Постановление Правительства Калининградской области от 16.02.2017 № 61
Об установлении правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калининградской области
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВОКАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
16 февраля 2017 года № 61
г. Калининград
Об установлении правил делопроизводствав исполнительных органах
государственной власти Калининградскойобласти
В соответствии с частью 2 статьи 11 Федеральногозакона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологияхи о защите информации» Правительство Калининградской области постановляет:
1. Установить правила делопроизводства висполнительных органах государственной власти Калининградской области согласноприложению.
2. Постановление вступает в силу со дня официальногоопубликования.
Временно исполняющийобязанности
Губернатора Калининградскойобласти А.А.Алиханов
Приложение
к постановлению Правительства
Калининградской области
от 16 февраля 2017 года № 61
П Р А В И Л А
делопроизводства в исполнительныхорганах государственной власти
Калининградской области
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие правила устанавливают единый порядокделопроизводства в исполнительных органах государственной властиКалининградской области (далее - органы исполнительной власти) в соответствии стребованиями, установленными постановлением Правительства Российской Федерацииот 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства вфедеральных органах исполнительной власти».
2. Требования настоящих правил распространяются наделопроизводство, ведение которого осуществляется на бумажных носителях и вэлектронном виде.
3. Организация и ведение делопроизводстваосуществляется структурным подразделением органа исполнительной власти, накоторое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами,ответственными за делопроизводство в других структурных подразделениях органа исполнительнойвласти (далее - служба делопроизводства).
4. Действие настоящих правил не распространяется наорганизацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
5. Орган исполнительной власти на основе настоящихправил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкциюпо делопроизводству, утверждаемую правовым актом органа исполнительной властипо согласованию с органом исполнительной власти в области архивного дела.
Инструкция по делопроизводству в Правительстве Калининградскойобласти утверждается постановлением Правительства Калининградской области.
Глава 2. Термины и определения
6. Для целей настоящих правил используются следующиетермины и определения:
архив органа исполнительной власти - структурноеподразделение органа исполнительной власти, осуществляющее комплектование,учет, хранение и использование архивных документов;
архивный фонд Российской Федерации - историческисложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов,отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое,научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение,являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РоссийскойФедерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянномухранению;
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон среквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
дело - совокупность документов или отдельный документ,относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительнойвласти;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающаясоздание официальных документов и организацию работы с ними в органеисполнительной власти;
документ - официальный документ, созданныйгосударственным органом, органом местного самоуправления, юридическим илифизическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный вдокументооборот органа исполнительной власти;
документальный фонд органа исполнительной власти -совокупность документов, образующихся в деятельности органа исполнительнойвласти;
документирование - фиксация информации на материальныхносителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или)отправки;
заверенная копия документа - копия документа, накоторой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты,обеспечивающие ее юридическую значимость;
копия документа - документ, полностью воспроизводящийинформацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридическойсилы;
номенклатура дел - систематизированный переченьнаименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указаниемсроков их хранения;
оформление документа - проставление на документенеобходимых реквизитов;
подлинник документа - первый или единственныйэкземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документурегистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - элемент документа, необходимыйдля его оформления и организации работы с ним;
система электронного документооборота -автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронныхдокументов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступк ним, а также регистрацию документов;
сканирование документа - получение электронной копиидокумента;
формирование дела - группировка исполненных документовв дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;
экспертиза ценности документов - изучение документовна основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов иотбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документооборот - документооборот сприменением информационной системы;
электронная копия документа - копия документа,созданная в электронной форме;
электронный документ - документированная информация,представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятиячеловеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также дляпередачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки винформационных системах.
Глава 3. Создание документов в органеисполнительной власти
7. Документы, создаваемые в органе исполнительнойвласти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210Ч 297 мм), A5 (148 Ч 210 мм) либо в виде электронных документов идолжны иметь установленный состав реквизитов, порядок их расположения иоформления.
8. Бланки органа исполнительной власти разрабатываютсяна основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. Приугловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. Припродольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдольверхнего поля.
При создании электронных документов в системеэлектронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
9. Каждый лист документа, оформленный как на бланке,так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
10. Образцы бланков и электронные шаблоны документов воргане исполнительной власти утверждаются правовым актом органа исполнительнойвласти.
Образцы бланков и электронные шаблоны документов,используемых в Правительстве Калининградской области, утверждаются правовымактом Правительства Калининградской области.
11. Реквизитами документов, создаваемых в процесседеятельности органа исполнительной власти, являются:
1) герб Калининградской области;
2) наименование органа исполнительной власти;
3) наименование структурного подразделения органаисполнительной власти;
4) наименование должности;
5) справочные данные об органе исполнительной власти;
6) наименование вида документа;
7) дата документа;
8) регистрационный номер документа;
9) ссылка на регистрационный номер и дату входящегодокумента;
10) место составления (издания) документа;
11) гриф ограничения доступа к документу;
12) адресат;
13) гриф утверждения документа;
14) указания по исполнению документа (резолюция);
15) заголовок к тексту;
16) текст документа;
17) отметка о контроле;
18) отметка о приложении;
19) подпись;
20) отметка об электронной подписи;
21) гриф согласования документа;
22) виза;
23) печать;
24) отметка о заверении копии;
25) отметка об исполнителе;
26) отметка об исполнении документа и направлении егов дело;
27) отметка о поступлении документа;
28) ссылка на документ.
12. Состав реквизитов документа определяется его видоми назначением.
13. Согласование документа в органе исполнительнойвласти оформляется визой уполномоченного должностного лица органаисполнительной власти.
Согласование документа, созданного в органеисполнительной власти, с другими органами государственной власти иорганизациями оформляется листом согласования, протоколом или письмом осогласовании.
Глава 4. Требования к организациидокументооборота
в органе исполнительной власти
14. В документообороте органа исполнительной властивыделяются следующие документопотоки:
1) поступающая документация (входящая);
2) отправляемая документация (исходящая);
3) внутренняя документация.
15. В органе исполнительной власти доставка и отправкадокументов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи иэлектросвязи.
16. Документы, поступающие в орган исполнительнойвласти на бумажном носителе, проходят первичную обработку, регистрацию,предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение,направляются исполнителям, исполняются и помещаются в дела.
17. Первичная обработка поступивших документоввключает проверку правильности доставки документов и наличия документов иприложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и неподлежащие регистрации.
18. Регистрации подлежат все документы, каксоздаваемые в органе исполнительной власти, так и поступающие в органисполнительной власти из других организаций и от физических лиц, за исключениемдокументов, не подлежащих регистрации.
Регистрация документов осуществляется в информационныхсистемах, использование которых регламентировано нормативными правовыми актамиКалининградской области. Передача документов между структурными подразделениямиоргана исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.
19. Регистрация поступивших и созданных документовосуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либона следующий рабочий день, если иное не установлено законодательствомРоссийской Федерации.
20. Зарегистрированные документы передаются службойделопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти илипо решению руководителя органа исполнительной власти иным должностным лицаморгана исполнительной власти.
Документы или их копии с указаниями по исполнению(резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.
21. Подлинник документа направляется в структурноеподразделение органа исполнительной власти, ответственное за исполнениедокумента. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается вструктурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальныеподразделения получают копию документа.
При обеспечении возможности доступа исполнителя кэлектронной копии документа в системе электронного документооборота подлинникдокумента может оставаться в службе делопроизводства, если это установленоинструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти.
22. Документы после их подписания руководителем органаисполнительной власти передаются в службу делопроизводства для регистрации иотправки.
23. Служба делопроизводства осуществляет проверкуправильности оформления документа, комплектности документа и соответствияколичества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленныедокументы возвращаются исполнителю.
24. Документы подлежат отправке в день их регистрацииили на следующий рабочий день.
25. Передача документов между структурнымиподразделениями органа исполнительной власти осуществляется через службуделопроизводства.
26. В органе исполнительной власти ведется учетпоступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестведокументов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляютсяруководителю органа исполнительной власти в установленном им порядке.
27. В целях учета и поиска документов в системеэлектронного документооборота органа исполнительной власти используютсяобязательные сведения о документах по перечню согласно приложению к настоящимправилам. В системе электронного документооборота органа исполнительной властимогут использоваться дополнительные сведения о документах.
Глава 5. Документальный фонд органаисполнительной власти
28. Орган исполнительной власти:
1) формирует документальный фонд из образующихся впроцессе его деятельности документов;
2) разрабатывает и утверждает по согласованию сорганом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов,образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельностиподведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;
3) разрабатывает и утверждает альбом шаблоновунифицированных форм документов, создаваемых органом исполнительной власти.
29. Формирование документального фонда органаисполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составленияноменклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности,учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.
30. Номенклатура дел органа исполнительной власти:
1) составляется службой делопроизводства на основеноменклатур дел структурных подразделений;
2) утверждается после ее согласования с экспертнойкомиссией органа исполнительной власти руководителем органа исполнительнойвласти в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 01 январяследующего года;
3) один раз в 5 лет согласовывается сэкспертно-проверочной комиссией областного государственного казенногоучреждения Калининградской области «Государственный архив Калининградскойобласти»;
4) в случае изменения функций и структуры органаисполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссиейобластного государственного казенного учреждения Калининградской области«Государственный архив Калининградской области».
31. Наименованиями разделов номенклатуры дел органаисполнительной власти являются наименования структурных подразделений органаисполнительной власти.
32. Дела формируются в соответствии с номенклатуройдел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и ихраспределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10лет включительно) хранения.
33. Дела со дня их формирования до передачи в архиворгана исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурныхподразделениях органа исполнительной власти по месту их формирования.
34. Дела выдаются во временное пользование сотрудникамструктурных подразделений органа исполнительной власти на срок, определяемыйруководителем органа исполнительной власти, и после его истечения подлежатвозврату.
Иным государственным органам и организациям делавыдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органаисполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросыделопроизводства.
В Правительстве Калининградской области - с разрешенияРуководителя аппарата Правительства Калининградской области.
35. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускаетсяв исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органаисполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной вустановленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
36. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срокахранения передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем через 1год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службойделопроизводства. Передача дел в архив органа исполнительной властипроизводится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурныхподразделениях органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 летвключительно) срока хранения в архив органа исполнительной власти не передаютсяи подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.
37. Основой составления описей дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
38. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел,формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения воргане исполнительной власти определяется органом исполнительной власти вобласти архивного дела.
Глава 6. Особенности работы сэлектронными документами
в органе исполнительной власти
39. Электронные документы создаются, обрабатываются ихранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.
40. Электронный документ должен быть оформлен по общимправилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичногодокумента на бумажном носителе, за исключением реквизита «герб Калининградскойобласти».
В органе исполнительной власти используютсяэлектронные документы (без предварительного документирования на бумажномносителе) и электронные копии документов.
41. Состав электронных документов, создаваемых воргане исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание,хранение и использование которых осуществляются исключительно в формеэлектронных документов при организации внутренней деятельности органаисполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций органаисполнительной власти в области архивного дела.
42. Электронные документы, направляемые в органыгосударственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленнойквалифицированной электронной подписью должностного лица органа исполнительнойвласти в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Обэлектронной подписи» (далее - Федеральный закон «Об электронной подписи»).
43. В системе электронного документооборота органаисполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий сэлектронными документами, при которых используются иные виды электронныхподписей в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи».
44. Получение и отправка электронных документовосуществляются службой делопроизводства.
45. После получения электронных документов,подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверкудействительности электронной подписи.
46. После включения электронных документов в системуэлектронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные одокументе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступк документу, контроль, хранение, использование, и другие данные.
47. Документы, создаваемые в органе исполнительнойвласти и (или) поступившие в орган исполнительной власти на бумажном носителе,регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в нейэлектронной копии такого документа.
48. Регистрация и учет электронных документовосуществляются в системе электронного документооборота органа исполнительнойвласти.
49. Электронные документы формируются в электронныедела в соответствии с номенклатурой дел.
В номенклатуре дел указывается, что дело ведется вэлектронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».
50. Электронные документы после их исполнения илиотправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системахоргана исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичныхдокументов на бумажном носителе.
51. После истечения сроков, установленных для храненияэлектронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта,утвержденного руководителем органа исполнительной власти.
Приложение
к правилам делопроизводства
в исполнительных органах
государственной власти
Калининградской области
П Е Р Е Ч ЕН Ь
обязательных сведений о документах,
используемых в целях учета и поискадокументов
в системах электронного документооборотаисполнительных органов
государственной власти Калининградскойобласти
1. Адресант (автор).
2. Адресат.
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшегодокумент.
4. Наименование вида документа.
5. Дата документа.
6. Регистрационный номер документа.
7. Дата поступления документа.
8. Регистрационный номер входящего документа.
9. Сведения о связанных документах (наименование видадокумента, дата, регистрационный номер, тип связи).
10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).
11. Индекс дела по номенклатуре дел.
12. Сведения о переадресации документа.
13. Количество листов основного документа.
14. Отметка о приложении (количество приложений, общееколичество листов приложений).
15. Указания по исполнению документа (исполнитель,поручение, дата исполнения).
16. Отметка о контроле.
17. Гриф ограничения доступа.
18. Сведения об электронной подписи.
19. Проверка электронной подписи.
20. Подразделение - ответственный исполнительдокумента.
21. Файлы электронного документа (количество файлов,имена файлов).