Постановление Мэрии (Администрации) г. Калининграда от 10.07.1995 № 1247
Об утверждении положения об архивах отделов, управлений и комитетов мэрии города Калининграда
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МЭРИЯ ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 10 июля 1995 г. N 1247 Об утверждении положения об архивах отделов, управлений и комитетов мэрии города Калининграда Во исполнение Закона об Архивном Фонде Калининградскойобласти и архивах, принятого областной Думой, и в соответствии сосновными правилами работы ведомственных архивов ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Положение об архивах отделов, управлений икомитетов мэрии города согласно приложению N 1. 2. Контроль за деятельностью архивов отделов, управлений икомитетов мэрии города в соответствии с настоящим положениемвозложить на управляющего делами (Гладких В.Е.) и начальникаархивного отдела (Щепкину Е.Н.).Мэр города Калининграда В.Шипов Приложение N 1 к постановлению мэра города Калининграда от 10.07.95 г. N 1247 ПОЛОЖЕНИЕ об архивах отделов, управлений и комитетов мэрии города Калининграда 1. Общие положения. 1.1. Документы отделов, управлений и комитетов мэрии города,имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическоеи политическое значение, составляют государственную частьАрхивного фонда Калининградской области и подлежат постоянномухранению в городском государственном архиве. 1.2. Отнесение того или иного отдела, управления и комитетамэрии города к разряду источников комплектования городскогогосударственного архива определяет архивный отдел мэрии города какгосударственное архивное учреждение на основании экспертизы ценностидокументов. Список источников комплектования утверждаетсяраспорядительным актом мэра города. 1.3. Предельные сроки хранения документов должны бытьзакреплены в номенклатурах дел отделов, управлений, комитетовмэрии города. Согласование номенклатур дел осуществляет архивныйотдел мэрии. 1.4. В отделах, управлениях и комитетах мэрии городараспорядительными актами руководителей назначаются ответственныелица за ведение делопроизводства и ведомственные архивы. 1.5. В своей работе архивы отделов, управлений и комитетовруководствуются Законом об Архивном фонде Калининградской областии архивах, основными правилами работы ведомственных архивов,организационно-распорядительными документами вышестоящихорганизаций, руководства мэрии по архивному делу, правилами идругими нормативнометодическими документами Государственной архивнойслужбы России и настоящим Положением. 2. Состав документов архивов. 2.1. В архивы отделов, управлений и комитетов мэрии города,не являющихся источниками комплектования городского государственногоархива, поступают: 2.1.1. Законченные делопроизводством отдела, управления,комитета документы временного срока хранения, необходимые впрактической деятельности; 2.1.2. Документы по личному составу, подтверждающие трудовойстаж и заработную плату работников (если эти документы издаются вотделе, управлении, комитете мэрии); 2.1.3. Документы по основной деятельности, срок хранениякоторых не истек, и по личному составу ликвидированных учреждений,непосредственно подчиненных данному отделу, управлению, комитетумэрии города (если такие ликвидированные учреждения имеются). По истечении срока хранения документы в соответствии сноменклатурой дел уничтожаются по акту установленной формы. 2.2. В архивы отделов, управлений и комитетов мэрии города,являющихся источниками комплектования городского государственногоархива, поступают: 2.2.1. Законченные делопроизводством отдела, управления,комитета документы постоянного хранения, образовавшиеся вдеятельности структурных подразделений (*), документы временного(свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практическойдеятельности, документы по личному составу; 2.2.2. Документы постоянного хранения и по личному составуучреждений - предшественников (если таковые имелись); 2.2.3. Документы постоянного хранения и по личному составуликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных данномуотделу, управлению, комитету; 2.2.4. Описи дел постоянного хранения и по личному составу. *) Здесь и далее в тексте имеются в виду структурныеподразделения управлений, комитетов мэрии города. 3. Задачи и функции архивов. 3.1. Основные задачи архивов отделов, управлений и комитетовмэрии города, являющихся источниками комплектования городскогогосударственного архива: 3.1.1. Комплектование документами, состав которыхпредусмотрен разделом 2.2 настоящего положения; 3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, упорядочениедокументов, составление описей дел, использование документов,хранящихся в архивах; 3.1.3. Подготовка и своевременная передача документовпостоянного срока хранения в городской государственный архив всоответствии с графиками, утвержденными распоряжением мэра города; 3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлениемдел в делопроизводстве. 3.2. В соответствии с возложенными на них задачами архивыотделов, управлений, комитетов - источников комплектованиягородского государственного архива - осуществляют следующие функции: 3.2.1. Принимают не позднее, чем через 2 года послезавершения делопроизводством, учитывают и хранят документыструктурных подразделений, обработанные в соответствии стребованиями, установленными Государственной архивной службой РФ; 3.2.2. Составляют и предоставляют не позднее, чем через 2года после завершения делопроизводством, годовые разделы описейдел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение вархивный отдел мэрии города; 3.2.3. Обеспечивают полную сохранность принятых на хранениедел; 3.2.4. Организуют использование документов: исполняют запросыучреждений и заявления граждан об установлении трудового стажа, вустановленном порядке выдают копии документов и архивные справки; 3.2.5. Проводят экспертизу ценности документов, хранящихся вархивах, участвуют в работе экспертных комиссий; 3.2.6. Участвуют в проведении мероприятий по повышениюквалификации работников архивов и делопроизводственных служб; 3.2.7. В необходимых случаях предоставляют в архивный отделмэрии города запрашиваемые сведения о составе и объеме документов поустановленной форме; 3.2.8. Подготавливают и в установленном порядке передают нахранение в городской государственный архив документы постоянногосрока хранения, являющиеся частью Архивного фонда области. 3.3. Основными задачами архивов отделов, управлений и комитетовмэрии города, не являющихся источниками комплектования городскогогосархива, являются: 3.3.1. Комплектование документами, состав которыхпредусмотрен разделом 2.1 настоящего Положения; 3.3.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов,хранящихся в архивах; 3.3.3. Осуществление контроля за формированием и оформлениемдел в делопроизводстве. 3.4. В соответствии с возложенными на них задачами архивыотделов, управлений, комитетов мэрии города, не являющихсяисточниками комплектования городского государственного архива,осуществляют следующие функции: 3.4.1. Принимают не позднее, чем через 2 года послезавершения делопроизводством, учитывают и хранят документыструктурных подразделений; 3.4.2. Обрабатывают документы по личному составу (если таковыеиздаются непосредственно в отделе, управлении или комитете),составляют на них описи дел; 3.4.3. Обеспечивают полную сохранность принятых на хранениедел; 3.4.4. Исполняют запросы учреждений и заявления граждан обустановлении трудового стажа, в установленном порядке выдают копиидокументов и архивные справки; 3.4.5. Проводят экспертизу ценности документов, хранящихся вархивах, подготавливают акты о выделении к уничтожению документов,не подлежащих хранению; 3.4.6. Участвуют в проведении мероприятий по повышениюквалификации работников архивов и делопроизводственных служб; 3.4.7. В необходимых случаях предоставляют в архивный отделмэрии города запрашиваемые сведения о составе и объеме документов поустановленной форме. 4. Права архивов. Для выполнения возложенных задач и функций архивы имеют право: 4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы сдокументами в структурных подразделениях; 4.2. Запрашивать от структурных подразделений сведения,необходимые для работы архива. 5. Ответственность за архивы. 5.1. Персональную ответственность за организацию работы архивови обеспечение сохранности документов несут руководители отделов,управлений и комитетов мэрии города. Приложение N 2 к постановлению мэра города Калининграда от 10.07.95 г. N 1247 СПИСОК (**) учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования архивного отдела мэрии города Калининграда-------------------------------------------------------------------------- NN Название организации Примечание-------------------------------------------------------------------------- 1 2 3-------------------------------------------------------------------------- 1. Калининградская городская Дума В составе фонда принимаются на госхранение подлинники документов, откладывающихся в деятельности отдела по работе с депутатами мэрии 2. Мэрия города Калининграда В составе фонда принимаются подлинники документов, откладывающихся в деятельности общего, контрольно- организационного отделов, бухгалтерии, отдела по работе с населением и отдела с населением и отдела кадров мэрии 3. Администрация Балтийского района 4. Администрация Ленинградского района 5. Администрация Московского района 6. Администрация Октябрьского района 7. Администрация Центрального района 8. Комитет по управлению имуществом города Калининграда 9. Фонд имущества города Калининграда 10. Калининградское городское управление статистики 11. Управление капитального строительства мэрии города Калининграда 12. Управление архитектуры мэрии города 13. Финансовое управление мэрии города 14. Государственная налоговая инспекция по городу Калининграду 15. Государственная налоговая инспекция Ленинградского района города Калининграда 16. Управление образование мэрии города 17. Отдел образования администрации Ленинградского района города Калининграда 18. Средняя школа N 21 19. Средняя школа-лицей N 23 20. Комитет по культуре и туризму мэрии города 21. МП "Фестиваль Ю-БИ-СИ" г. Калининграда 22. Зоологический парк 23. Управление здравоохранения мэрии города ------------------------------------------------------------ (**) - список утвержден распоряжением мэра города от 23 января 1995 г. N 53-р