Распоряжение Мэра г. Калининграда от 30.03.2005 № 230-р

Об утверждении Положения об отделе по работе с населением мэрии и должностных инструкций сотрудников отдела

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 30 марта 2005 года N 230-р
Об утверждении Положения об отделе по работе
с населением мэрии и должностных инструкций
сотрудников отдела
В соответствии с Законом Устава города Калининграда и ст.21Трудового Кодекса Российской Федерации, распоряжением мэра г.Калининграда от 18 марта 2002 года N 172-р "О порядке заключениятрудового договора с муниципальными служащими мэрии, администрацийрайонов города"
1. Утвердить Положение об отделе по работе с населением мэриигорода Калининграда (приложение N 1).
2. Утвердить должностные инструкции сотрудников отдела(приложения NN 2-5).Мэр города Савенко Ю.А.
ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к распоряжению
мэра г. Калининграда
от 30 марта 2005 года N 230-р
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе по работе с населением
мэрии города Калининграда
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел по работе с населением мэрии города Калининграда(далееименуется отдел) является структурным подразделением мэрии городаКалининграда.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, законодательными и нормативно-правовыми актамиРоссийской Федерации, Калининградской области, мэра города, Уставомгорода Калининграда, Регламентом мэрии, нормативными документами иинструкциями по делопроизводству и по вопросам рассмотрения обращенийграждан, в том числе настоящим Положением.
1.3. В своей деятельности отдел подчиняется мэру и руководителюаппарата, управляющему делами.
1.4. Отдел работает в тесном взаимодействии со всеми структурнымиподразделениями мэрии, администрациями районов города.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
2.1. Организация централизованного учета письменных и устныхобращений граждан, поступающих на имя мэра, в адрес мэрии.
2.2. Совершенствование организации работы с обращениями граждан.
2.3. Обеспечение быстрого и четкого прохождения обращений гражданв мэрии, проведение систематического анализа обращений граждан,контроля за сроками рассмотрения, согласно резолюции мэра.
2.4. Изучение и анализ вопросов, поставленных гражданами вписьмах и на личном приеме, и на этой основе оперативная ипериодическая информация мэра о количестве и характере обращенийграждан, поступивших в адрес мэрии.
2.5. Изучение опыта работы с обращениями граждан в органахисполнительной власти других городов.
3. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
3.1. Организация работы с письменными и устными обращениямиграждан.
3.2. Прием, регистрация, своевременная обработка поступающихобращений граждан на имя мэра и организация доставки их по назначению.
3.3. Прием, обработка и рассылка обращений граждан, исходящих заподписью мэра.
3.4. Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений мэра пообращениям граждан в структурных подразделениях мэрии.
3.5. Подготовка аналитических справок по исполнительскойдисциплине в структурных подразделениях мэрии .
3.6. Организация работы по составлению необходимых отчетныхдокументов.
3.7. Участие в проверках исполнительской дисциплины в структурныхподразделениях мэрии, администрациях районов города, муниципальныхпредприятиях.
3.8. Организация работы по записи на личный прием к мэру города.
3.9. Составление номенклатуры дел отдела, формирование, учет,хранение дел и подготовка их к передаче в МУ "Калининградскийгородской архив".
3.10. Ведение переписки по вопросам, относящимся к компетенцииотдела по работе с населением.
4. ПОЛНОМОЧИЯ И ПРАВА ОТДЕЛА
Для выполнения своих функций начальнику отдела по работе снаселением предоставляется право:
4.1. Запрашивать и получать от структурных подразделениймэрии, районных администраций города материалы и информацию, связанныес обращениями граждан.
4.2. Возвращать исполнителям в структурные подразделения длядоработки корреспонденцию, оформленную с нарушением установленныхтребований.
4.3. Направлять в соответствующие структурные подразделения мэрииобращения с поручениями мэра.
4.4. Пользоваться относящимися к компетенции отделаинформационным банком данных мэрии города.
4.5. Вносить предложения о привлечении к ответственности всоответствии с действующим законодательством сотрудников мэрии,виновных в нарушении установленного порядка и срока рассмотренияобращений граждан, волоките и бюрократическом отношении к нуждам изапросам населения.
5. СТРУКТУРА ОТДЕЛА
5.1. Структура, штаты и Положение об отделе утверждаются мэром.
5.2. Руководство отделом осуществляет начальник отдела,назначаемый и освобождаемый от должности распоряжением мэра попредставлению руководителя аппарата, управляющего делами мэрии.
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к распоряжению
мэра г. Калининграда
от 30 марта 2005 года N 230-р
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника отдела по работе с населением мэрии
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Начальник отдела по работе с населением назначается надолжность и освобождается от должности распоряжением мэра попредставлению руководителя аппарата, управляющего делами мэрии.
1.2. Начальник отдела возглавляет работу отдела, руководит егодеятельностью и несет ответственность за выполнение задач, стоящихперед отделом по работе с населением.
1.3. В своей деятельности руководствуется: КонституциейРоссийской Федерации, Законами Российской Федерации, Калининградскойобласти, правовыми актами мэра города Калининграда, решениямигородского Совета депутатов, Уставом города, Регламентом мэрии,положениями Единой Государственной инструкции делопроизводства,Положением об отделе по работе с населением, настоящей инструкцией итрудовым договором.
1.4. Непосредственно подчиняется мэру города и руководителюаппарата, управляющему делами мэрии.
1.5. Начальнику отдела непосредственно подчиняются штатныесотрудники отдела.
1.6. На период отсутствия в связи с отпуском его обязанностиисполняет главный специалист отдела.
2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
2.1. На должность начальника отдела по работе с населением мэрииназначается лицо с высшим профессиональным образованием, имеющий опытруководящей работы.
2.2. Начальник отдела при выполнении своих обязанностей должензнать:
- основы трудового законодательства;
- федеральные и областные законы, регламентирующие деятельностьорганов местного самоуправления;
- Устав города Калининграда;
- нормативно-правовые акты, касающиеся порядка работы сдокументами;
- Единую Государственную систему делопроизводства;
- Регламент мэрии;
- структуру мэрии;
- Правила внутреннего трудового распорядка.
3. ФУНКЦИИ
3.1. Основной задачей начальника отдела являетсясовершенствование организации работы с документами.
4. ОБЯЗАННОСТИ
4.1. Руководит деятельностью отдела по работе с населением инесет персональную ответственность за выполнение возложенных на отделзадач.
4.2. Планирует работу отдела.
4.3. Самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся ксфере деятельности отдела по работе с населением.
4.4. Распределяет обязанности между сотрудниками отдела,определяет их функции и должностные обязанности.
4.5. Организует взаимодействие со структурными подразделениямимэрии по вопросам, относящимся к компетенции отдела по работе снаселением.
4.6. Обеспечивает четкую организацию по контролю за своевременнымисполнением поручений мэра на обращения граждан.
4.7. Следит за своевременной обработкой поступающей иотправляемой корреспонденции и правильным ее оформлением.
4.8. Осуществляет контроль и методическое руководство по срокамрассмотрения обращений граждан в структурных подразделениях мэрии.
4.9. Осуществляет запись граждан на личный прием к мэру города.
4.10. Осуществляет контроль за сохранностью документов введомственном архиве мэрии.
4.11. Обеспечивает трудовую и исполнительскую дисциплину вотделе.
4.12. Подписывает служебную документацию в пределах своейкомпетенции.
4.13. Соблюдать выдержанность, вежливость, внимательность приобщении с посетителями.
5. ПРАВА
5.1. Участвовать в проведении проверок в структурныхподразделениях мэрии, администраций районов, муниципальных предприятийпо вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.2. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимуюинформацию от структурных подразделений мэрии, администрацийрайонов,по вопросам контроля и исполнения поручений мэра.
5.3. Представлять кандидатуры для назначения на должностьсотрудников отдела по работе с населением в установленном порядке.
5.4. Вносить предложения об освобождении от должности сотрудниковотдела в установленном порядке.
5.5. Вносить предложения по улучшению условий работы и оплатытруда сотрудников отдела по работе с населением.
5.6. Вносить предложения о поощрении работников отдела илиприменения к ним мер дисциплинарного воздействия.
5.7. Требовать от сотрудников своевременного и качественноговыполнения должностных обязанностей, возложенных на них.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1. Начальник отдела по работе с населением несетответственность:
- за соблюдение обязанностей, предусмотренных настоящейдолжностной инструкцией и трудовым договором;
- за качество и своевременность выполнения задач, возложенных наотдел по работе с населением;
- за сохранность документов, проходящих через отдел по работе снаселением;
- за соблюдение Правил трудового распорядка.
ПРИЛОЖЕНИЕ N 3
к распоряжению
мэра г. Калининграда
от 30 марта 2005 года N 230-р
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
главного специалиста отдела по работе с населением
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Главный специалист отдела по работе с населением назначаетсяи освобождается от должности распоряжением мэра города попредставлению руководителя аппарата, управляющего делами и начальникаотдела по работе с населением.
1.2. В своей деятельности главный специалист непосредственноподчиняется начальнику отдела по работе с населением.
1.3. На период отсутствия главного специалиста его обязанности порешению начальника отдела исполняет другой главный специалист отдела.
1.4. Главный специалист в своей работе руководствуется:
- регламентом работы мэрии города Калининграда;
- Единой Государственной инструкцией по делопроизводству;
- Инструкцией о порядке рассмотрения предложений, заявлений жалоби организации приема граждан в органах исполнительной власти;
- требованиями ГОСТа по делопроизводству;
- Правилами и установленным порядком работы со служебнымидокументами.
II. ФУНКЦИИ
2.1. Основной задачей главного специалиста является надлежащеевыполнение условий и организации работы с документами.
2.2. Своевременное и качественное выполнение должностныхобязанностей, возложенных на главного специалиста.
III. ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Осуществляет прием и учет письменных обращений граждан,поступающих на имя руководства мэрии, формирует папки с обращениями надоклад руководству мэрии.
3.2. Направляет в администрации районов г.Калининграда обращенияграждан с поручениями руководства мэрии для исполнения.
3.3. Осуществляет отправку исходящей корреспонденции вучреждения, предприятия и организации города.
3.4. Уведомляет граждан о результатах рассмотрения их обращений.
3.5. Контролирует соблюдение установленных сроков рассмотренияобращений граждан, поступивших на имя руководства мэрии, вадминистрациях районов и структурных подразделениях мэрии.
3.6. Проводит проверку полноты и конкретности ответов наобращения граждан, поступающих из курируемых структурных подразделениймэрии, администрации района, муниципальных предприятий города.
3.7. Участвует в плановых проверках состояния веденияделопроизводства по обращению граждан в структурных подразделенияхмэрии, районных администрациях, муниципальных предприятиях города.
3.8. Ежедневно осуществляет ввод информации для формирования базыданных по обращениям граждан.
3.9. Готовит еженедельный анализ о проделанной работе отдела поработе с населением, по выполнению поручений руководства мэрии.
3.10. Проводит с посетителями разъяснительную работу справочно -информационного характера.
3.11. Качественно осуществляет работу по размножению документовна множительной технике, своевременно сообщает о неисправности техникируководителю отдела.
3.12. Своевременно и качественно выполняет указание начальникаотдела по работе с населением.
3.13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка,Регламента мэрии.
3.14. Соблюдает условия трудового договора, настоящей должностнойинструкции.
3.15. Соблюдает выдержанность, вежливость, внимательность спосетителями.
IV. ПРАВА
4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимуюинформацию по рассмотрению обращений граждан в администрациях районови структурных подразделениях мэрии.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Главный специалист отдела по работе с населением несетответственность:
- за качество и надлежащее исполнение своих должностныхобязанностей;
- за последствия принятых им решений, выходящих за пределы егополномочий;
- за сохранность служебных документов;
- за соблюдение Правил внутреннего трудового распорядка и условийтрудового договора.
VI. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
6.1. На должность главного специалиста отдела по работе снаселением назначается специалист с высшим профессиональным или средне- специальным образованием и стажем работы не менее одного года
ПРИЛОЖЕНИЕ N 4
к распоряжению
мэра г. Калининграда
от 30 марта 2005 года N 230-р
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
главного специалиста отдела по работе с населением
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Главный специалист отдела по работе с населением назначаетсяи освобождается от должности распоряжением мэра города попредставлению руководителя аппарата, управляющего делами и начальникаотдела по работе с населением.
1.2. В своей деятельности главный специалист непосредственноподчиняется начальнику отдела по работе с населением.
1.3. На период отсутствия главного специалиста его обязанности порешению начальника отдела исполняет другой главный специалист отдела.
1.4. Главный специалист в своей работе руководствуется:
- регламентом работы мэрии города Калининграда;
- Единой Государственной инструкцией по делопроизводству;
- Инструкцией о порядке рассмотрения предложений, заявлений жалоби организации приема граждан в органах исполнительной власти;
- требованиями ГОСТа по делопроизводству;
- Правилами и установленным порядком работы со служебнымидокументами.
II. ФУНКЦИИ
2.1. Основной задачей главного специалиста является надлежащеевыполнение условий и организации работы с документами.
2.2. Своевременное и качественное выполнение должностныхобязанностей, возложенных на главного специалиста.
III. ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Осуществляет прием и учет письменных обращений граждан,поступающих на имя руководства мэрии, формирует папки с обращениями надоклад руководству мэрии.
3.2. Направляет в администрации районов г. Калининграда обращенияграждан с поручениями руководства мэрии для исполнения.
3.3. Осуществляет отправку исходящей корреспонденции вучреждения, предприятия и организации города.
3.4. Уведомляет граждан о результатах рассмотрения их обращений.
3.5. Контролирует соблюдение установленных сроков рассмотренияобращений граждан, поступивших на имя руководства мэрии, вадминистрациях районов и структурных подразделениях мэрии.
3.6. Проводит проверку полноты и конкретности ответов наобращения граждан, поступающих из курируемых структурных подразделениймэрии, администрации района, муниципальных предприятий города.
3.7. Участвует в плановых проверках состояния веденияделопроизводства по обращению граждан в структурных подразделенияхмэрии, районных администрациях, муниципальных предприятиях города.
3.8. Ежедневно осуществляет ввод информации для формирования базыданных по обращениям граждан.
3.9. Готовит еженедельный анализ о проделанной работе отдела поработе с населением, по выполнению поручений руководства мэрии.
3.10. Проводит с посетителями разъяснительную работусправочно - информационного характера.
3.11. Качественно осуществляет работу по размножению документовна множительной технике, своевременно сообщает о неисправности техникируководителю отдела.
3.12. Своевременно и качественно выполняет указание начальникаотдела по работе с населением.
3.13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка,Регламента мэрии.
3.14. Соблюдает условия трудового договора, настоящей должностнойинструкции.
3.15. Соблюдает выдержанность, вежливость, внимательность спосетителями.
IV. ПРАВА
4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимуюинформацию по рассмотрению обращений граждан в администрациях районови структурных подразделениях мэрии.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Главный специалист отдела по работе с населением несетответственность:
- за качество и надлежащее исполнение своих должностныхобязанностей;
- за последствия принятых им решений, выходящих за пределы егополномочий;
- за сохранность служебных документов;
- за соблюдение Правил внутреннего трудового распорядка и условийтрудового договора.
VI. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
6.1. На должность главного специалиста отдела по работе снаселением назначается специалист с высшим профессиональным илисредне-специальным образованием и стажем работы не менее одного года
ПРИЛОЖЕНИЕ N 5
к распоряжению
мэра г. Калининграда
от 30 марта 2005 года N 230-р
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
делопроизводителя отдела по работе с населением
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Основной задачей делопроизводителя отдела по работе снаселением является соблюдение установленного порядка приемапосетителей, обеспечение своевременного рассмотрения письменных иустных обращений граждан, поступивших в мэрию города.
1.2. Делопроизводитель при выполнении своих обязанностей долженруководствоваться Конституцией Российской Федерации, действующимизаконодательными и нормативно-правовыми актами Российской Федерации,Калининградской области, мэра города Калининграда, Уставом города,Регламентом мэрии, Положением об отделе, настоящей инструкцией.
1.3. Делопроизводитель отдела по работе с населением подчиняетсяначальнику отдела.
1.4. Делопроизводитель отдела по работе с населением назначаетсяна должность и освобождается от должности приказом руководителяаппарата, управляющего делами мэрии по представлению начальникаотдела.
2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ И
НЕОБХОДИМЫЙ УРОВЕНЬ ЗНАНИЙ.
2.1. На должность делопроизводителя отдела по работе с населениемназначается гражданин Российской Федерации имеющий среднее, среднеепрофессиональное образование, опыт работы.
2.2. Делопроизводитель отдела должен знать требования Российскогозаконодательства к работе с обращениями граждан, организации приеманаселения, постановления и распоряжения мэра и вышестоящих органов,касающихся работы отдела, основы делопроизводства.
3. ОБЯЗАННОСТИ.
3.1. Осуществляет регистрацию письменных обращений граждан,поступивших в отдел по работе с населением.
3.2. Производит запись зарегистрированных обращений в алфавитнуюкнигу.
3.3. Осуществляет списание в журнале регистрации обращений "вдело" и "на контроль" ответов на обращения граждан.
3.4. Формирует дела временного хранения по обращениям граждан.
3.5. Осуществляет доставку корреспонденции в администрациюобласти.
3.6. Обеспечивает сохранность документов.
3.7. Проводит разъяснительную работу с посетителями справочно -информационного характера.
3.8. Своевременно и качественно выполняет указания руководителяотдела.
3.9. Соблюдает вежливость, выдержанность, внимательность вобщении с посетителями.
4. ПРАВА.
Делопроизводитель отдела по работе с населением имеет права,установленные законодательством Российской Федерации и положением "Оботделе по работе с населением мэрии".
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Делопроизводитель несет ответственность за качественное исвоевременное выполнение должностных обязанностей, соблюдение правилтрудового распорядка мэрии и исполнительской дисциплины