Постановление Правительства Калининградской области от 02.11.2020 № 791
О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Правительстве Калининградской области
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВО КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
02 ноября 2020 года № 791
г. Калининград
О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской области
В соответствии со статьей 18Уставного законаКалининградской области от 12октября 2011 года № 42 «О Правительстве Калининградской области» ПравительствоКалининградской области постановляет:
1. Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся винструкцию по делопроизводству в Правительстве Калининградской области,утвержденную постановлением Правительства Калининградской области от 10апреля 2017 года № 180 (с изменениями, внесенными постановлениямиПравительства Калининградской области от 06 июня 2018 года № 313, от 27 ноября2018 года № 717 и от 03 июня 2020 года № 358).
2. Постановление вступает в силу со дня егоофициального опубликования, за исключением пункта 12 и абзацев третьего, четвертогопункта 13 изменений, утвержденных настоящим постановлением, которые вступают всилу с 01 января 2021 года.
Губернатор
Калининградскойобласти А.А. Алиханов
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Калининградской области
от 02 ноября 2020 г. № 791
И З М Е Н Е Н И Я,
которые вносятся в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской области
1. Абзац третий пункта 23 дополнить словами «(30 - длядокументов длительных (свыше 10 лет) сроков хранения);».
2. Пункт 199 изложить в следующей редакции:
«199.Протокол - организационно-распорядительныйдокумент, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях,встречах, собраниях, конференциях, заседаниях координационных и совещательныхорганов и других мероприятиях (далее - мероприятия), подготовленный в установленномпорядке.
Образец оформления полного протокола и образецоформления краткого протокола приведены в приложении № 5 к настоящейИнструкции.».
3. В пункте 200 слова «совещания (заседания)» заменитьсловом «мероприятия».
4. Пункт 201 изложить в следующей редакции:
«201. Ведение записей в ходе мероприятия, сборматериалов и подготовка текста протокола возлагаются на подразделение,ответственное за организацию и проведение мероприятия.».
5. Пункт 202 дополнить абзацем следующего содержания:
«Решение о форме протокола принимает председатель(председательствующий).».
6. Пункты 203 - 213 изложить в следующей редакции:
«203. Текст полного протокола состоит из вводной иосновной частей.
Во вводной части указываются:
Председатель (председательствующий) - фамилия иинициалы.
В протоколах мероприятий у конкретного должностноголица председатель не указывается.
В протоколах заседаний и оперативных совещанийПравительства также указывается должность председательствующего.
В зависимости от вида протокола информация опредседателе (председательствующем) печатается по центру (протоколы заседаний иоперативных совещаний Правительства) или от левой границы текстового поля (иныепротоколы) под реквизитом «Место составления протокола», отделяясь от него 2интервалами.
Секретарь (при наличии) - фамилия и инициалы.
Присутствовали - список присутствовавших намероприятии с указанием их должностей, фамилий и инициалов или отсылка кприлагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек(указывается их общее количество и делается пометка «(список прилагается)»).
Список присутствовавших, независимо от их количества, указываетсяв протоколах заседаний и оперативных совещаний Правительства.
Слово «Присутствовали» печатается от левой границытекстового поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже через 1межстрочный интервал указываются наименования должностей присутствующих, а справаот наименования должностей - фамилии и инициалы, например:
Присутствовали:
Министрфинансов Калининградской области Фамилия И.О.
Наименования должностей могут указываться обобщенно,например:
Присутствовали:
министрыКалининградской области Фамилия И.О.
Фамилия И.О.
Повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов,перечисленных в порядке их обсуждения, с указанием докладчика (докладчиков,содокладчиков) по каждому рассматриваемому вопросу.
Если докладчиков (содокладчиков) по рассматриваемомувопросу несколько, они указываются в порядке выступления с докладом.
Словосочетание «ПОВЕСТКА ДНЯ» располагается по центрутекстового поля и печатается прописными буквами на расстоянии 2 интервалов отинформации о присутствующих, в конце ставится двоеточие.
Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой,печатается с красной строки, начинается с предлога «О» («Об»).
Основная часть протокола состоит из разделов,соответствующих пунктам повестки дня, и отделяется от вводной части 2интервалами.
Текст каждого раздела выстраивается по схеме:«СЛУШАЛИ» - «ВЫСТУПИЛИ» - «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).
После слова «СЛУШАЛИ» указываются фамилия (фамилии) иинициалы докладчика (докладчиков, содокладчиков) в именительном падеже и излагаетсятема доклада. Если докладчиков (содокладчиков) несколько, они указываются впорядке выступления с докладом. Если имеется текст доклада, то после фамилии иинициалов докладчика делается отметка «текст доклада прилагается».
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» последовательно в алфавитномпорядке указываются фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждениидоклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание ихвыступлений записываются в форме изложения текста от третьего лицаединственного («считает», «предлагает») или множественного числа («считают»,«предлагают»). При необходимости в данном разделе фиксируются вопросы, заданныедокладчику, и его ответы.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») записываетсяпринятое решение.
204. Текст краткого протокола состоит из вводной иосновной частей.
Во вводной части указываются председатель(председательствующий), секретарь (при наличии), присутствующие аналогично требованиямк полному протоколу.
Основная часть включает рассматриваемые вопросы ипринятые по ним решения и отделяется от вводной части 2 интервалами.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, начинается спредлога «О» («Об»), печатается полужирным шрифтом размером 14 пт ивыравнивается по центру текстового поля.
Многострочные наименования вопросов печатаются через 1межстрочный интервал.
Фамилия и инициалы докладчика (докладчиков,содокладчиков) указываются под наименованием вопроса и подчеркиваются сплошнойчертой на расстоянии не более 1 межстрочного интервала. Если докладчиков(содокладчиков) несколько, они указываются в порядке выступления с докладом.
Под чертой указываются фамилии и инициалы должностныхлиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, в алфавитном порядке. Еслиинформация об участниках обсуждения занимает несколько строк, то она печатаетсячерез 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение,которое отделяется от информации об участниках обсуждения 2 интервалами.
205. Принятые решения, независимо от формы протокола, формулируютсяв неопределенной форме глагола «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».
По одному вопросу может быть принято несколькорешений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами.
Если принятое решение содержит поручение, тонеобходимо указывать ответственного исполнителя и срок исполнения поручения.Срок исполнения указывается цифровым способом.
При необходимости наряду с решением указываютсярезультаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против»,«воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, - количество выданныхбюллетеней.
Если один из участников мероприятия не согласен срешением, он может представить особое мнение по принятому решению, котороеизлагается на отдельном листе бумаги формата А4 и прикрепляется к протоколу. Вэтом случае в протоколе после записи принятого решения делается соответствующаяпометка, например: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».
206. Протокол, независимо от его формы, подписываетсяпредседательствующим на мероприятии и секретарем (при наличии).
207. Протоколы печатаются на стандартном листе бумагиформата А4 размером шрифта 14 пт и имеют следующие поля: левое 30 мм, правое 10мм, верхнее 20 мм, нижнее 20 мм.
208. В протоколе указываются: наименование видадокумента, наименование мероприятия, дата мероприятия, дата регистрациипротокола, регистрационный номер протокола, место составления протокола,подпись, исполнитель.
Наименование вида документа - слово «П Р О Т О К О Л»печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирнымшрифтом размером 17 пт и выравнивается по центру текстового поля.
Наименование мероприятия - печатается полужирнымшрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текстового поля.При подготовке протоколов по итогам заседаний и оперативных совещанийПравительства наименование мероприятия печатается прописными буквами.
При проведении мероприятия у конкретного должностноголица наименование мероприятия дополняется его должностью, фамилией иинициалами. Фамилия и инициалы печатаются прописными буквами.
При проведении мероприятия по определенному вопросунаименование мероприятия дополняется наименованием вопроса.
Дата мероприятия указывается под наименованиеммероприятия, печатается полужирным шрифтом словесно-цифровым способом ивыравнивается по центру текстового поля.
Дата мероприятия подчеркивается сплошной чертой нарасстоянии не более 1 межстрочного интервала.
Если дата регистрации протокола и дата мероприятиясовпадают, то дата мероприятия не указывается. В этом случае наименованиемероприятия отделяется сплошной чертой.
Дата регистрации протокола оформляетсясловесно-цифровым способом и печатается через 1 интервал после даты мероприятияот левой границы текстового поля. В случае подписания протокола в СЭДО допускаетсяоформление даты регистрации протокола цифровым способом.
Регистрационному номеру протокола присваиваетсяпорядковый номер арабскими цифрами в пределах календарного года по каждойгруппе протоколов.
К регистрационному номеру протокола могут добавлятьсябуквенные индексы.
Регистрационный номер протокола печатается справа отдаты регистрации протокола.
Протоколы совместных мероприятий с органамигосударственной власти Российской Федерации, иными организациями оформляются начистых листах бумаги формата А4и имеют составные номера регистрации, включающиепорядковые номера протоколов в каждом органе (организации), принимавшем участиев мероприятии, написанные через косую черту. При этом регистрационный номерпроставляется в порядке указания органов (организаций) при оформлениинаименования мероприятия.
Место составления протокола печатается через 1интервал после даты и номера регистрации протокола и выравнивается по центрутекстового поля.
Подпись отделяется от текста 3 интервалами и включаетнаименование должности лица, председательствующего на мероприятии, его подпись,расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
При подписании протокола по итогам заседанийкоординационных и совещательных органов вместо должности указывается наименование«Председатель» («Руководитель рабочей группы», «Руководитель оперативного штаба»).
Подпись секретаря включает наименование «Секретарь»,его подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).
Исполнитель указывается на лицевой стороне последнеголиста протокола от левой границы текстового поля.
209. На протоколе, содержащем информацию ограниченногораспространения, в правом верхнем углу первого листа проставляется пометка «Дляслужебного пользования», под которой через 1 межстрочный интервал печатаетсяномер экземпляра и центрируется по отношению к ней.
210. Поручения, содержащиеся в протоколах с пометкой«Для служебного пользования», оформляются в виде выписок из протокола, в которыхуказываются все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос(вопросы) повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающийобсуждение вопроса и принятое решение.
211. Проект протокола подлежит оформлению исогласованию в срок, не превышающий 3 дней со дня проведения мероприятия, еслиРегламентом не установлен иной срок.
212. Копии протоколов заседаний и оперативных совещанийПравительства и иных мероприятий с участием Губернатора, за исключениемпротоколов координационных и совещательных органов, могут заверяться печатьюКонтрольно-административного управления.
213. Подлинники протоколов за подписью Губернатора илилица, исполняющего его обязанности, вместе с листом согласования хранятся вКонтрольно-административном управлении.
Подлинники протоколов за подписью первого заместителяПредседателя Правительства - Руководителя аппарата Правительства, первогозаместителя Руководителя аппарата Правительства, заместителей Руководителяаппарата Правительства хранятся в секретариате первого заместителя ПредседателяПравительства - Руководителя аппарата Правительства.
Подлинники протоколов за подписью заместителейПредседателя Правительства хранятся в секретариатах соответствующих заместителейПредседателя Правительства.
Подлинники протоколов за подписью руководителейструктурных подразделений аппарата Правительства хранятся в соответствующихструктурных подразделениях.
Подлинники протоколов по итогам заседанийкоординационных и совещательных органов, в том числе председателем которыхявляется Губернатор, хранятся в соответствующих органах исполнительной власти иструктурных подразделениях аппарата Правительства, обеспечивающих работу данныхорганов.».
7. Пункт 214 дополнить абзацами следующего содержания:
«В случае проведения межведомственного мероприятияпротоколы направляются руководителям соответствующих федеральных органовисполнительной власти и организаций.
Поручения, содержащиеся в протоколах с пометкой «Дляслужебного пользования», рассылаются исполнителям в виде выписок из протокола.».
8. Наименование главы 6 после слова «Губернатора»дополнить словами «, первого заместителя Председателя Правительства -Руководителя аппарата Правительства».
9. Пункты 218 - 225 изложить в следующей редакции:
«218. Поручение Губернатора, первого заместителяПредседателя Правительства - Руководителя аппарата Правительства, заместителяПредседателя Правительства - это индивидуальный акт организационно-распорядительногохарактера, издаваемый по основным вопросам деятельности в Правительстве.
Образец оформления поручения приведен в приложении № 6к настоящей Инструкции.
219. Обеспечение качественной подготовки проектовпоручений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается наруководителей подразделений, которые готовят и вносят проект поручения.
220. Проекты поручений Губернатора согласовываются впорядке, установленном Регламентом Правительства.
221. Проекты поручений печатаются на стандартном листебумаги формата А4 размером шрифта 14 пт и имеют следующие поля: левое 30 мм,правое 10 мм, верхнее 20 мм, нижнее 20 мм.
222. В поручении указываются:
1) наименование должностного лица - автора порученияпечатается от границы верхнего поля прописными буквами размером шрифта 17 пт, выравниваетсяпо центру и отделяется сплошной чертой;
2) дата регистрации поручения оформляетсясловесно-цифровым способом и печатается через 1 интервал после реквизита «Наименованиедолжности лица - автора поручения» от левой границы текстового поля; в случаеподписания поручения в СЭДО допускается оформление даты регистрации порученияцифровым способом;
3) номер поручения – порядковый номер, выполненныйарабскими цифрами в пределах календарного года; к номеру поручения могутдобавляться буквенные индексы; номер поручения печатается справа от датырегистрации поручения;
4) наименование вида документа - слово П О Р У Ч Е Н ИЕ печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом размером 14 пт,отделяется от реквизитов «Дата регистрации поручения» и «Номер поручения» 2интервалами и выравнивается по центру;
5) наименование мероприятия - информация, по какомувопросу или по итогам какого мероприятия подготовлено поручение, которая располагаетсяпод реквизитом «Наименование вида документа», печатается строчными буквами полужирнымшрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру текстового поля;
6) информация об ответственных исполнителях поручения,текст поручения и срок исполнения поручения печатаются на расстоянии 2интервалов от наименования мероприятия; срок исполнения поручения печатаетсяцифровым способом;
7) подпись отделяется от текста 3 интервалами и включаетподпись должностного лица - автора поручения, расшифровку подписи (инициалы ифамилию);
8) исполнитель указывается на лицевой сторонепоследнего листа протокола от левой границы текстового поля.
223. На поручении, содержащем информацию ограниченногораспространения, в правом верхнем углу первого листа проставляется пометка «Дляслужебного пользования», под которой через 1 межстрочный интервал печатаетсяномер экземпляра и центрируется по отношению к ней.
224. Подлинники поручений Губернатора вместе с листамисогласования и пояснительными записками хранятся в Контрольно-административномуправлении, за исключением поручений Губернатора по итогам рабочих выездовГубернатора в муниципальные образования Калининградской области, которыехранятся в Министерстве регионального контроля (надзора) Калининградскойобласти.
Подлинники поручений первого заместителя ПредседателяПравительства - Руководителя аппарата Правительства вместе с листамисогласования и пояснительными записками хранятся в секретариате первогозаместителя Председателя Правительства - Руководителя аппарата Правительства.
Подлинники поручений заместителей ПредседателяПравительства вместе с листами согласования и пояснительными записками хранятсяв соответствующих секретариатах заместителей Председателя Правительства.
225. Копии поручений рассылаются должностным лицам,ответственным за их исполнение, а также иным заинтересованным сторонам непозднее 1 рабочего дня, следующего за днем подписания поручения, а содержащиесрочные или оперативные поручения - незамедлительно.
Секретариаты первого заместителя ПредседателяПравительства - Руководителя аппарата Правительства, заместителей ПредседателяПравительства обеспечивают доведение поручений соответственно первого заместителяПредседателя Правительства - Руководителя аппарата Правительства, заместителейПредседателя Правительства до исполнителей, а также контроль за их исполнением.».
10. Пункты 226 - 228 признать утратившими силу.
11. Пункт 235 изложить в следующей редакции:
«235. Порядок применения бланков в Правительстве приподготовке служебных писем и распорядительных документов приведен в приложении№ 8 к настоящей Инструкции.».
12. Пункт 280 дополнить абзацами следующегосодержания:
«К порядковому номеру указа Губернатора,зарегистрированного в Управлении государственной службы и кадровой работыПравительства, добавляется строчная буква «н».
К порядковому номеру распоряжения Губернатора,имеющего срок хранения 50 лет, зарегистрированного в Управлении государственнойслужбы и кадровой работы Правительства, через дефис добавляются строчные буквы«рлс».
К порядковому номеру распоряжения Губернатора,имеющего срок хранения 5 лет, зарегистрированного в Управлении государственнойслужбы и кадровой работы Правительства, через дефис добавляются строчные буквы«рк».».
13. Пункт 302 дополнить абзацами следующегосодержания:
«К порядковому номеру распоряжения Правительства черездефис добавляются строчные буквы «рп».
К порядковому номеру постановления Правительства,зарегистрированного в Управлении государственной службы и кадровой работыПравительства, добавляется строчная буква «н».
К порядковому номеру распоряжения Правительства,зарегистрированного в Управлении государственной службы и кадровой работыПравительства, через дефис добавляются строчные буквы «рпк».».
14. Пункт 457 дополнить абзацами следующегосодержания:
«Поручения первого заместителя ПредседателяПравительства - Руководителя аппарата Правительства регистрируются всекретариате первого заместителя Председателя Правительства - Руководителяаппарата Правительства.
Поручения заместителей Председателя Правительстварегистрируются в секретариатах соответствующих заместителей ПредседателяПравительства.».
15. Раздел IX изложить в следующей редакции:
«Раздел IX. Формирование документального фондаПравительства
501. Документы, созданные и полученные в процесседеятельности Правительства, образуют документальный фонд Правительства.
Формирование документального фонда Правительстваосуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформлениядел, обеспечения их сохранности, учета и передачи на хранение в архивПравительства.
Глава 1. Составление и ведение номенклатуры дел
502. Для обеспечения порядка формирования и учета делв делопроизводстве Правительства составляется и утверждается номенклатура дел.
503. Номенклатура дел представляет собойсистематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводствеПравительства, с указанием сроков их хранения по установленной форме.
504. Номенклатура дел закрепляет классификацию(группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексациюдел, сроки их хранения, является основным учетным документом, отражающим состави организацию документального фонда Правительства.
505. Номенклатура дел является основой для составленияописей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личномусоставу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими срокамихранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроковхранения.
506. При составлении номенклатуры дел следуетруководствоваться нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативнымиправовыми актами Калининградской области, определяющими деятельностьПравительства, в том числе Регламентом, настоящей Инструкцией, а такжеположениями о структурных подразделениях аппарата Правительства, штатнымрасписанием и другими документами, регламентирующими деятельность Правительстваи порядок ее документирования, а также номенклатурой дел Правительства запрошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения,типовыми и ведомственными перечнями управленческих документов с указаниемсроков их хранения. При этом изучаются состав и содержание документов,образующихся в деятельности Правительства, включая документы, поступившие издругих государственных органов, органов местного самоуправления, организаций играждан.
507. В Правительстве утверждается сводная номенклатурадел Правительства по форме согласно приложению № 18 к настоящей Инструкции, котораясоставляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел структурных подразделений составляетсяпо форме согласно приложению 18.1 к настоящей Инструкции.
508. Номенклатура дел структурного подразделениясоставляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписываетсяруководителем структурного подразделения и представляется до 01 ноября вКонтрольно-административное управление, в том числе в электронном виде.
Контрольно-административное управление проверяетноменклатуру дел структурного подразделения на соответствие установленнымтребованиям к ее составлению, после чего передает в архив Правительства дляформирования сводной номенклатуры дел Правительства.
509. Вновь созданное или реорганизованноеподразделение обязано в месячный срок составить номенклатуру дел в порядке,предусмотренном пунктом 508 настоящей Инструкции.
Номенклатура дел вновь созданного структурногоподразделения подлежит согласованию с экспертной комиссией Правительства (далее– ЭК). После согласования она присоединяется к действующей сводной номенклатуредел Правительства.
510. Ответственность за организацию своевременногосоставления номенклатуры дел структурных подразделений и представления вКонтрольно-административное управление возлагается на руководителей структурныхподразделений.
511. Сводная номенклатура дел Правительствасоставляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год архивомПравительства с участием Контрольно-административного управления.
512. Сводная номенклатура дел Правительства визируетсялицом, ее составившим, а также сотрудником, ответственным за архив Правительства,подписывается начальником Контрольно-административного управления,согласовывается с ЭК и экспертно-проверочной комиссией при Министерстве покультуре и туризму Калининградской области (далее - ЭПК). После согласования сЭК и ЭПК сводная номенклатура дел Правительства утверждается первым заместителемПредседателя Правительства - Руководителем аппарата Правительства.
Сводная номенклатура дел Правительства согласовываетсяс ЭПК не реже одного раза в 5 лет.
Сводная номенклатура дел Правительства в конце каждогогода уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующегокалендарного года.
В случае изменения функций и структуры Правительствасводная номенклатура дел Правительства подлежит пересоставлению, согласованию сЭК и ЭПК, после чего утверждается заново.
513. После утверждения сводная номенклатура делПравительства вносится в СЭДО.
Структурные подразделения получают выписки изсоответствующих разделов сводной номенклатуры дел Правительства дляиспользования в работе.
514. Сводная номенклатура дел Правительства печатаетсяв трех экземплярах. Первый экземпляр утвержденной сводной номенклатуры делПравительства является документом постоянного срока хранения и включается вноменклатуру дел Контрольно-административного управления. Второй экземплярпередается в архив Правительства в качестве учетного документа. Третийэкземпляр передается в Областное государственное казенное учреждение«Государственный архив Калининградской области» (далее - ОГКУ «ГАКО»).
В качестве рабочего экземпляра в Контрольно-административномуправлении используется копия утвержденной сводной номенклатуры делПравительства.
515. В номенклатуру дел структурных подразделений включаютсязаголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений и постоянноили временно действующих органов (комиссий, советов, коллегий), в том числедокументы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки,в необходимых случаях - копии документов.
Документы, созданные в электронной форме, включаются вноменклатуру дел структурных подразделений по тем же правилам, что и документына бумажном носителе.
Не включаются в номенклатуру дел структурныхподразделений периодические издания, книги, брошюры.
516. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел,не предусмотренные утвержденной сводной номенклатурой дел Правительства,вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений.
Новые заголовки дел включаются в предусмотренные дляэтого резервные номера.
По завершении года данные об изменениях и дополнениях,внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе ситоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурномподразделении в течение года, передаются в архив Правительства.
517. Архивом Правительства на основании полученных отструктурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных вразделы номенклатуры дел структурных подразделений, готовится дополнение к своднойноменклатуре дел Правительства, в котором последовательно в соответствии сразделами сводной номенклатуры дел Правительства указываются заголовки дел, непредусмотренные утвержденным экземпляром сводной номенклатуры дел Правительства.
Дополнение к утвержденной сводной номенклатуре дел Правительствавизируется лицом, ее составившим, а также сотрудником, ответственным за архивПравительства, подписывается начальником Контрольно-административногоуправления и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел,заведенных в Правительстве в течение года, приобщается к утвержденному экземплярусводной номенклатуры дел Правительства.
518. Названиями разделов сводной номенклатуры дел Правительстваявляются наименования структурных подразделений.
Названиями разделов номенклатуры дел структурныхподразделений являются наименования входящих в его состав отделов (секторов).
519. Графы сводной номенклатуры дел Правительства иноменклатуры дел структурных подразделений (далее - номенклатуры дел) заполняютсяследующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуры дел. Индекс дела состоит из индекса структурногоподразделения по классификатору структурных подразделений, утвержденному всоответствии с пунктом 447 настоящей Инструкции, и порядкового номера заголовкадела по номенклатуре дел структурного подразделения. Индексы дел обозначаютсяарабскими цифрами. Например: 10-05, где 10 - индекс структурного подразделения,05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел структурногоподразделения.
В графу 2 включаются заголовки дел.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной формеотражать основное содержание и состав документов дела.
Заголовок дела должен отражать признак (признаки), покоторому(ым) оно сформировано: номинальный - название вида дела (переписка,журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы); авторский- наименование постоянно действующего или временного органа, должностного илииного лица, создавшего документ(ы); корреспондентский - наименованиеорганизации, лица, которому адресованы или от которого получены документы; предметно-вопросный- краткое содержание документов дела; хронологический - дата (период), ккоторой(ому) относятся документы дела; географический - название местности(территории), с которой связано содержание документов дела; указание накопийность документов дела.
Конкретный состав элементов заголовка делаопределяется характером и содержанием документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одномувопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве видадела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобкахуказываются основные разновидности документов, которые должны бытьсгруппированы в деле, например:
Документы о рассмотрении обращений граждан
(обзоры, аналитические записки).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, скем и по какому вопросу она ведется.
Если переписка ведется с однородными корреспондентами,в заголовке дела они указываются обобщенно, например:
Переписка руководителя с территориальными органами
федеральных органов исполнительной власти
Российской Федерации по вопросам основнойдеятельности.
Если переписка ведется с разными организациями,последние в заголовке дела не указываются, а указывается их общее видовоеназвание, например:
Переписка управления по вопросам делопроизводства иархивного дела.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент,если переписка ведется только с ним, например:
Переписка управления с АО «Почта России»
по профильным вопросам деятельности.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетнуюдокументацию, указывается период (квартал, полугодие, год), на (за) которыйсоставлены планы (отчеты), например:
Еженедельные отчеты
Контрольно-административного управления Правительства
Калининградской области по исполнительской дисциплине.
В заголовке дела, содержащего статистические формы,должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр).
Если в дело помещаются копии документов, в заголовокдела включается отметка о копийности, например:
Заключения по результатам юридической экспертизы
проектов правовых актов. Копии.
Заголовки могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Изменения (уточнения) заголовка дела отражаются в рабочемэкземпляре номенклатуры дел структурного подразделения и на обложке дела.
В разделы заголовки дел как правило включаются вследующей последовательности: организационно-распорядительные документы,нормативные правовые акты вышестоящих организаций, организационно-распорядительныедокументы организации (локальные нормативные акты, приказы, распоряжения,поручения и др.), плановые, отчетные документы в последовательности отнаибольшего периода к наименьшему (годовой план (отчет), полугодовой план(отчет), квартальный план (отчет) и так далее), документы, отражающие основнуюдеятельность структурного подразделения, переписка (сначала переписка свышестоящей организацией и органами власти, затем с подведомственнымиорганизациями, после - переписка с иными организациями и гражданами),регистрационно-учетные формы (регистрационных и учетных журналов, картотек и такдалее).
Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончаниикалендарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел(томов).
В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню»указывается срок хранения дела, номера статей по действующему типовому иливедомственному перечню управленческих документов с указанием сроков их хранения.
При включении в номенклатуру дел структурныхподразделений заголовков дел, срок хранения которых не предусмотрен в указанныхперечнях, срок их хранения устанавливается ЭК по представлению руководителяструктурного подразделения, в деятельности которого образуются указанные дела,и согласовывается с ЭПК.
Сроки хранения электронных документов соответствуютсрокам хранения документов, установленным для аналогичных документов набумажном носителе.
Отметка «ЭПК», проставленная к срокам храненияотдельных категорий дел, означает, что документы, включенные в дело или ихчасть, могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизыценности.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки озаведении дел («Заведено»), о переходящих делах («Переходящие с 2019 года»), овыделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, опередаче дел в другие структурные подразделения и другие отметки.
Если дело формируется в информационной системе ивключает электронные документы, в графе «Примечание» отмечается, что деловедется в электронном виде («Электронные документы»).
520. По завершении календарного года в каждомструктурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре делструктурного подразделения, в которую вносятся сведения о категориях иколичестве дел, заведенных в структурном подразделении (далее - итоговаязапись).
Сведения, содержащиеся в итоговой записи, ежегодно непозднее 01 февраля структурными подразделениями передаются в архивПравительства.
В итоговой записи отдельно указывается количествозаведенных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 летвключительно) сроков хранения на бумажном носителе и количество переходящих дели дел с отметкой «ЭПК». Итоговая запись дополняется данными о количествеэлектронных дел соответствующих сроков хранения.
Итоговая запись составляется с учетом данных,внесенных в графу 3 номенклатуры дел структурного подразделения «Количестводел».
521. На основании данных, переданных из структурныхподразделений, архивом Правительства составляется итоговая запись к своднойноменклатуре дел Правительства, в которую вносятся сведения о категориях иколичестве дел, заведенных в Правительстве, и передается в ОГКУ «ГАКО».
Глава 2. Порядок формирования дел и их хранение втекущем
делопроизводстве
522. Формирование дела - это группировка исполненныхдокументов в дело в соответствии с утвержденной сводной номенклатурой дел Правительстваи их систематизация внутри дела.
523. Дела формируются в структурных подразделенияхлицами, ответственными за ведение делопроизводства.
524. Дело считается заведенным с момента включения внего первого исполненного документа.
525. После исполнения документы на бумажном носителе всрок, не превышающий 15 календарных дней, помещаются (подшиваются) в дела спроставлением отметки о списании документа в СЭДО.
Индекс дела, в которое должен быть подшит документ,определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель всоответствии с утвержденной сводной номенклатурой дел Правительства.
526. При формировании дел необходимо соблюдатьследующие основные правила:
1) в дело помещаются только исполненные документы,соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре делструктурного подразделения;
2) в дело включаются документы одного календарногогода, за исключением переходящих, судебных, личных дел;
3) документы постоянного и временных сроков хранениягруппируются в дела раздельно;
4) факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаютсяв дела с перепиской;
5) в дело включается по одному экземпляру каждогодокумента;
6) в дело помещаются документы, оформленные всоответствии с требованиями настоящей Инструкции (документы должны иметь дату,подпись и другие необходимые реквизиты);
7) в дело не включаются документы, подлежащиевозврату, лишние экземпляры и черновики;
8) по объему дело, включающее документы на бумажномносителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина делсо сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см); при превышенииданного объема заводится второй и последующие тома; при наличии в деленескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе сдобавлением обозначения номера тома («т.1», «т.2» и так далее);
9) документы внутри дела располагаются вхронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или ихсочетании.
527. Правовые акты, распорядительные документыгруппируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.Документы-основания к правовым актам и распорядительным документам включаются вотдельное дело.
528. Приказы по основной деятельности группируютсяотдельно от приказов по личному составу.
529. Приказы по личному составу формируются в дела всоответствии со сроками хранения.
530. Документы в личных делах располагаются по мере ихпоступления. Ведение личных дел государственных гражданских служащих РоссийскойФедерации осуществляется в соответствии с Указом Президента РоссийскойФедерации от 30 мая 2005 года № 609 «Об утверждении Положения о персональныхданных государственных гражданских служащих Российской Федерации и ведении еголичного дела».
531. Протоколы в деле располагаются в хронологическомпорядке по номерам. Документы по исполнению решений протоколов включаются вотдельные дела и внутри дела систематизируются по хронологии и порядку номеровпротоколов.
Допускается группировка документов по исполнению решенийпротоколов вместе с протоколами, в случае если решения исполнены в текущем годуи объем формируемого в таком порядке дела не превышает 250 листов (при толщинене более 4 см).
532. Поручения Губернатора, первого заместителяПредседателя Правительства - Руководителя аппарата Правительства и заместителейПредседателя Правительства группируются в дела в том же порядке, что ипротоколы.
533. Переписка группируется в дела по тематике и/иликорреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности:документ-ответ помещается за документом-запросом по дате ответа, инициативныеписьма - по дате регистрации.
Письменные обращения граждан (предложения, заявления,жалобы и другие) группируются в дела вместе с документами по их рассмотрению исистематизируются в хронологической последовательности и по номерам.
Обращения граждан, рассматриваемые в рамках личногоприема руководителя, группируются в дела вместе с документами, поручениями поих рассмотрению и систематизируются в хронологической последовательности и пономерам.
Невостребованные подлинники личных документов(дипломы, свидетельства о рождении, свидетельства о регистрации брака, иныедокументы), являющиеся приложениями к письменному обращению гражданина,вкладываются в конверт, который помещается в дело вместе с обращениемгражданина и актом о поступлении подлинных документов заявителя.
Фотографии, присланные заявителем, также вкладываютсяв конверт и помещаются в дело вместе с обращением гражданина.
534. Резолюции руководителей, составленные наотдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся.
535. Поручения Президента Российской Федерации идокументы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируютсяв дела в хронологическом порядке по датам ответов.
536. Электронные документы формируются в электронныедела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.
Электронные документы после их исполнения или отправкиподлежат хранению в СЭДО Правительства в течение сроков, предусмотренных дляаналогичных документов на бумажном носителе.
Электронные документы, независимо от их объема,включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
537. Формирование и хранение дел до передачи их нахранение в архив Правительства или на уничтожение осуществляется структурным подразделением,электронных дел - в СЭДО Правительства.
538. Дела постоянного и временных (свыше 10 летвключительно) сроков хранения передаются в архив Правительства не ранее чемчерез 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроковхранения в архив Правительства не передаются, хранятся в структурныхподразделениях и по истечении срока хранения подлежат выделению к уничтожению вустановленном порядке.
В исключительных случаях по решению первого заместителяПредседателя Правительства - Руководителя аппарата Правительства дела временных(до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив Правительства поописям дел.
539. В каждом структурном подразделении назначаютсясотрудники, ответственные за формирование документов в дела и обеспечение ихоперативного хранения (как правило, это сотрудники, ответственные заделопроизводство). Данная обязанность закрепляется в должностном регламенте(инструкции).
540. Дела на бумажном носителе в структурныхподразделениях размещаются в шкафах, на стеллажах, в сейфах.
Дела должны располагаться вертикально, корешкаминаружу и в соответствии с выпиской из сводной номенклатуры дел Правительства дляобеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска. На корешкахобложек дел указываются индекс дела, год формирования документов в деле,заголовок дела (при необходимости).
541. Выдача дел (документов) сотрудникам другихструктурных подразделений осуществляется по согласованию между руководителямиструктурных подразделений на основании мотивированной служебной записки.
Дела (документы) выдаются под расписку на срок неболее 1 месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено наместо его хранения.
На выданное дело заводится карта-заместитель дела поформе согласно приложению № 22 к настоящей Инструкции.
542. Иным государственным органам, органам местногосамоуправления и организациям дела (документы) выдаются на основании ихписьменных запросов с разрешения первого заместителя Председателя Правительства- Руководителя аппарата Правительства с составлением акта о выдаче дел(документов) во временное пользование.
543. Изъятие (выемка) документов (дел), находящихся наоперативном хранении, производится в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления)соответствующего органа власти и разрешения первого заместителя ПредседателяПравительства - Руководителя аппарата Правительства.
При изъятии подлинников документов в дело помещаетсязаверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятияподлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного заформирование и (или) хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела, послерассмотрения и решения вопроса возвращается в дело, при этом копия, помещеннаяв дело вместо подлинника, изымается.
544. Если отдельные документы, уже включенные в дело,находящиеся на оперативном хранении в структурном подразделении, временнотребуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формированиеи хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель документа по формесогласно приложению № 22.1 к настоящей Инструкции, с указанием информации,когда, кому и на какой срок выдан документ.
545. В целях установления фактического наличия документови дел в структурных подразделениях делопроизводителями (лицами, ответственнымиза формирование документов в дела и обеспечение их хранения) подразделений иКонтрольно-административным управлением должны проводиться проверки условийхранения документов, наличия и состояния документов и дел: перед передачейдокументов в архив Правительства, при перемещении дел, при смене руководителяструктурного подразделения, при реорганизации и ликвидации структурногоподразделения.
По итогам проверки составляется акт проверки условийхранения документов, наличия и состояния документов и дел в структурномподразделении (далее - акт проверки) согласно приложению № 18.2 к настоящейИнструкции, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел.С актом проверки ознакамливается руководитель структурного подразделения, послечего акт проверки предоставляется заместителю руководителя аппаратаПравительства, курирующему проверяемое структурное подразделение, дляинформирования о состоянии дел.
546. При обнаружении отсутствия дел, числящихся пономенклатуре дел структурного подразделения, руководителем структурногоподразделения принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не даетрезультата, назначается служебная проверка в целях установления причин ихотсутствия, по итогам которой составляется соответствующее заключение.
Факт утраты дела фиксируется в акте об утратедокументов (далее - акт об утрате) согласно приложению № 18.3 к настоящейИнструкции, составляемом и подписываемом руководителем структурногоподразделения и начальником Контрольно-административного управления в двухэкземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроковхранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет)сроков хранения или постоянного хранения). Один экземпляр акта об утрате хранитсяв Контрольно-административном управлении, второй - в структурном подразделении;при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянногохранения экземпляр акта об утрате представляется в архив Правительства припередаче дел структурного подразделения на архивное хранение. При утратедокументов постоянного срока хранения акт об утрате подлежит согласованию с ЭК.
Одновременно с этим принимаются меры по замещениюутраченного дела (документа) копиями документов.
547. Руководители структурных подразделений иработники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранностьдокументов и дел.
548. Лица, виновные в утрате, порче или самовольномуничтожении служебных документов, несут ответственность в установленномпорядке.
549. Контроль за соблюдением правил формирования ихранения дел в структурных подразделениях осуществляетКонтрольно-административное управление.
Глава 3. Порядок подготовки документов к передаче нахранение
в архив
550. Подготовка документов к последующему архивномухранению осуществляется ежегодно работниками, ответственными заделопроизводство в структурных подразделениях, и включает проведение экспертизыценности документов, оформление дел, составление описей дел, составление предложенийк акту о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.
551. Экспертиза ценности документов - это изучениесостава и содержания документов, образующихся в деятельности Правительства, наосновании критериев ценности документов в целях определения сроков их храненияи отбора документов на их дальнейшее хранение.
552. Экспертиза ценности документов проводитсяежегодно по завершении делопроизводственного года делопроизводителямиструктурных подразделений при методической помощи Контрольно-административногоуправления и архива Правительства.
553. При проведении экспертизы ценности документов вструктурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного ивременного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, дляпередачи в архив Правительства, отбор документов временных (до 10 летвключительно) сроков хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурныхподразделениях, выделение к уничтожению документов и дел, сроки хранениякоторых истекли.
Одновременно проверяется качество и полнотаноменклатур дел, правильность определения сроков хранения дел.
554. Отбор документов проводится на основании типовых иведомственных перечней управленческих документов с указанием сроков хранения иноменклатур дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения куничтожению только на основании заголовков дел.
Дела постоянного хранения подлежат полистномупросмотру, в ходе которого изымаются дублетные экземпляры документов,черновики, неоформленные копии и документы временного срока хранения.
Дела с отметкой «ЭПК» также подлежат полистномупросмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянногохранения.
Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документыпостоянного хранения, переформируются. Выделенные из их состава документыпостоянного хранения присоединяются к однородным делам или формируются всамостоятельные дела.
Подшивка вновь сформированных дел производится толькопосле завершения экспертизы ценности документов.
Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в предложениек акту о выделении к уничтожению документов и дел. При этом отметка «ЭПК» в предложениик акту не указывается.
555. Для организации и проведения работы по экспертизеценности документов в Правительстве приказом Руководителя аппаратаПравительства создается экспертная комиссия.
Задачи, функции, права, организация работы экспертнойкомиссии определяются положением о ней, утверждаемым приказом Руководителяаппарата Правительства.
556. Экспертиза ценности электронных документовпроводится в порядке, установленном для проведения экспертизы ценностидокументов на бумажном носителе. При проведении экспертизы ценности электронныхдокументов дополнительно учитывается:
1) подлинность электронного документа, наличиеэлектронной подписи и положительного результата ее проверки;
2) возможность воспроизведения и обработки информацииэлектронных документов без использования оригинального программногообеспечения;
3) возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) срокахранения, проведения технологических миграций электронных документов.
557. По результатам экспертизы ценности документов вструктурных подразделениях проводится оформление дел и составляются описи делпостоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личномусоставу, а также составляются предложения к акту о выделении к уничтожениюдокументов и дел, не подлежащих хранению, в установленном порядке.
558. В зависимости от сроков хранения проводитсяполное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного,временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.
Полное оформление дела включает в себя комплекс работпо подшивке (переплету) документов дела, нумерации листов дела, составлению листа-заверителядела, оформлению обложки дела и, в случаях, предусмотренных пунктом 562настоящей Инструкции, составление внутренней описи документов дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока храненияподлежат частичному оформлению: допускается хранить в скоросшивателях, непроводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать,заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки заполняются поупрощенной схеме (без проставления архивного шрифта, количества листов в деле).
559. Сформированные дела подшиваются на четыре проколав твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всехдокументов, дат, виз и указаний по исполнению документа. При подготовке дел кподшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документовудаляются. При необходимости в начале дела подшиваются листы внутренней описидокументов дела, в конце каждого дела подшивается лист-заверитель дела.
При наличии в деле невостребованных личных документов(трудовых книжек, дипломов и др.) они вкладываются в конверт, который затемподшивается в дело.
560. В целях обеспечения сохранности и закрепленияпорядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кромелиста-заверителя дела и внутренней описи документов дела) нумеруются арабскимицифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом илинумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей,нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративныедокументы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотнойстороне на верхнем поле листа.
Сложенный лист (форматов А3, А2) разворачивается инумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата,подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый засередину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями,вырезками, выписками и так далее) нумеруется как один лист. Если к документуподклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и такдалее), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. Приэтом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложениев конверте.
Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, вседело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставитсяновый номер листа.
561. После завершения нумерации листов составляетсялист-заверитель дела по форме в соответствии с приложением № 19 к настоящейИнструкции.
Лист-заверитель дела составляется для учета количествалистов в деле и фиксации особенностей их нумерации и физического состояния.
В листе-заверителе дела цифрами и прописью указываетсяколичество пронумерованных листов дела, в том числе литерные номера листов ипропущенные номера листов (при наличии), через знак «+» (плюс) указывается количестволистов внутренней описи.
В графах 1 и 2 листа-заверителя дела оговариваютсяособенности физического состояния и формирования дела, в том числе:
1) листы с наклеенными фотографиями, документами,вырезками из газет с указанием номеров листов;
2) крупноформатные листы с указанием номеров листов;
3) конверты с вложениями и количество вложений суказанием номеров листов.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем суказанием должности, расшифровки подписи, даты составления.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела(повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новыхдокументов и так далее) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой насоответствующий акт в графе 1.
562. Внутренняя опись документов дела составляется дляучета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учеткоторых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные,судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностямдокументов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись документов дела составляется наотдельном листе (листах) по форме согласно приложению № 20 к настоящей Инструкции,в которой указываются порядковый номер записи, регистрационный индексдокумента, дата документа, заголовок, номера листов дела и примечание.
К внутренней описи документов дела составляетсяитоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенныхв нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается еесоставителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составленияописи.
Изменения состава документов дела (изъятие, включениедокументов, замена их копиями и так далее) отражаются в графе «Примечание»внутренней описи документов дела со ссылками на соответствующие акты, принеобходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи илист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель дела зачеркивается, носохраняется в деле.
563. Форма обложки дела постоянного, временных (свыше10 лет) сроков хранения и по личному составу приведена в приложении № 21 кнастоящей Инструкции.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляютсяследующим образом: «Правительство Калининградской области» - указываетсяполностью в именительном падеже; «наименование структурного подразделения» -указывается наименование структурного подразделения в соответствии сутвержденной структурой; «заголовок дела» переносится из сводной номенклатурыдел Правительства (заголовок должен соответствовать содержанию документов вделе, при необходимости в заголовок могут быть внесены уточнения); «номер тома»- указывается, если дело состоит из нескольких томов; «количество листов вделе» - проставляется на основании листа-заверителя дела; «срок хранения дел» -переносится из сводной номенклатуры дел Правительства после сверки его потиповому перечню документов с указанием сроков их хранения (на делах постоянногохранения пишется «хранить постоянно»), «крайние даты дела» - указываются даты(год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в дело включены документы, дата которых выходитза рамки крайних дат документов дела, под строкой «Крайние даты» делаетсязапись: «В деле имеются документы за. год(ы)». При составлении описей делданная запись может указываться в графе «Примечание».
Крайней датой дела, содержащего распорядительную ииную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная дата имеетважное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей),являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самогораннего и самого позднего документов, включенных в состав дела.
Крайней датой дела, содержащего протоколы заседаний,являются даты первого и последнего протокола, составляющих дело, или датыутверждения (если протоколы утверждаются).
Крайней датой личного дела являются даты подписанияприказов о приеме и увольнении лица, на которого оно заведено.
При обозначении дат дела сначала указывается число,затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца- словом, например: 09 мая 2020 года.
На обложках дел постоянного хранения предусматриваетсяместо (сверху и снизу) для наименования государственного архива, в которыйбудут передаваться дела, и архивного шифра.
564. Описи дел в структурных подразделенияхсоставляются под методическим руководством Контрольно-административногоуправления и архива Правительства.
На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно)описи не составляются.
565. Описи дел (электронных дел) структурныхподразделений составляются по формам в соответствии с приложениями № 21.1 и № 21.2к настоящей Инструкции отдельно на дела постоянного хранения, дела временных(свыше 10 лет) сроков хранения, дела по личному составу, электронные дела.
566. При составлении описей дел структурногоподразделения соблюдаются следующие требования:
1) заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии ссистематизацией дел в номенклатуре дел структурного подразделения;
2) каждое дело вносится в опись под самостоятельнымпорядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый томвносится в опись под самостоятельным номером);
3) порядок нумерации дел в описи - валовый;
4) графы описи заполняются в соответствии с темисведениями, которые вынесены на обложку дела;
5) при внесении в опись подряд дел (томов) содинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;
6) графа описи дел «Примечания» используется дляотметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче делдругим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронныхкопий дел.
567. В итоговой записи описи дел указываются (цифрамии прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера делв описи.
568. При составлении описи на электронные дела в описьвключаются: порядковый номер электронного дела по описи, индекс электронногодела, заголовок дела, крайние даты дела, объем электронного дела в мегабайтах,примечание.
В опись электронных дел включается приложение к описи- реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела, вкотором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждоеэлектронное дело.
569. Описи дел структурного подразделения составляютсяв двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителемструктурного подразделения, согласовываются с начальникомКонтрольно-административного управления. Реестр документов (контейнеровэлектронных документов) электронного дела, являющийся приложением к описиэлектронных дел, подписывается составителем реестра с указанием должности,инициалов, фамилии.
Первый экземпляр описи дел структурного подразделенияпередается в архив Правительства не позднее чем через год после завершения делв делопроизводстве, второй - остается в качестве контрольного экземпляра в структурномподразделении. Также в архив Правительства передаются описи дел структурныхподразделений в электронном виде в редактируемом формате для подготовки годовыхразделов сводных описей дел.
570. По указанным описям дел структурногоподразделения дела (документы) передаются в архив Правительства.
571. На дела, прошедшие экспертизу, не имеющиеисторической ценности и практического значения в структурных подразделениях,составляются предложения к акту о выделении к уничтожению архивных документов идел, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению № 21.3 к настоящейИнструкции, на основании которых архив Правительства составляет акт о выделениик уничтожению архивных документов и дел, не подлежащих хранению, по формесогласно приложению № 21.4к настоящей Инструкции.
На электронные документы составляется отдельный акт овыделении к уничтожению документов (контейнеров электронных документов)электронных дел по форме акта о выделении к уничтожению архивных документов идел, не подлежащих хранению.
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению архивныхдокументов и дел, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок храненияистек к 01 января года, в котором данный акт составлен.
572. Акт о выделении к уничтожению архивных документови дел, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭКодновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу.
573. Акт о выделении к уничтожению архивных документови дел, не подлежащих хранению, утверждается первым заместителем ПредседателяПравительства - Руководителем аппарата Правительства после утверждения ЭПК описейдел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу. После утвержденияакта о выделении к уничтожению архивных документов и дел, не подлежащиххранению, включенные в него дела могут быть уничтожены.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются напереработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.
После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляютсяотметки, заверяемые подписью лица, ответственного за архив Правительства (припроставлении отметок в сводной номенклатуре дел Правительства), или лица,ответственного в структурном подразделении за делопроизводство (припроставлении отметок в номенклатуре дел структурного подразделения), и датой:
«Уничтожено. См. акт № _____ от ________
Подпись, инициалы, фамилия».
574. Электронные документы с истекшими срокамихранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чегопроводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническимисредствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожениюдокументов (контейнеров электронных документов) электронных дел.
Электронные документы считаются уничтоженными, если ихнельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации ииз резервных копий.
575. Дела передаются в архив Правительства всоответствии с графиком передачи документов, утвержденным Руководителемаппарата Правительства.
576. В период подготовки дел на бумажном носителеструктурным подразделением к передаче в архив Правительства работником архивапроверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количествадел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатуройдел Правительства.
Все выявленные при проверке недостатки в формированиии оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
577. Прием каждого дела производится работником архиваПравительства в присутствии работника структурного подразделения. При этом наобоих экземплярах описи проставляются отметки о наличии дел, включенных в опись.В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количествофактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, атакже проставляются подписи лица, ответственного за архив Правительства, илица, передавшего дела.
578. В случае ликвидации или реорганизацииструктурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства, впериод проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документыв дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства независимо от сроковхранения. Передача дел осуществляется по описям дел структурных подразделений исводной номенклатуре дел Правительства.».
16. Приложение № 5 к указанной инструкции изложить вредакции согласно приложению № 1 к настоящим изменениям.
17. Приложение № 6 к указанной инструкции изложить вредакции согласно приложению № 2 к настоящим изменениям.
18. Приложение № 18 к указанной инструкции изложить вредакции согласно приложению № 3 к настоящим изменениям.
19. Дополнить приложением № 18.1 к указаннойинструкции согласно приложению № 4 к настоящим изменениям.
20. Дополнить приложением № 18.2 к указаннойинструкции согласно приложению № 5 к настоящим изменениям.
21. Дополнить приложением № 18.3 к указаннойинструкции согласно приложению № 6 к настоящим изменениям.
22. Приложение № 19 к указанной инструкции изложить вредакции согласно приложению № 7 к настоящим изменениям.
23. Приложение № 20 к указанной инструкции изложить вредакции согласно приложению № 8 к настоящим изменениям.
24. Приложение № 21 к указанной инструкции изложить вредакции согласно приложению № 9 к настоящим изменениям.
25. Дополнить приложением № 21.1 к указаннойинструкции согласно приложению № 10 к настоящим изменениям.
26. Дополнить приложением № 21.2 к указаннойинструкции согласно приложению № 11 к настоящим изменениям.
27. Дополнить приложением № 21.3 к указаннойинструкции согласно приложению № 12 к настоящим изменениям.
28. Дополнить приложением № 21.4 к указаннойинструкции согласно приложению № 13 к настоящим изменениям.
29. Приложение № 22 к указанной инструкции изложить вредакции согласно приложению № 14 к настоящим изменениям.
30. Дополнить приложением № 22.1 к указаннойинструкции согласно приложению № 15 к настоящим изменениям.
Приложение № 1
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 5
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Образец оформления полного протокола
2 см
| П Р О Т О К О Л заседания Совета по делам ветеранов при Губернаторе Калининградской области 26 июня 2020 года | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 1 инт.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Председатель - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О.
1 инт. 1,25 см
Докладчик - должность, Фамилия И.О. Содокладчик - должность, Фамилия И.О. 2. О плане работы Совета по делам ветеранов при Губернаторе Калининградской области во втором полугодии 2020 года.
2 инт. 1,0 см 3,0 см
Фамилия И.О. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. - краткая запись выступления. РЕШИЛИ: 1.1. Продолжить работу по реализации программы... 1.2. Доложить результаты реализации программы…во втором полугодии 2020 года. Срок - 00.00.0000
2. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. - краткая запись выступления. РЕШИЛИ: 2.1. Одобрить план работы Совета по делам ветеранов при Губернаторе Калининградской области во втором полугодии 2020 года. Срок - 00.00.0000
Председатель подпись И.О. Фамилия Секретарь подпись И.О. Фамилия
Фамилия Имя Отчество исполнителя
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2,0 см
Образецоформления краткого протокола
|
| П Р О Т О К О Л совещания у Губернатора Калининградской области ФАМИЛИЯ И.О. 27 июля 2020 года | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 1 инт.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Присутствовали: должность - Фамилия И.О.
1. О… Фамилия И.О. докладчика, Фамилия И.О. содокладчика
2 инт. 1,25 см
2.1. Проинформировать… Срок - 00.00.0000 Ответственный: заместитель Председателя Правительства 1,0 см 3,0 см
Срок - 00.00.0000 Ответственный: Министерство развития инфраструктуры
Должность подпись И.О. Фамилия
Фамилия Имя Отчество исполнителя 2,0 см | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Приложение № 2
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 6
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
2,0 см
Образец оформления поручения
| 2 см | ||||||||||||||||||||||||||
| 1 инт.
П О Р У Ч Е Н И Я по итогам…
1,25 см | ||||||||||||||||||||||||||
|
Министерство финансов (Петров П.П.), Муниципальное образование… (Сидоров С.С.)
1 инт.
1 инт. 3,0 см 1,0 см
1 инт.
Срок: 00.00.0000
подпись И.О. Фамилия Фамилия Имя Отчество исполнителя 2,0 см | ||||||||||||||||||||||||||
Приложение № 3
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 18
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
ФОРМА
| Правительство Калининградской области
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
На __________ год | УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Председателя Правительства Калининградской области - Руководитель аппарата Правительства Калининградской области ___________________________________ (подпись) (расшифровка подписи)
«_____»_______________20___ года |
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел (томов) | Срок хранения дела и № статьи по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Начальник
Контрольно-административногоуправления
ПравительстваКалининградской области Подпись И.О. Фамилия
Дата
Визалица, ответственного за архив Правительства
Визалица, составившего номенклатуру дел
| СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии Правительства Калининградской области
от ____________№ ______________
| СОГЛАСОВАНО Протокол экспертно-проверочной комиссии при Министерстве по культуре и туризму Калининградской области от ____________№ ______________
|
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в __________ году
в Правительстве Калининградской области
| По срокам хранения | Вид дела | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Постоянного | Сформированные на бумажном носителе |
|
|
|
| Электронные дела |
|
|
| |
| Временного (свыше 10 лет) | Сформированные на бумажном носителе |
|
|
|
| Электронные дела |
|
|
| |
| Временного (до 10 лет включительно) | Сформированные на бумажном носителе |
|
|
|
| Электронные дела |
|
|
| |
| Итого | Сформированные на бумажном носителе |
|
|
|
| Электронные дела |
|
|
| |
Начальник
Контрольно-административногоуправления
ПравительстваКалининградской области подпись И.О.Фамилия
Дата
Итоговыесведения переданы в Областное государственное казенное учреждение«Государственный архив Калининградской области»
Должностьлица, ответственного
заархив Правительства подпись И.О. Фамилия
Дата
Приложение № 4
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 18.1
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
ФОРМА
Правительство
Калининградскойобласти
Наименование
структурногоподразделения
НОМЕНКЛАТУРАДЕЛ
на________ год
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел (томов) | Срок хранения дела и № статьи по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
Руководительструктурного
подразделения Подпись И.О.Фамилия
Дата
Визалица, ответственного за ведение делопроизводства
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в __________ году
в _________________________________________________________________
(наименование структурногоподразделения)
| По срокам хранения | Вид дела | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Постоянного | Сформированные на бумажном носителе |
|
|
|
| Электронные дела |
|
|
| |
| Временного (свыше 10 лет) | Сформированные на бумажном носителе |
|
|
|
| Электронные дела |
|
|
| |
| Временного (до 10 лет включительно) | Сформированные на бумажном носителе |
|
|
|
| Электронные дела |
|
|
| |
| Итого | Сформированные на бумажном носителе |
|
|
|
| Электронные дела |
|
|
| |
Руководительструктурного
подразделения Подпись И.О.Фамилия
Дата
Итоговыесведения переданы в архив Правительства
Калининградскойобласти
Должностьлица, ответственного
заведение делопроизводства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Приложение № 5
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 18.2
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
ФОРМА
А К Т
проверки условий хранения документов, наличия и состояния
документов и дел в структурном подразделении
В результате проверки условий хранения документов,наличия и состояния документов и дел, проведенной в ______________________________________________ в период с __________ по ______
(наименование структурного подразделения)
всвязи ______________________________________________________________________
(указываетсяпричина проведения проверки)
установлено:
I. Документы (дела) за __________ год:
1.Информация о делах, завершенных в делопроизводстве, прошедших обработку:
1.1.Имеются описи дел _____________________________________________________.
(да/нет)
1.2.Сданы дела в архив _____________________________________________________.
(да/нет)
1.3.Числится по описям дел1 _______________________________________ из них:
-в наличии _________________________________________________________________;
-не оказалось в наличии ____________________________________________________
1.4.Количество дел временного срока хранения по номенклатуре дел _______________ из них:
-в наличии _________________________________________________________________;
-не оказалось в наличии ____________________________________________________
____________________________
1 Заполняется в случае, если на момент проверкисоставлены описи дел, а дела в архив не переданы.
2.Информация о делах, завершенных в делопроизводстве, не прошедших обработку:
| № п/п | Дела | Числится по номенклатуре дел | В наличии | Не оказалось в наличии |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 | Дела постоянного срока хранения |
|
|
|
| 2 | Дела по личному составу |
|
|
|
| 3 | Дела временного срока хранения |
|
|
|
II. Документы (дела) за текущий год:
1.Числится по номенклатурезаголовков дел ________________________________.
2. Заведено _____________________________________________________________ дел.
III. Характеристика условий хранения
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
IV. Дополнительная информация
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Проверкупроизводили:
Наименованиедолжностей
работниковструктурных
подразделений Подписи расшифровкаподписей
Наименованиедолжности работника
Контрольно-административного
управленияПравительства
Калининградскойобласти Подпись расшифровка подписи
Дата
Приложение № 6
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 18.3
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
ФОРМА
Правительство Калининградской области
_______________________________________________________________
(наименование структурногоподразделения)
АКТ
об утрате документов
«___»____________2020года №_____
В результате проверки условий хранения документов,наличия и состояния документов и дел, проведенной в связи _____________________________________________________________________________
(указывается причина проведения проверки)
установленоотсутствие перечисленных ниже дел, предпринятые меры по розыску делположительных результатов не дали:
| № п/п | Индекс дела по номенклатуре дел | Заголовок дела | Крайние даты | Предполагаемые причины утраты документов |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 1 |
|
|
|
|
Итого ___________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
Содержаниеутраченных документов может быть частично восполнено:
_____________________________________________________________________________
(указываются меры позамещению утраченных документов)
Руководитель
структурногоподразделения подпись И.О.Фамилия
Начальник
Контрольно-административногоуправления
ПравительстваКалининградской области подпись И.О. Фамилия
СОГЛАСОВАНО*
Протокол экспертной комиссии
Правительства Калининградскойобласти
от ______________№______________
______________________
*Если необнаружены дела постоянного хранения.
Приложение № 7
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 19
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
ФОРМА
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _________
В дело подшито ипронумеровано ___________________________________ листов
(цифрами и прописью)
с № __________________________ по № ___________________________ , в том числе:
литерные номера листов ____________________________________________________;
пропущенные номера листов ________________________________________________
+ листов внутренней описи __________________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
|
|
|
|
|
|
Наименованиедолжности
лица,составившего
лист-заверительдела подпись И.О.Фамилия
Приложение № 8
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 20
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
ФОРМА
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № ______________
| № п/п | Регистрационный индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 |
|
|
|
|
|
ИТОГО _______________________ _________ ________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количестволистов внутренней описи _______________________________ листов.
(цифрамии прописью)
Наименованиедолжности
лица,составившего
внутреннююопись
документовдела подпись И.О.Фамилия
Дата
Приложение № 9
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 21
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
ФОРМА
_____________________________________________________________________________
(наименование государственногоархива)*
ПРАВИТЕЛЬСТВО КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ
_____________________________________________________________________________
(наименование исполнительного органагосударственной власти)
_____________________________________________________________________________
(наименование структурногоподразделения)
ДЕЛО № _____________ Том № ________
_____________________________________________________________________________
(заголовок дела)
_____________________________________________________________________________
(крайние даты)
На _______ листах __________
Хранить ___________________
*
___________________________________
*заполняетсяархивным учреждением
Приложение № 10
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 21.1
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
ФОРМА
Правительство
Калининградскойобласти
____________________________________________
(наименованиеструктурного подразделения)
ОПИСЬ № ______________
дел _____________________
за ___________ год
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Срок хранения* | Количество листов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Название раздела | ||||||
| 1 |
|
|
|
|
|
|
| 2 |
|
|
|
|
|
|
_________________________
* Графаопускается в описи дел постоянного срока хранения.
Вданную опись внесено ________________________________________________ дел
(цифрамии прописью)
с № ____________________________ по № _________________________ , в том числе:
литерныеномера: ___________________________________________________________
пропущенныеномера: _______________________________________________________
Руководительструктурного подразделения Подпись И.О. Фамилия
Дата_______________
СОГЛАСОВАНО
НачальникКонтрольно-административного управления
ПравительстваКалининградской области
__________________ И.О.Фамилия
(подпись)
Дата
Передал _________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.
(цифрамии прописью)
Наименование должностиработника
структурногоподразделения Подпись И.О.Фамилия
Принял _________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
и _____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам.
(цифрамии прописью)
Наименование должности
работника архива Правительства Подпись И.О. Фамилия
Дата
Приложение № 11
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 21.2
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
ФОРМА
Правительство
Калининградской области
______________________________________________
(наименованиеструктурного подразделения)
ОПИСЬ № ________________
электронных дел, документов
______________________________
за ___________ год
| № п/п | Индекс электронного дела | Заголовок дела | Крайние даты дела* | Объем электронного дела, Мб | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Наименование раздела | |||||
| 1 |
|
|
|
|
|
В данную опись внесено ________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № ________________________ по № _______________________ , в том числе:
объемом ______________________________________________ Мб.
____________________________________
* Графаопускается в описи дел постоянного срока хранения.
Руководительструктурного
подразделения Подпись И.О. Фамилия
Дата_______________
СОГЛАСОВАНО
Начальник Контрольно-административногоуправления
Правительства Калининградскойобласти
__________________ И.О. Фамилия
(подпись)
Дата
Передал _________________________________________________________________ дел
(цифрамии прописью)
и _____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам,
(цифрами и прописью)
o бъёмом ______________________________________________ Мб.
Наименованиедолжности работника
структурногоподразделения Подпись И.О.Фамилия
Принял _______________________________________________________________ дел
(цифрамии прописью)
и _____________________ регистрационно-контрольных картотек к документам,
(цифрами и прописью)
o бъемом _____________________________________ Мб.
Наименованиедолжности
работникаархива Правительства Подпись И.О.Фамилия
Дата
ПРИЛОЖЕНИЕК ОПИСИ № _________
электронныхдел, документов
_____________________________________
За___________ год
Реестр документов (контейнеров электронных документов)
электронного дела:*
№ед.хр. по описи ______________________ Индекс дела _________________
Заголовокдела _____________________________________________________
| Дата документа | Рег. № документа | Наименование документа | Объем электронного дела, Мб | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
|
|
|
|
Наименованиедолжности
составителяописи Подпись И.О.Фамилия
_____________________________________
*Составляетсяна каждое электронное дело.
Приложение № 12
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 21.3
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
ФОРМА
Правительство
Калининградской области
________________________________________
(наименование структурного подразделения)
ПРЕДЛОЖЕНИЯ К АКТУ
о выделении к уничтожению
архивных документов и дел,
не подлежащих хранению
№ ____________ от _____________
На основании _________________________________________________________
(названиеи выходные данные перечня документов с указанием
срокових хранения)
отобранык уничтожению в ____ году как не имеющие научно-исторической ценности иутратившие практическое значение документы:
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела (групповой заголовок документов) | Годы | Количество ед. хр. | Сроки хранения и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 |
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________________ ед. хр. За__________________ год(ы).
(цифрами и прописью)
Руководитель структурногоподразделения ________ И.О. Фамилия
(подпись)
Наименование должности лица,
ответственного заделопроизводство ____________ И.О. Фамилия
(подпись)
Приложение № 13
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 21.4
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
ФОРМА
| Правительство Калининградской области
АКТ | УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Председателя Правительства - Руководитель аппарата Правительства | |||
| ____________ | №_______________ |
| ||
| о выделении к уничтожению архивных документов и дел, не подлежащих хранению | __________ |
| ___________________ | |
| (подпись) |
| (расшифровка подписи) | ||
| Дата_______________ | ||||
Наосновании _______________________________________________________________
(название ивыходные данные перечня документов
суказанием сроков их хранения)
отобранык уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившиепрактическое значение документы фонда № ____________________
(название фонда)
| № п/п | Заголовок дела (групповой заголовок документов) | Годы | Номер описи* | Номер ед. хр. по описи | Количество ед. хр. | Сроки хранения и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1 |
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________________ ед. хр. За__________________ год(ы).
(цифрами и прописью)
Описидел постоянного хранения за годы утверждены экспертно-проверочной
комиссиейпри Министерстве по культуре и туризму Калининградской области (протокол от______№________)
Наименованиедолжности лица,
ответственногоза архив Правительства _______________ И.О. Фамилия
(подпись)
СОГЛАСОВАНО
Протоколэкспертной комиссии
ПравительстваКалининградской области
от______№_______
_______________________________________
* При выделении к уничтожению документов при подготовкедел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются.
Приложение № 14
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 22
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
ФОРМА
Правительство Калининградскойобласти
___________________________________________
(наименованиеструктурного подразделения)
Карта-заместитель дела
Дело _____________________________________________________________________
(№и название)
выданово временное пользование:
| № п/п | Ф.И.О. пользователя, должность, наименование структурного подразделения | Дата выдачи | Дата возврата | Подпись лица, выдавшего дело | Подпись лица, получившего дело |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 |
|
|
| ||
| 2 |
|
|
| ||
| 3 |
|
|
|
Приложение № 1 5
к изменениям, которые вносятся
в инструкцию по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
Приложение № 22.1
к инструкции по делопроизводству
в Правительстве Калининградской
области
ФОРМА
Правительство Калининградскойобласти
____________________________________________
(наименованиеструктурного подразделения)
Лист-заместитель документа
Документ ___________________________________________________________________,
(№, дата, принеобходимости заголовок)
изъятыйиз дела _____________________________________________________________
(№и название)
выданна срок ______________________ во временное пользование:
| № п/п | Ф.И.О. пользователя, должность, наименование структурного подразделения | Дата выдачи | Дата возврата | Подпись лица, выдавшего документ | Подпись лица, получившего документ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 |
|
|
| ||
| 2 |
|
|
| ||
| 3 |
|
|
|