Постановление Администрации Муниципального образования "Светловский городской округ" от 01.02.2012 № 122
Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги по предоставлению архивных справок, выписок, копий архивных документов
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КАЛИНИНГРАДСКАЯ ОБЛАСТЬ АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ СВЕТЛОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ ОКРУГ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 1 февраля 2012 г. N 122 г. Светлый Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги по предоставлению архивных справок, выписок, копий архивных документов В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Оборганизации предоставления государственных и муниципальных услуг",Постановлением администрации МО "Светловский городской округ" от17.05.2011 N 351 "Об утверждении Порядка разработки и утвержденияадминистративных регламентов предоставления муниципальных услуг,предоставляемых администрацией муниципального образования "Светловскийгородской округ" и в целях обеспечения согласованности взаимодействияадминистрации МО "Светловский городской округ", повышенияответственности за качество принимаемых решений, организационного,документального и информационного обеспечения деятельностиспециалистов, работающих в муниципальных учреждениях, ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Административный регламент предоставлениямуниципальной услуги по предоставлению архивных справок, выписок,копий архивных документов согласно приложению. 2. Управлению делами (Заичкина В.И.) обеспечить опубликованиеАдминистративного регламента в средствах массовой информации иразмещение на сайте администрации МО "Светловский городской округ". 3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить назаместителя главы администрации по социальным вопросам Мужиченко Л.В.Глава администрации С.Н. Лютаревич Приложение к Постановлению администрации муниципального образования "Светловский городской округ" от 1 февраля 2012 г. N 122 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ предоставления муниципальной услуги по предоставлению копий архивных справок, выписок, копий архивных документов 1. Общие положения 1.1. Административный регламент предоставления муниципальнойуслуги по предоставлению архивных справок, выписок, копий архивныхдокументов (далее - Регламент) определяет сроки, последовательностьдействий (административных процедур) муниципального архива. 1.2. Административный регламент разработан в целях повышениякачества предоставления и доступности муниципальной услуги, повышенияэффективности деятельности органов местного самоуправления, созданиякомфортных условий для ее получения. 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги 2.1. Наименование муниципальной услуги: "Выдача архивных справок,выписок, копий архивных документов", далее - муниципальная услуга. 2.2. Муниципальная услуга предоставляется муниципальным бюджетнымучреждением "Муниципальный архив Светловского городского округа". 2.3. Результат предоставления услуги: выдача копий документов, выписок из документов, справок подокументам (постановлений главы администрации, распоряжений главыадминистрации, касающихся имущественных прав, социально-правовыезапросы, касающиеся пенсионного обеспечения), находящихся на архивномхранении в муниципальном архиве, либо отказ в их выдаче. 2.4. Срок исполнения муниципальной услуги составляет не более 30календарных дней со дня регистрации в муниципальном архиве. Еслиокончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днемокончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день. 2.5. Запросы о предоставлении информации по определеннойпроблеме, теме, событию, факту (тематические запросы), поступившие оторганов государственной власти Калининградской области, органовместного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций,рассматриваются муниципальным архивом на безвозмездной основе. Другим организациям, предприятиям независимо от формысобственности, физическим лицам муниципальные услуги предоставляютсяна платной основе в соответствии с прейскурантом цен. Выдача архивных справок, копий документов, выписок из документов,касающихся пенсионных прав, предоставляется заявителям безвозмездно. Запрос, по которому в муниципальном архиве отсутствуют документы(непрофильный запрос), направляется по принадлежности всоответствующую организацию, где могут храниться необходимыедокументы, не позднее чем в 7-дневный срок со дня регистрации запросас уведомлением заявителя о переадресации запроса. 2.6. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствиисо следующими нормативными правовыми актами: - Конституция Российской Федерации ("Российская газета",25.12.1993, N 237); Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485 "Огосударственной тайне" (Собрание законодательства РоссийскойФедерации, 1997, N 41, ст. 8220-8235); Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивномделе в Российской Федерации" (Собрание законодательства РоссийскойФедерации, 2004, N 43, ст. 4169); Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2006 г. N 19, ст. 2060); Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации,информационных технологиях и о защите информации" (Собраниезаконодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448); Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334"О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собраниеактов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст.74); Закон Калининградской области от 12 июля 2006 г. N 41 "Обархивном деле в Калининградской области" ("Комсомольская правда" вКалининграде", N 103, 18.07.2006); Постановление Правительства Калининградской области от 28 октября2005 г. N 26 "О Министерстве культуры Калининградской области"("Российская газета", N 4 от 13.01.2006); Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организациихранения, комплектования, учета и использования документов Архивногофонда Российской Федерации и других архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках,организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерствеюстиции Российской Федерации, регистрационный N 9059 от 6 марта 2007г.) ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительнойвласти", N 20, 14.05.2007); Постановление главы муниципального образования "Светловскийгородской округ" N 94 от 28.02.2002 "О создании муниципальногоучреждения "Муниципальный архив Светловского городского округа"; Постановление главы муниципального образования "Светловскийгородской округ" N 962 от 14.11.2011 "О переименовании и обутверждении изменений в Устав муниципального учреждения "Муниципальныйархив Светловского городского округа"; муниципальное задание, доведенное учредителем. 2.7 Основанием для предоставления муниципальной услуги являетсяписьменное заявление (запрос), в том числе в электронной форме, вадрес муниципального архива. В запросе должны быть указаны сведения, необходимые для егоисполнения: - изложение существа заявления (запроса); - фамилия, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии);наименование организации; - адрес заявителя (для юридических лиц - юридический и почтовыйадрес, для физических лиц - адрес регистрации по месту жительства),контактный телефон, а также фамилия, имя, отчество исполнителя (дляюридических лиц); - дата отправления запроса, подпись заявителя; - копия документа, удостоверяющего права (полномочия)представителя физического или юридического лица, если с заявлениемобращается представитель заявителя; - копия трудовой книжки (при обращении о выдаче справки, выпискио подтверждении стажа работы или начислении заработной платы); - иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов,необходимых для исполнения запроса. В заявлении заявителя, поступившего в электронной форме, вобязательном порядке указывается фамилия, имя, отчество (последнее -при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен бытьнаправлен в форме электронного документа, и почтовый адрес длянаправления в письменной форме. При личном обращении заявитель предъявляет документ,удостоверяющий его личность. Для получения сведений, содержащихперсональные данные о третьих лицах, дополнительно представляютсядокументы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренныезаконодательством Российской Федерации. 2.8. Основанием для отказа в приеме и рассмотрении документов,необходимых для предоставления муниципальной услуги, является ихнесоответствие требованиям, указанным в пункте 2.7 Регламента. 2.9. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услугиявляются: - отсутствие документов в муниципальном архиве по запрашиваемойтематике; - неудовлетворительное физическое состояние документов, неимеющих копии в фонде пользования; - ограничение доступа к документам, содержащим сведения,составляющие государственную и иную охраняемую законодательствомРоссийской Федерации тайну; - ограничение доступа к документам, содержащим персональныеданные; - в случае, если текст запроса не поддается прочтению; - в случае, если в письменном обращении или обращении вэлектронной форме не указаны фамилия гражданина (наименованиеорганизации), направившего обращение, и почтовый или электронныйадрес, по которому должен быть направлен ответ; - в случае, если в обращении заявителя содержатся нецензурныелибо оскорбительные выражения; - в случае неоплаты за оказанную муниципальную услугу. По запросам, поступившим в муниципальный архив, которые не могутбыть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5рабочих дней со дня их регистрации направляется уведомление спросьбой указать недостающие или уточняющие сведения. 2.10. Сроки регистрации запросов. Поступившие в муниципальный архив запросы регистрируются в деньпоступления. Каждому запросу присваивается индивидуальныйрегистрационный номер. Регистрация запроса в муниципальном архивеявляется основанием для начала действий по оказанию муниципальнойуслуги. 2.11. Требования к оборудованию мест предоставления муниципальнойуслуги. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается навтором этаже здания. Прием заявителей осуществляется в кабинетедиректора, оборудованном столами и стульями для оформления запроса вписьменной форме. Количество мест ожидания определяется исходя изфактической нагрузки и возможности для их размещения в месте ожидания,но не может составлять менее 10 мест. В помещениях для ожидания ипредоставления муниципальной услуги имеется искусственное освещение. 2.12. Показатели доступности и качества муниципальных услуг: - простота и ясность изложения информационных документов; - наличие различных каналов получения информации о предоставленииуслуги; - доступность работы с представителями лиц, получающих услугу; - короткое время ожидания услуги; - точность исполнения муниципальной услуги; - профессиональная подготовка сотрудников, осуществляющихпредоставление муниципальной услуги; - соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги; - количество обоснованных жалоб. 2.13. Муниципальные услуги предоставляются заявителям частично наплатной основе в соответствии с прейскурантом цен. 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме 3.1. Предоставление копий архивных документов на основедокументов Архивного фонда Калининградской области и других архивныхдокументов осуществляется муниципальным архивом, органами местногосамоуправления и организациями при наличии у них соответствующихдокументов, необходимых для исполнения запросов пользователей, в формеинформационных писем, архивных справок, архивных копий, архивныхвыписок, архивных ксерокопий. 3.2. Место нахождения МБУ "Муниципальный архив Светловскогогородского округа" и его почтовый адрес: 238340, г. Светлый, ул. Советская, 47. Тел./факс муниципального архива, осуществляющего муниципальнуюуслугу: 8(40152)3-24-84. График работы муниципального архива: понедельник - пятница: 8.00-12.00, 13.00-17.00, приемные дни:понедельник, среда, четверг с 13.00 до 17.00, последняя пятница каждого месяца - санитарный день, суббота и воскресенье - выходные дни. Электронный адрес муниципального архива: arhivsvetlii@rambler.ru. 3.3. Информация по процедуре исполнения муниципальной услугипредоставляется: - по письменным обращениям; - по телефону; - по электронной почте; - при личном обращении граждан. 3.4. При консультировании пользователей по телефону и на личномприеме директор муниципального архива дает исчерпывающую информацию повопросам организации обращений (запросов). Основание для предоставления муниципальной услуги 3.5. Основанием для предоставления муниципальной услуги являетсяписьменное обращение (запрос) пользователя в адрес муниципальногоархива, в том числе переданное по электронной почте. 3.6. В обращении (запросе) с возможной полнотой указываютсяследующие сведения, необходимые для его исполнения: - наименование юридического лица на бланке организации; дляграждан - фамилия, имя и отчество; - почтовый или электронный адрес пользователя; - изложение существа обращения (интересующая пользователя тема,вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемойинформации); - форма получения пользователем информации (информационноеписьмо, архивная справка, архивные копии, архивная выписка,тематический перечень, тематический обзор документов); - дата отправления обращения (запроса). 3.7. Для получения сведений, содержащих персональные данные отретьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающиеполномочия заявителя, предусмотренные законодательством РоссийскойФедерации. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги 3.8. Обращения (запросы) граждан, органов местногосамоуправления, государственных учреждений, муниципальных организацийи общественных объединений о предоставлении информации рассматриваютсямуниципальным архивом в течение 30 дней со дня их регистрации. Висключительных случаях директор муниципального архива вправе продлитьсрок рассмотрения запроса на 30 дней с обязательным уведомлением обэтом заявителя. 3.9. При поступлении в муниципальный архив обращений (запросов),которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительныхсведений или уточнений, муниципальный архив в 7-дневный срокзапрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнениизапроса необходимыми для его исполнения сведениями. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги 3.10. Организация предоставления муниципальной услуги включает всебя следующие административные процедуры муниципального архива: - регистрация обращений (запросов) пользователей и передача наисполнение; - анализ тематики обращений (запросов) пользователей; - направление обращений (запросов) пользователей на исполнение попринадлежности: - в другие архивы, органы местного самоуправления,государственные учреждения и организации для ответа в адрес автораобращения; - подготовка и направление ответов пользователям. Рассмотрение обращения (запроса) пользователя считаетсязаконченным, если по нему приняты необходимые меры, автор обращенияпроинформирован о результатах рассмотрения. Регистрация обращений (запросов) пользователей и передача их на исполнение 3.11. Прием поступивших в муниципальный архив письменныхобращений (запросов) осуществляет директор муниципального архива,который проверяет правильность доставки, целостность упаковкидокументов. 3.12. Поступившие письменные обращения (запросы) регистрируютсядиректором муниципального архива с записью врегистрационно-контрольном журнале, после рассмотрения им документов ивынесения резолюции документы передаются на исполнение работникаммуниципального архива. 3.13. При поступлении интернет-обращения (запроса) пользователя суказанием адреса электронной почты и/или почтового адреса емунаправляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению.Интернет-обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа сним ведется в установленном порядке. Подготовка и направление ответов гражданам 3.14. Одновременно с направлением запросов на исполнение всоответствующие организации муниципальный архив письменно уведомляетоб этом граждан. 3.15. В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителюнаправляется письмо с объяснением этих причин: отсутствиезапрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительныхсведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут бытьданы рекомендации о местах хранения документов, необходимых дляисполнения запроса, адреса соответствующих государственных,муниципальных и ведомственных архивов. 3.16. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считаетсязаконченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запросапроинформирован о результатах рассмотрения. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги 3.17. Отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений дляпроведения поисковой работы. 3.18. Отсутствие у пользователя документально подтвержденных правна получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию. 3.19. Обращения (запросы), не содержащие наименованияюридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества) ипочтового адреса пользователя. 3.20. Обращения (запросы) не поддаются прочтению. 3.21. Не принимаются к рассмотрению запросы, содержащиененормативную лексику и оскорбительные высказывания. 3.22. Данный перечень оснований для отказа в предоставлениимуниципальной услуги является исчерпывающим. 4. Формы контроля за исполнением Административного регламента 4.1. Контроль за соблюдением последовательности действий,определенных административными процедурами по предоставлениюмуниципальной услуги, и принятием решений осуществляется директороммуниципального архива. 4.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения директороммуниципального архива проверок соблюдения и исполнения работникамиположений настоящего Регламента. 4.3. Муниципальный архив осуществляет контроль за предоставлениеммуниципальной услуги ведомственными архивами Светловского городскогоокруга. 4.4. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальнойуслуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранениенарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовкуответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения,действия (бездействие) работников, ответственных за ведомственноехранение документов. 4.5. По результатам проведенных проверок в случае выявлениянарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применениемер ответственности в порядке, установленном законодательствомРоссийской Федерации и Калининградской области. 4.6. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основаниигодовых планов работы муниципального архива) и внеплановыми. Проверкаможет проводиться по конкретному обращению заявителя. 4.7. Для проверки полноты и качества исполнения муниципальнойуслуги формируется рабочая группа, в состав которой включаютсяработники муниципального архива. 4.8. Результаты деятельности рабочей группы оформляются в видесправки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения поих устранению. 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу 5.1. Обжалование действий (бездействия) и решений должностныхлиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящегоРегламента, производится в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации и Калининградской области. 5.2. Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает: - фамилию, имя, отчество; - почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ; - изложение сути жалобы; - личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявительприлагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии. 5.3. Директор муниципального архива: - обеспечивает объективное, всестороннее и своевременноерассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя,направившего жалобу, или его законного представителя; - вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобыдокументы и материалы в других муниципальных учреждениях, у иныхдолжностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органовпредварительного следствия; - по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленныена восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законныхинтересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных вжалобе вопросов. 5.4. Ответ на жалобу подписывается директором муниципальногоархива. 5.5. Ответ на жалобу, поступившую в муниципальный архив,направляется по почтовому адресу, указанному в обращении. 5.6. Письменная жалоба, поступившая в муниципальный архив,рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы. В исключительных случаях директор муниципального архива вправепродлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив опродлении срока рассмотрения заявителя, направившего жалобу. 5.7. Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициаторажалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ,ответ на жалобу не дается. Муниципальный архив при получении письменной жалобы, в которойсодержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозыимуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов егосемьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленныхвопросов и сообщить заявителю, направившему жалобу, о недопустимостизлоупотребления правом. Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу недается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если егофамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. 5.8. Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который емумногократно давались письменные ответы по существу в связи с ранеенаправляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводыили обстоятельства, директор муниципального архива вправе принятьрешение о безосновательности очередной жалобы и прекращении перепискис заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба иранее направляемые жалобы направлялись в муниципальный архив. О данномрешении уведомляется заявитель, направивший обращение. 5.9. Действия (бездействие) должностных лиц муниципальногоархива, предоставляющих муниципальную услугу, допущенные в рамкахпредоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы вдосудебном (внесудебном) порядке в администрации муниципальногообразования "Светловский городской округ" по адресу: г. Светлый, ул.Советская, д. 12, телефон 3-53-33. 5.10. Обжалование действий (бездействия) и решений должностныхлиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящегоАдминистративного регламента, в судебном порядке осуществляется впорядке, установленном действующим законодательством РФ.