятие мер к оснащению помещений и рабочих мест устройствами и приспособлениями, повышающими культуру управленческого труда.
III.Руководство отдела
1.Общий отдел возглавляет начальник общего отдела, который назначается и освобождается от должности главой местного самоуправления (мэром) города и работает под его непосредственным руководством.
2.Начальник общего отдела:
- руководит и организует работу работников администрации, входящих в структуру отдела. В его подчинении находятся ведущий специалист по АСУ, специалист II кат. по АСУ, специалист II кат. - зав. приемной, комендант, водитель;
- распределяет обязанности между работниками отдела;
- руководит деятельностью отдела, несет ответственность за его работу и состояние дисциплины в отделе.
IV.Права и обязанности начальника отдела
В полномочия начальника отдела входят:
1.Организация системы контроля за соблюдением работниками администрации законов Российской Федерации, указов Президента, постановлений Правительства РФ, решений областной Думы, постановлений и распоряжений главы администрации (губернатора) области, постановлений и распоряжений главы местного самоуправления (мэра) города.
2.Организация и контроль за состоянием делопроизводства в администрации города, на муниципальных предприятиях.
3.Предварительная проработка документов и материалов, поступивших на имя главы местного самоуправления (мэра) города, подготовка по ним предложений, представление их главе местного самоуправления (мэру) города.
4.Подготовка и выпуск постановлений и распоряжений главы местного самоуправления (мэра) города, рассылка их в соответствии с нормативными документами.
5.Заверение копий постановлений, распоряжений, документов, издаваемых и хранящихся в администрации города, с использованием печати общего отдела.
6.Выдача справок, в том числе архивных по кадровой деятельности, о месте работы и должности, о стаже работы и другим сведениям, связанных с кадровой деятельностью администрации города.
7.Формирование проектов основных направлений деятельности администрации, ежемесячных координационных планов мероприятий и анализ их выполнения.
8.Организация учебы аппарата администрации, ее структурных подразделений.
9.Подготовка и организационное обеспечение совещаний и заседаний у главы местного самоуправления (мэра) города, планерок, аппаратных совещаний, контроль за исполнением поручений по итогам совещаний, планерок, заседаний.
10.Организация приема граждан ответственными работниками администрации.
11.Начальник общего отдела имеет право:
- рассматривать входящую и исходящую корреспонденцию;
- предлагать главе местного самоуправления (мэру) города проекты резолюций по поступающим материалам и документам;
- вносить проекты распоряжений и постановлений по вопросам совершенствования организационной работы;
- возвращать работникам администрации, ее структурных подразделений на доработку документы, подготовленные с нарушением инструкции по делопроизводству;
- давать поручения работникам администрации, ее структурных подразделений по вопросам, находящимся на рассмотрении у главы местного самоуправления (мэра) города;
- запрашивать информацию от работников аппарата, структурных подразделений администрации о выполнении законов РФ, указов Президента, постановлений Правительства РФ, главы администрации (губернатора) области, главы местного самоуправления (мэра) города, поручений главы местного самоуправления (мэра) города.
12.Начальник общего отдела обязан:
- своевременно отчитываться о своей деятельности перед главой местного самоуправления (мэром) города.