Распоряжение Мэра г. Калининграда от 07.12.1998 № 1154-Р
О внедрении паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА РАСПОРЯЖЕНИЕ от 07 декабря 1998 г. N 1154-р О внедрении паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию В соответствии с Основами законодательства Российской Федерацииоб Архивном фонде РФ и архивах, в целях реализации статьи 17 ЗаконаКалининградской области "Об Архивном фонде Калининградской области иархивах", а также обеспечения централизованного муниципального учетадокументов государственной части Архивного фонда области, временнохранящихся в организациях города Калининграда: 1. Утвердить форму паспорта архива организации, хранящейуправленческую документацию (приложение N 1). 2. Утвердить и ввести в действие "Инструкцию о порядке заполненияпаспорта архива" (приложение N 2). 3. Руководителям организаций обеспечить ежегодное представлениепаспортов архивов в архивный отдел мэрии города в срок до 20-годекабря текущего года. 4. Контроль за выполнением данного распоряжения возложить наархивный отдел (Щепкина Е.Н.).Мэр Ю.А.Савенко ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к распоряжению мэра г.Калининграда от 7 декабря 1998 г. N 1154-р Кому представляется __________________________ наименование и адрес ______________________________________________ получателя Кем представляется ___________________________ наименование и адрес ______________________________________________ отчитывающейся организации ______________________________________________ форма собственности отчитывающейся организации ПАСПОРТ архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря 19 __ года 1. Общие сведения+------+----------+-----------------------+---------------------------+| Код |Количество|Площадь архивохранилища| Загруженность ||строки| фондов | в кв. метрах |архивохранилища в процентах| :+------+----------+-----------------------+---------------------------+| А | 1 | 2 | 3 |+------+----------+-----------------------+---------------------------+| 101 | | | |+------+----------+-----------------------+---------------------------+ 2. Сведения о документах+-----------+------+------------------------------------------------------------------------------------+| | | Количество единиц хранения || | +-----+--------------+----------------------------------------+-----------+----------+|Показатели | Код | |Крайние даты |Из них внесено в описи, утвержденные |Хранится |Образуется|| |строки|Всего| |(согласованные) ЭПК архивного учреждения|сверх |в год дел || | | +-------+------+---------------+------------------------+установлен-+----------+| | | |Началь-|Конеч-| | Крайние даты |ного срока | || | | |ная |ная | Всего +-----------+------------+ | || | | | | | |Начальная | Конечная | | |+-----------+------+-----+-------+------+---------------+-----------+------------+-----------+----------+| А | Б | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |+-----------+------+-----+-------+------+---------------+-----------+------------+-----------+----------+|Постоянного| | | | | | | | | ||хранения | 201 | | | | | | | | |+-----------+------+-----+-------+------+---------------+-----------+------------+-----------+----------+|По личному | | | | | | | | | ||составу | 202 | | | | | | | | |+-----------+------+-----+-------+------+---------------+-----------+------------+-----------+----------+ 3. Кадры Условия хранения документов (нужное подчеркнуть): ------------------------------------------------+-------+--------------------+ Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное| Код | Количество | Отопление: центральное, печное, отсутствует|строки | штатных работников | Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет+-------+--------------------+ Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют| 301 | | Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет+-------+--------------------+ Читальный зал: есть, нет Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается"____" ________________ 19 __г.Руководитель______________________________фамилия и телефон исполнителя ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к распоряжению мэра г. Калининграда от 7 декабря 1998 г. N 1154-р ИНСТРУКЦИЯ о порядке заполнения паспорта архива Настоящая инструкция определяет порядок заполнения паспортаархива организации, хранящей управленческую документацию - документацентрализованного муниципального учета, установленного Регламентомгосударственного учета документов Архивного фонда РФ (утвержденприказом Росархива от 11.03.97 г. N 11 и зарегистрирован МинюстомРоссии - регистрационный N 1344 от 8 июля 1997 г.). 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Паспорт составляется каждой организацией - источникомкомплектования Калининградского городского архива. 1.2. Паспорт составляется ежегодно, отражает состав, состояние,объем и условия хранения документов по состоянию на 1 декабря текущегогода и хранится постоянно. 1.3. Паспорт представляется в архивный отдел мэрии городаКалининграда к 20 декабря. 1.4. Принимая во внимание, что в архиве не должно быть неучтенныхдокументов, в паспорт включаются сведения обо всех находящихся нахранении фондах и документах, включая неописанные. 1.5. К паспорту составляется объяснительная записка, в которойпри необходимости фиксируются специфические для конкретного архиваособенности динамики объемных показателей по сравнению с ранеесоставленным паспортом. 1.6. Объемные показатели даются в указанных в форме паспортаединицах измерения. Исправления не допускаются. 2. СОСТАВ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ПАСПОРТА 2.1. Раздел 1. Общие сведения Графа 1 "Количество фондов" Указывается количество архивных фондов, которые находятся нахранении в организации. Фондом называется весь комплекс документов,образующихся в деятельности организации. Кроме фонда даннойорганизации, в архиве могут находиться документы ликвидированныхорганизаций, а также подведомственной сети. Графа 3 "Загруженность архивохранилища в процентах" Степень загруженности архивохранилищ рассчитывается путем деленияколичества единиц хранения, хранящихся в архиве, с учетом документов,принятых на временное хранение, на расчетную вместимостьархивохранилищ (в ед. хр.) и умножения на 100. 2.2. Раздел 2. Сведения о документах Графа 1 "Количество единиц хранения. Всего" Указывается общее количество дел постоянного хранения и поличному составу, хранящихся в архиве организации. Графы 2-3 "Крайние даты" Указываются для документов постоянного хранения даты первого ипоследнего документов, находящихся в архиве. Для документов по личному составу первоначальная дата поступлениядел в архив организации должна совпадать, как правило, с годом еесоздания. Графа 4 "Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПКархивного учреждения" Указывается количество дел постоянного хранения и по личномусоставу, обработанных в делопроизводстве и внесенных в описи,утвержденные экспертно-проверочной методической комиссией комитета поделам архивов администрации Калининградской области. Графа 7 "Хранится сверх установленного срока" Указывается количество дел постоянного хранения, которые хранятсяв архиве организации сверх установленного ст. 19 Закона "Об Архивномфонде Калининградской области и архивах" срока. 2.3. Раздел 3. Кадры Указываются данные об освобожденных сотрудниках архивов. Паспорт должен быть подписан руководителем организации.Указывается фамилия и телефон исполнителя.