Постановление Главы администрации городского округа "Город Калининград" от 29.10.2009 № 1913
Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной функции по приему, рассмотрению письменных и устных обращений граждан и юридических лиц в администрации городского округа "Город Калининград"
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА "ГОРОД КАЛИНИНГРАД" ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление Администрации городского округа "Город Калининград" от 10.07.2012 г. N 1222 от 29 октября 2009 г. N 1913г. КалининградОб утверждении Административного регламента исполнениямуниципальной функции по приему, рассмотрению письменныхи устных обращений граждан и юридических лиц в администрациигородского округа "Город Калининград" На основании протокола заседания комиссии по проведениюадминистративной реформы в городском округе "Город Калининград" от30.07.2009 N 10, руководствуясь Постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 11.11.2005 N 679 "О порядке разработки иутверждения административных регламентов исполнения государственныхфункций (предоставления государственных услуг)", ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Административный регламент исполнения муниципальнойфункции по приему, рассмотрению письменных и устных обращений граждани юридических лиц в администрации городского округа "ГородКалининград" (приложение). 2. Административному управлению администрации городского округа"Город Калининград" (В.М. Горбань) довести настоящий Административныйрегламент до структурных подразделений администрации городского округаи обеспечить контроль его исполнения. 3. Управляющему делами администрации городского округа "ГородКалининград" С.В. Воропаеву обеспечить опубликование настоящегоПостановления в средствах массовой информации, на официальном сайтеадминистрации городского округа "Город Калининград" www.klgd.ru,направление Постановления в Министерство по развитию территории ивзаимодействию с органами местного самоуправления Калининградскойобласти для внесения в региональный регистр муниципальных нормативныхправовых актов. 4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить науправляющего делами администрации городского округа "ГородКалининград" С.В. Воропаева.Глава администрации Ф.Ф. Лапин Приложение к Постановлению главы администрации городского округа "Город Калининград" от 29 октября 2009 г. N 1913 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ исполнения муниципальной функции по приему, рассмотрению письменных и устных обращений граждан и юридических лиц в администрации городского округа "Город Калининград" I. Общие положения 1. Наименование функции 1.1. Наименование функции: "Прием, рассмотрение письменных иустных обращений граждан и юридических лиц" в администрации городскогоокруга "Город Калининград" (далее - администрация городского округа). 1.2. Настоящий Административный регламент (далее - Регламент)устанавливает требования к условиям исполнения последовательностиданной муниципальной функции (далее - функция) и к административнымдействиям должностных лиц по исполнению данной функции. 1.3. Регламент оказания услуги по приему, рассмотрению письменныхи устных обращений граждан и юридических лиц в администрациигородского округа разработан в целях повышения исполнительскойдисциплины должностных лиц и сотрудников, усиления контроля закачеством и сроками рассмотрения обращений граждан и юридических лиц. 2. Нормативно-правовые акты, регулирующие предоставление функции Исполнение функции по приему, рассмотрению письменных и устныхобращений граждан и юридических лиц осуществляется в соответствии с: - Конституцией Российской Федерации; - Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; - Уставом городского округа "Город Калининград"; - Регламентом администрации городского округа "ГородКалининград", утвержденным Постановлением главы администрациигородского округа "Город Калининград" от 15.10.08 N 1650; - Инструкцией по делопроизводству администрации городского округа"Город Калининград", утвержденной Распоряжением главы администрациигородского округа "Город Калининград" от 31.12.08 N 517-р. 3. Наименование органа-исполнителя, исполняющего функцию 3.1. Исполнение муниципальной функции осуществляется структурнымиподразделениями администрации городского округа "Город Калининград",муниципальными учреждениями и иными организациями, учредителямикоторых является администрация городского округа "Город Калининград". 3.2. Исполнителями функции являются специалисты (сотрудники)структурных подразделений администрации городского округа. 3.3. Учет, контроль, организация и обеспечение своевременногорассмотрения письменных и устных обращений граждан и юридических лицосуществляются в соответствующих отделах администрации городскогоокруга. 3.4. Почтовый адрес для направления обращений и номера телефоновдля получения справочной информации: - администрация городского округа "Город Калининград"; - г. Калининград, пл. Победы, 1; - тел. 92-31-22; 92-33-20; 91-63-43; - официальный сайт www.klgd.ru. 3.5. Запись на личный прием к главе администрации городскогоокруга осуществляет советник отдела оперативного обеспечения аппаратауправления администрации городского округа: - прием проводится один раз в месяц; - номер телефона для получения информации 92-31-45. 4. Порядок информирования о правилах исполнения функции 4.1. Информирование граждан об исполнении функции осуществляетсядолжностными лицами либо сотрудниками администрации городского округа: - при непосредственном обращении граждан в администрациюгородского округа; - с использованием средств почтовой, телефонной связи,официального сайта администрации www.klgd.ru, справочно-правовыхсистем "Консультант+" и "Гарант", информационных систем общегопользования; - посредством размещения информационных материалов и ответовгражданам и юридическим лицам на их обращения в системах общегопользования (на официальном сайте администрации www.klgd.ru),публикации в средствах массовой информации, издания информационныхматериалов по отдельным проблемам. 4.2. Информирование об исполнении функции осуществляется в ходеличного приема либо с использованием почтовой, телефонной связи иинформационных систем общего пользования ежедневно в рабочие дни с 9до 13 часов и с 14 до 18 часов, в предпраздничные дни - с 9 до 13часов и с 14 до 17 часов. 4.3. При ответах на устные (по телефону или лично) обращенияграждан или юридических лиц должностные лица либо сотрудники подробнои корректно информируют обратившихся о порядке и сроках исполненияфункции, основаниях для отказа в рассмотрении, а также предоставляютиную интересующую их информацию по вопросам исполнения функции. 4.4. Информация о наименованиях, местах нахождения структурныхподразделений администрации городского округа или администрацийрайонов городского округа, о контактных телефонах и адресахэлектронной почты подразделений администрации городского округа, отребованиях к письменным обращениям, обращениям, направляемым поэлектронной почте, размещается на официальном сайте администрациигородского округа www.klgd.ru. II. Требования к порядку исполнения функции 1. Требования к письменным обращениям граждан и юридических лиц В обязательном порядке в обращении гражданина указываются: - наименование структурного подразделения администрациигородского округа, кому направляется обращение, либо Ф.И.О.должностного лица, либо его должность; - свои Ф.И.О., почтовый адрес; - излагается суть предложения, заявления или жалобы; - личная подпись и дата обращения. В обращении юридического лица указываются: - наименование структурного подразделения администрациигородского округа, кому направляется обращение, либо Ф.И.О.должностного лица, либо его должность; - исходящий номер и дата; - излагается суть обращения; - должность, подпись, Ф.И.О. 2. Результат исполнения функции Результатом исполнения функции является: - принятие решений по рассмотренным обращениям заявителей снаправлением ответов в установленные действующим законодательствомсроки; - ответ на вопросы, поставленные в обращении, в соответствии сдействующим законодательством; - направление (переадресация) обращения должностным лицам, вкомпетенцию которых входит решение вопросов, информирование граждан июридических лиц о причинах, по которым невозможно дать ответ посуществу вопросов, поставленных в обращении; - оставление обращения без ответа в соответствии с действующимзаконодательством. III. Административные процедуры 1. Описание последовательности административных действий при исполнении функции Исполнение функции включает в себя следующие административныепроцедуры: - прием и первичная обработка письменных обращений граждан июридических лиц; - регистрация, подготовка проектов резолюций по исполнениюобращений; - направление письменных обращений юридических лиц нарассмотрение главе администрации, физических лиц - первомузаместителю, заместителям главы администрации городского округа попринадлежности; - организация личного приема граждан и юридических лиц; - контроль подготовки ответов на обращения граждан и юридическихлиц; - предоставление справочной информации о ходе рассмотренияобращений; - выдача копий (по письменным запросам) распорядительныхдокументов (постановления, распоряжения) главы администрациигородского округа осуществляется отделом организации документооборотаадминистративного управления администрации городского округа - списьменного указания управляющего делами администрации городскогоокруга, приказов председателя комитета - с письменного указанияпредседателя комитета администрации городского округа. 2. Прием и первичная обработка письменных и устных обращений граждан и юридических лиц 2.1. Основанием для начала исполнения функции является получениеписьменного или устного обращения гражданина или юридического лица кглаве администрации городского округа, его заместителям, управляющемуделами, председателям комитетов, начальникам управлений, руководителямадминистраций районов городского округа для рассмотрения. Прием обращений осуществляется следующими способами: - с использованием почтовой связи; - с использованием фельдъегерской службы; - с использованием факсимильной связи; - с использованием сети Интернет посредством электронной почты; - с использованием телеграфной связи; - непосредственно гражданином или юридическим лицом; - нарочным. 2.2. Обращения в адрес главы администрации городского округапоступают в отдел организации документооборота администрациигородского округа, руководителям структурных подразделений, в ихслужбу регистрации и учета поступающих обращений. Сотрудник отдела, ответственный за прием документов: - проверяет правильность адресования и целостность упаковкикорреспонденции и возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие(не по адресу) письма; - вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов иуказанные в тексте письма приложения; - получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме,имеющее специфический запах, цвет, в конверте которого прощупываютсявложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), невскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю. Сотрудник, ответственный за прием документов, при приемеписьменного обращения непосредственно от гражданина только в томслучае, если в нем указаны фамилия гражданина и почтовый адрес, ставитна копии обращения штамп о принятии обращения с указанием даты егопоступления и номера телефона для справок. 3. Регистрация поступивших письменных обращений и подготовка проектов резолюций 3.1. Регистрация письменных обращений юридических и физическихлиц в администрации осуществляется с использованием электроннойсистемы электронного документооборота (далее - СЭД). 3.2. Первичная обработка и регистрация обращений (проверкаправильности адресования корреспонденции, прочтение и определениесодержания вопросов, проверка истории обращений и присвоение имрегистрационных номеров) юридических лиц осуществляется в течениеодного рабочего дня, граждан - в течение трех дней с моментапоступления. 3.3. Регистрация обращений производится путем присвоенияпорядкового номера с проставлением штампа в правом нижнем углуписьменного обращения (при наличии места) или ином месте,обеспечивающем его прочтение. 3.4. Сотрудник, составляющий аннотацию обращения: - прочитывает обращение, определяет его тематику и тип,определяет поставленные в нем вопросы; - проверяет обращение на повторность, при необходимостисопоставляет с находящейся в архиве перепиской; - регистрирует обращение с СЭД. Обращение регистрируется, но не рассматривается по существу,если: - обращение того же лица (группы лиц) и по тем же вопросам былоранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуютоснования для пересмотра ранее принятого решения; - текст обращения не поддается прочтению; - ответ на обращение не может быть дан без разглашения сведений,составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну; - обращение, в котором обжалуется судебное решение; - в обращении содержатся оскорбления, угрозы жизни, здоровью иимуществу должностного лица, а также членов его семьи. В этих случаях лицу, направившему обращение, направляется ответ суказанием одной из перечисленных причин. Если в обращении не указаны фамилия заявителя или его почтовыйадрес, такое обращение остается без ответа. Однако если в немсодержатся сведения о противоправных деяниях, а также о лице,причастном к нему, то оно подлежит направлению в соответствующийгосударственный орган в зависимости от его компетенции с информациейоб этом заявителя. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того жезаявителя по одному и тому же вопросу. Не считается повторным обращение, поступившее от одного и того жезаявителя, но по разным вопросам. 3.5. Обращения юридических лиц, поступившие в адрес главыадминистрации, зарегистрированные в СЭД, направляются начальникуадминистративного управления для написания проектов резолюций ипередачи на доклад главе администрации. Обращения физических лиц,поступившие в адрес главы администрации городского округа, с проектамирезолюций, которые готовит заместитель начальника отдела организациидокументооборота административного управления, передаются первомузаместителю, заместителям главы администрации городского округа попринадлежности. 4. Рассмотрение письменных обращений граждан и юридических лиц 4.1. Основанием для начала административной процедуры порассмотрению обращения является поступление обращения к главеадминистрации, его заместителям, управляющему делами, председателямкомитетов, начальникам управлений, руководителям администраций районовгородского округа. 4.2. Обращение, поступившее должностному лицу в соответствии сего компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению. 4.3. Если рассмотрение обращения поручено главой администрациигородского округа нескольким структурным подразделениям илидолжностным лицам, ответственность за исполнение несет руководительструктурного подразделения или должностное лицо, указанное в резолюциипервым. 4.4. Соисполнители не позднее чем за три дня до истечения срокарассмотрения обращения предоставляют ответственному исполнителюинформацию для обобщения и подготовки проекта ответа заявителю. 4.5. Замена исполнителя или передача обращения для рассмотрениядругому должностному лицу может быть осуществлена только с разрешенияили указания главы администрации городского округа или должностноголица, давшего поручение, с обязательной отметкой в контрольнойкарточке структурного подразделения ответственного сотрудника зарегистрацию обращений граждан и юридических лиц. 4.6. При рассмотрении обращений граждан и юридических лицнеобходимо: - рассматривать и отвечать по существу на все вопросы,поставленные в обращении; - в случаях необходимости запрашивать нужные документы, проводитьпроверки, комиссионные обследования с выездом на место, приниматьдругие меры для решения вопросов; - результаты комиссионных обследований оформлять соответствующимиактами; - сообщать гражданам и юридическим лицам в письменной форме орешениях, принятых по обращениям; - указывать номер и дату регистрации обращения; - кратко излагать содержание обращения; - при невозможности своевременного рассмотрения вопроса вустановленный законодательством срок изложить причины задержки и срококончательного рассмотрения (для снятия обращения с контроля -дополнительно сообщить об окончательных результатах рассмотрения); - указать виновных должностных лиц, чьи действия послужилипричиной для возникновения обращения. 4.7. В ответах на письменные обращения граждан и юридических лицне допускается: - взаимоисключающая по содержанию информация; - формальный подход к решению поставленных в обращении вопросов; - отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранениявыявленных недостатков; - отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одногоиз поставленных в обращении вопросов; - отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (еслитакое имеется) с сообщением об этом обратившемуся лицу. 4.8. При необходимости получения дополнительной информации повопросам, поставленным в обращении, исполнителем подготавливаетсязапрос в соответствующие организации, который должен содержать: - данные об обращении, по которому запрашивается информация; - вопрос обращения, для разрешения которого необходимаинформация; - вид запрашиваемой информации; - срок, в течение которого необходимо представить информацию позапросу. 4.9. В исключительных случаях при наличии оснований срокрассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.Максимальный срок рассмотрения обращения - 60 дней. 4.10. В случае, если рассмотрение обращения поручено несколькимисполнителям, ответственный исполнитель осуществляет контроль полнотыи правильности подготовки материалов по обращению всемисоисполнителями и соблюдение ими установленных сроков, формируетокончательный ответ по обращению с учетом поступивших материалов отсоисполнителей. 4.11. По итогам рассмотрения обращений граждан и юридических лицисполнитель готовит проект ответа, визирует его у руководителясоответствующего структурного подразделения администрации городскогоокруга и не менее чем за два дня до истечения контрольного срокаисполнения представляет его на подпись главе администрации городскогоокруга или должностному лицу, давшему поручение о рассмотренииобращения. 4.12. В случае, если обращение поступило из органовгосударственной и региональной власти области, окружного Советадепутатов города Калининграда, ответ направляется в их адрес и авторуобращения (в зависимости от резолюции). 4.13. В случае нарушения срока исполнения обращения ответственныйисполнитель представляет должностному лицу, давшему поручение,письменное объяснение причин, после чего по его резолюции может бытьустановлен новый срок исполнения обращения. Если решение о переносе срока исполнения обращения не принято,обращение возвращается исполнителю для принятия незамедлительных мерпо его исполнению, а обращение считается не исполненным в срок. 4.14. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, сконтроля не снимаются. Считается исполненным и снятым с контроляобращение, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, принятынеобходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме. 4.15. Решение о снятии с контроля либо о продлении срокаподготовки ответа на обращение, поступившего непосредственно вадминистрацию городского округа, принимает глава администрации илипервый заместитель главы администрации, а по обращениям, поступившимиз Правительства Калининградской области, областной Думы, окружногоСовета депутатов и др., - лицо, подписавшее поручение на рассмотрениеобращения. 5. Работа с обращениями, поставленными на контроль 5.1. Решение о постановке обращения на контроль принимаетсяглавой администрации, первым заместителем, заместителями главыадминистрации, председателями комитетов (по их компетенции),управляющим делами администрации городского округа. На обращениях,взятых на контроль, перед направлением на рассмотрение проставляетсяштамп "Контроль". 5.2. В случае, если в ответе на обращение указывается, что вопросбудет решен в течение определенного периода, такое обращение ставитсяна дополнительный контроль, о чем направляется уведомление заявителюс указанием контрольного срока для ответа об окончательном решениивопроса. 5.3. Контроль соблюдения сроков рассмотрения обращенийосуществляет отдел организации документооборота административногоуправления администрации, или сотрудник структурного подразделенияадминистрации, ответственный за делопроизводство, или должностноелицо, в обязанностях которого это указано. 6. Организация личного приема граждан в администрации городского округа "Город Калининград" 6.1. Прием граждан в администрации осуществляется главойадминистрации, его заместителями, управляющим делами, председателямикомитетов, начальниками управлений, главами администраций районовгородского округа. 6.2. Глава администрации личный прием граждан проводитежемесячно. 6.3. Организацию по проведению личного приема граждан главойадминистрации городского округа осуществляет отдел оперативногообеспечения администрации городского округа. 6.4. Должностные лица ведут личный прием граждан и юридическихлиц в установленные дни в соответствии с графиком личного приема натекущий месяц. 6.5. График личного приема граждан на следующий календарный месяцежемесячно до 30-го числа месяца согласовывается отделом организациидокументооборота административного управления с первым заместителем,заместителями главы администрации, председателями комитетов,начальниками управлений и руководителями районных администрацийгородского округа и передается на подпись управляющему деламиадминистрации городского округа "Город Калининград". 6.6. В графике личного приема граждан должны быть указаны дата,время и место проведения личного приема должностными лицами, номертелефона для осуществления предварительной записи на личный прием. 6.7. График личного приема размещается на официальном сайтеадминистрации городского округа www.klgd.ru в сети Интернет,публикуется в газете "Гражданин", в информационном терминале,установленном по адресу: пл. Победы, 1. 6.8. Запись граждан на личный прием к должностным лицам вструктурных подразделениях администрации городского округаосуществляется специалистами, выполняющими эту работу, с моментаразмещения графика приема на официальном сайте администрацииwww.klgd.ru в сети Интернет, в информационном терминале, установленномпо адресу: пл. Победы, 1. В рабочие дни запись производится с 9.00 до 13.00 часов и с 14.00до 18.00 часов, в предпраздничные дни - с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до17.00 часов по адресам и телефонам, указанным в графике личного приемаграждан. 6.9. Запись на повторный личный прием производится не ранееполучения ответа на предыдущее обращение. Необходимость повторноголичного приема определяется соответствующим должностным лицом,осуществляющим первичный прием, исходя из содержания ответа напредыдущее обращение. 6.10. Гражданину или юридическому лицу может быть отказано вличном приеме, если он находится в состоянии алкогольного илинаркотического опьянения, при проявлении им агрессии либонеадекватного поведения. 6.11. На личном приеме гражданину может быть отказано вдальнейшем рассмотрении его обращения, если ранее ему был дан ответ посуществу поставленных в обращении вопросов. 6.12. В случае, если изложенные в устном обращении факты иобстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительнойпроверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть данустно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личногоприема гражданина. В остальных случаях оформляется перечень поручений,на основании которых дается письменный ответ по существу поставленныхв обращении вопросов. 6.13. Результаты личного приема главы администрации фиксируются врегистрационной карточке и вносятся в журнал приема граждан по личнымвопросам в СЭД советником отдела оперативного обеспеченияадминистрации, отвечающим за организацию личного приема главыадминистрации, в структурных подразделениях - сотрудником, отвечающимза личный прием руководителя. 6.14. При личном приеме гражданин предъявляет документ,удостоверяющий его личность, сотруднику, отвечающему за организациюличного приема. 7. Предварительная запись физических и юридических лиц на личный прием 7.1. Основанием для предварительной записи на личный прием кглаве администрации, его заместителям, председателям комитетов,управляющему делами, начальникам управлений, руководителям районныхадминистрации является устное или письменное обращение о записи наличный прием. 7.2. Предварительная запись на личный прием к главе администрациифизических лиц осуществляется советником отдела оперативногообеспечения аппарата управления, юридических лиц - начальником отделаоперативного обеспечения, на личный прием к заместителям главы,председателям комитетов, управляющему делами, начальникам управлений,руководителям администраций районов - помощниками или уполномоченнымилицами (далее - ответственные сотрудники). 7.3. Ответственный сотрудник структурного подразделенияадминистрации делает запись в журнале записи на личный прием по форме,в которую должны быть внесены следующие сведения: порядковый номер,дата, фамилия, имя, отчество обратившегося, его адрес, контактныйтелефон, содержание вопроса, и выдает листок уведомления о записи наличный прием по форме (приложение N 5). 7.4. При поступлении устного обращения по наиболее сложнымвопросам для рассмотрения на личном приеме ответственный сотрудник,отвечающий за организацию личного приема, вправе рекомендоватьобратившемуся представить письменное заявление с изложением сутивопроса с целью его предварительного изучения в ходе подготовки кпроведению личного приема. Информация о поступлении письменногозаявления отражается в журнале записи на личный прием и приобщается кматериалам личного приема. 7.5. Ответственный сотрудник не вправе отказать обратившемуся взаписи на личный прием к должностному лицу, за исключением, еслизаявленный вопрос не относится к компетенции должностного лица.Ответственный сотрудник должен рекомендовать (по согласованию сдолжностным лицом) обратиться к иному должностному лицу, в компетенциюкоторого входит рассмотрение данного вопроса. 8. Организация личного приема граждан ответственным сотрудником 8.1. В ходе подготовки к личному приему граждан ответственныйсотрудник осуществляет сбор информации по заявленным гражданамивопросам с целью всестороннего их изучения. 8.2. При необходимости получения дополнительной информации поизложенным в обращениях вопросам ответственный сотрудник вправенаправить запросы в структурные подразделения администрации иадминистрации районов городского округа "Город Калининград" (всоответствии с их компетенцией). 8.3. На основе анализа поступившей информации ответственныйсотрудник осуществляет формирование учетных дел обратившихся граждан исписок граждан для проведения личного приема. Список граждан на личный прием формируется ответственнымсотрудником из журнала предварительной записи на личный прием ивключает в себя следующую информацию о гражданине: Ф.И.О., почтовыйадрес, контактный телефон, краткое содержание вопроса по форме(приложение N 1), а также информацию о приглашенных для участия вличном приеме должностных лицах, руководителях иных органов иорганизаций, в компетенции которых находятся изложенные в обращениивопросы (далее - приглашенные должностные лица). Каждому гражданинуопределяется время приема. Учетные дела обратившихся граждан должны содержать: письменноеобращение (при наличии), представленную соответствующими органами иорганизациями информацию по существу заявленного гражданином вопроса,подборку всех имеющихся материалов по предыдущим обращениям (приповторных обращениях граждан). Список граждан (приложение N 6), записавшихся на личный прием кглаве администрации, в срок не позднее трех дней до начала личногоприема передается советником отдела оперативного обеспеченияадминистрации главе администрации городского округа, в структурныхподразделениях администрации - должностному лицу, которое будетпроводить личный прием. 8.4. Согласованные с должностным лицом, ведущим личный прием,списки в срок не позднее двух дней до начала проведения личного приемаграждан возвращаются должностному лицу, организующему личный прием,для заполнения карточки учета личного приема граждан должностным лицомадминистрации городского округа "Город Калининград" по форме(приложение N 2) и оповещения граждан в соответствии с указанным всписке временем приема. 8.5. Приглашение граждан на личный прием осуществляетсяответственным сотрудником не позднее одного дня до назначенной датыприема по телефону или телеграммой (при отсутствии номера контактноготелефона гражданина). 8.6. Извещения приглашенным лицам для участия в личном приеменаправляются ответственным сотрудником, в том числе с использованиемфаксимильной связи, электронной почты или по телефону, не позднееодного дня до начала личного приема. 8.7. Приглашенные должностные лица подтверждают свое присутствиена личном приеме, известив ответственного сотрудника письменно или потелефону не позже чем за день проведения личного приема граждан. Порезультатам полученных подтверждений корректируется списокприглашенных лиц. 9. Проведение личного приема граждан должностным лицом 9.1. Ответственный сотрудник, обеспечивающий организацию личногоприема граждан должностным лицом, перед началом приема проверяет угражданина документ, удостоверяющий его личность, делает отметку оприбытии гражданина и приглашенного должностного лица в списке. 9.2. Граждане ожидают личного приема в помещении, оборудованномстолами и стульями, и обеспечиваются писчей бумагой, ручками, питьевойводой, стаканами. 9.3. Прибывшие на прием граждане приглашаются в кабинет впорядке, установленном в списке очередности, вместе с приглашеннымидолжностными лицами. 9.4. Должностное лицо, осуществляющее личный прием, выслушиваетустное обращение гражданина, при необходимости - поясненияприглашенных должностных лиц, к компетенции которых относитсярассматриваемый вопрос, и дает соответствующее поручение, котороефиксируется в контрольно-регистрационной карточке. 9.5. В случае, если изложенные в устном обращении факты иобстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительнойпроверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть данустно в ходе личного приема, о чем производится запись вконтрольно-регистрационной карточке. 9.6. При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приемадолжностное лицо дает соответствующее поручение о подготовкеписьменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов(приложению N 3). 9.7. Во время личного приема гражданин имеет право передатьдолжностному лицу письменное обращение. Принятое на личном приемеписьменное обращение также подлежит регистрации и рассмотрению впорядке, установленном для письменных обращений. 9.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано вдальнейшем рассмотрении обращения, если ранее ему был дан ответ посуществу поставленных в обращении вопросов. 9.9. Запись поручений осуществляется: - в ходе личного приема граждан главой администрации городскогоокруга - советником отдела оперативного обеспечения аппаратауправления, администрации городского округа; - в ходе личного приема граждан первым заместителем,заместителями главы администрации, управляющим делами, председателямикомитетов, начальниками управлений - присутствующими на личном приемепомощниками или уполномоченными лицами. Для записи поручений по итогам рассмотрения вопросов граждандопускается использование диктофона. 9.10. Результаты личного приема граждан отражаются вконтрольно-регистрационной карточке, в которой указывается краткоесодержание вопроса заявителя, поручения должностного лица,осуществляющего личный прием, с указанием Ф.И.О. исполнителя. 9.11. Подготовка поручений по итогам личного приема гражданглавой администрации осуществляется советником главы администрацииотдела оперативного обеспечения. Подготовку поручений по итогам личного приема первогозаместителя, заместителя главы администрации, председателя комитета,управляющего делами, начальника управления администрации, руководителярайонной администрации осуществляют их помощники или уполномоченныелица. 9.12. В срок не позднее трех дней со дня проведения личногоприема граждан оформленные поручения передаются для согласования иутверждения должностным лицом, проводившим прием. 9.13. После утверждения поручения регистрируются в установленномпорядке в СЭД в группе документов "Личный прием" с присвоениеминдивидуального номера, определяемого в соответствии с инструкцией поделопроизводству в администрации городского округа, с указанием срокаисполнения каждого поручения и направляются исполнителям. 9.14. Подготовка и регистрация поручений по итогам проведенияличного приема граждан первым заместителем, заместителями главыадминистрации, управляющим делами, председателями комитетов,начальниками управлений осуществляется помощниками или уполномоченнымилицами в порядке, установленном настоящим Административнымрегламентом. Поручения направляются исполнителям за подписьюсоответствующего заместителя главы администрации. 9.15. Гражданину по его устному (письменному) запросу может бытьвыдана выписка из общего списка поручений по итогам рассмотрения еговопроса на личном приеме. 10. Контроль за исполнением поручения по итогам личного приема граждан 10.1. Контроль за качеством и своевременностью исполненияпоручений по итогам личного приема граждан (далее - поручения)осуществляется сотрудниками, на которых возложена эта функция.Контроль сроков исполнения осуществляется с использованием СЭД. 10.2. Поступившая от исполнителей информация об исполнении(продлении) поручения анализируется сотрудником, на которого возложенаэта обязанность, и направляется на рассмотрение должностному лицу. 10.3. Должностное лицо, проводившее прием, изучает представленнуюинформацию и принимает решение. 10.4. Все решения, принятые должностным лицом по итогамрассмотрения обращения гражданина на личном приеме, отчетисполнителей, снятие поручения с контроля, продление срока исполненияпоручения, направление ответа гражданину фиксируются в СЭД. 10.5. Решение об окончании рассмотрения обращения принимаетдолжностное лицо, проводившее прием граждан по личным вопросам. 10.6. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на всепоставленные вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающийответ гражданину. 10.7. Ответственный (за отправку корреспонденции) сотрудникнаправляет гражданину в установленном порядке подписанный ответ. Пожеланию гражданина ответ на обращение может быть получен им лично,отправлен почтовой связью либо электронной почтой. 10.8. Дата исполнения поручения и краткий отчет о его исполнениизаносятся в регистрационную карточку СЭД на основании докладаисполнителя сотрудником, осуществляющим учет. 10.9. Отчет исполнителей по обращению гражданина, копия ответа,направленная гражданину, контрольно-регистрационная карточка, а такжевсе документы, связанные с рассмотрением обращения, подшиваются вучетное дело гражданина. 10.10. Сформированное дело помещается в папку для хранения вархиве текущего делопроизводства и располагается в соответствии спорядковым номером. 10.11. В архивы структурных подразделений администрациигородского округа поступают документы постоянного срока хранения черездва года после завершения делопроизводства. 10.12. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно),хранящиеся в архивах структурных подразделений или в структурныхподразделениях, по истечении срока хранения согласно номенклатуре делподлежат уничтожению по акту в установленном порядке. 11. Аналитическая работа по результатам рассмотрения письменных обращений в администрации городского округа 11.1. Аналитическая работа (полугодовые и годовые) по результатамрассмотрения письменных обращений, поступивших на имя главыадминистрации, осуществляется отделом организации документооборотаадминистративного управления администрации городского округа. Аналитическая работа в структурных подразделениях администрации,администрациях районов городского округа организуется ихруководителями. 11.2. Результаты аналитической работы представляются управляющемуделами администрации для размещения на официальном сайтеадминистрации городского округа "Город Калининград" www.klgd.ru. 12. Порядок и формы контроля исполнения муниципальной функции 12.1. Контроль полноты и качества исполнения функции включает всебя: проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявлениеи устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятиесоответствующих решений и подготовку ответов на обращения. 12.2. Текущий контроль исполнения функции осуществляется путемпроведения проверок соблюдения и исполнения Регламента администрациигородского округа "Город Калининград", настоящего Административногорегламента. Периодичность осуществления текущего контроля исполненияфункции устанавливается главой администрации городского округа. 12.3. Организация и обеспечение централизованного учета исвоевременного рассмотрения письменных обращений, поступивших в адресглавы администрации городского округа, осуществляются отделоморганизации документооборота административного управления в адреспервого заместителя, заместителей главы администрации, управляющегоделами, председателей комитетов, начальников управленийсоответствующими службами этих подразделений администрации городскогоокруга. 12.4. Контроль за исполнением функции, ответственность засвоевременность, объективность и полноту рассмотрения письменныхобращений сотрудниками в администрации городского округа "ГородКалининград" возлагается на руководителей структурных подразделений. 13. Рассмотрение устных обращений граждан во внерабочее время 13.1. Устные обращения граждан в вечернее и ночное время, а такжев выходные и праздничные дни принимаются оперативным дежурнымадминистрации городского округа. 13.2. Оперативный дежурный принимает необходимые меры пообращению, о чем производит соответствующую запись в журнале устныхобращений. На устные обращения граждан, как правило, сразу дается ответ илиразъяснение в устной форме. В отдельных случаях, ввиду сложногохарактера поставленных вопросов либо необходимости дополнительнойпроверки изложенных в них фактов, дежурные ставят в известностьдолжностных лиц администрации городского округа (по компетенциипоставленных вопросов). 13.3. Информация, поступившая из оперативно-диспетчерской службыПравительства Калининградской области, требующая срочного решениявопроса, передается на исполнение в аварийные службы либо вадминистрации районов городского округа для принятия мер. 13.4. Первый заместитель главы администрации рассматривает устныеобращения граждан и юридических лиц, поступившие в администрациюгородского округа в вечернее и ночное время, праздничные дни, даетпоручения на исполнение обращений соответствующим должностным лицамструктурных подразделений администрации городского округа, вкомпетенции которых находится рассмотрение вопроса. 13.5. По обращениям, связанным с обеспечением безопасностиграждан, соответствующие меры принимаются незамедлительно. 14. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения 14.1. Информацию о ходе рассмотрения обращения ведут сотрудникиструктурного подразделения администрации, рассматривающие иисполняющие обращение. Справки предоставляются при личном обращении или посредствомсправочного телефона, указанного на листе уведомления структурногоподразделения администрации, по форме (приложение N 4). 14.2. Информация предоставляется по следующим вопросам: - о получении письменного обращения и направлении его нарассмотрение в структурное подразделение; - об отказе в рассмотрении письменного обращения; - о продлении срока рассмотрения письменного обращения; - о результатах рассмотрения обращения. 14.3. При получении запроса по телефону сотрудник администрациигородского округа, ответственный за организацию работы с обращениямиграждан и юридических лиц: - называет наименование структурного подразделения администрациигородского округа, в которое позвонил абонент; - представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество; - предлагает абоненту представиться; - выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса; - вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса; - при невозможности в момент обращения ответить на поставленныйвопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить вконкретный день и в определенное время. Во время разговора сотрудник должен произносить слова четко, непрерывать разговор по причине поступления звонка на другой телефонныйаппарат. 15. Порядок обжалования действий (бездействия), осуществляемых в ходе оказания услуги по приему, рассмотрению письменных и устных обращений граждан и юридических лиц Гражданин или юридическое лицо вправе обратиться и обжаловатьполученный ответ либо принятое решение по результатам рассмотрения егообращения к вышестоящему должностному лицу администрации городскогоокруга: - главе администрации - на первого заместителя, заместителя главыадминистрации, управляющего делами; - первому заместителю, заместителю главы администрации - напредседателя комитета или начальника управления; - начальнику управления - на начальника отдела; - начальнику отдела - на сотрудников отдела. Гражданин или юридическое лицо могут обратиться в суд в порядке,предусмотренном законодательством Российской Федерации. 16. Ответственность должностных лиц при исполнении муниципальной функции 16.1. Ответственность должностных лиц и сотрудников приисполнении функции предусматривается их должностными инструкциями всоответствии с Регламентом администрации городского округа,законодательством Российской Федерации и Калининградской области. 16.2. Качество работы с обращениями граждан и юридических лицявляется одним из критериев оценки эффективности выполнениямуниципальными служащими своих обязанностей, что указано в ихдолжностных инструкциях. 16.3. Сотрудник администрации городского округа, ответственный зарегистрацию обращений, несет персональную ответственность засоблюдение порядка приема и правильность учета обращений. 16.4. Сведения, содержащиеся в обращении, а также персональныеданные гражданина могут использоваться только в служебных целях и всоответствии с полномочиями лица, исполняющего функцию. Запрещаетсяразглашение содержащейся в обращении информации о частной жизнигражданина без его согласия. Не является разглашением сведений,содержащихся в обращении, направление письменного обращения в органгосударственной власти или иному должностному лицу, в компетенциюкоторого входит решение поставленных в обращении вопросов. 16.5. В случае утраты письменного обращения, зарегистрированногов установленном порядке в администрации городского округа "ГородКалининград", решение о назначении служебного расследования, порядке исроках его проведения принимается управляющим делами администрации. 16.6. При отсутствии исполнителя (отпуск, командировка, болезнь ит.д.) письменное обращение передается на исполнение другомусотруднику по указанию непосредственного руководителя. 16.7. Нарушение настоящего Административного регламента,неправомерный отказ в приеме обращений граждан и юридических лиц, атакже преследование гражданина или юридического лица в связи с подачейзаявлений и жалоб либо за содержащуюся в них критику влекут за собойответственность в соответствии с действующим законодательством. Приложение N 1 к Административному регламенту Журнал учета граждан на прием по личным вопросам |——————|—————————————|————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|| N | Дата | ФИО, адрес, | Краткое | Дата | Результат |Приме- ||п/п |записи на |контактный телефон |содержание |проведения |рассмотрения |чание || |прием |заявителя |вопроса |приема |вопроса | ||——————|—————————————|————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————|——————————|| | | | | | | ||——————|—————————————|————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————|——————————| Приложение N 2 к Административному регламенту КАРТОЧКА УЧЕТА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН ДОЛЖНОСТНЫМ ЛИЦОМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА "ГОРОД КАЛИНИНГРАД"N ________ от "___" ________ 20__ г.Дата приема "___" ___________ 20__ г. Время приема __________Ф.И.О______________________________________________________________________Адрес ________________________________________________________________Телефон ______________________________________________________________Документ, удостоверяющий личность ____________________________________Краткое содержание вопроса:______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________На приеме присутствовали: __________________________________________________________________________________________________________________Поручения по итогам приема:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Результат приема:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Подпись должностного лица, ведущего прием Приложение N 3 к Административному регламентуN Л\П УТВЕРЖДАЮЧисло, месяц 20__ г. Глава администрации городского округа "Город Калининград" ________________ Ф.Ф. Лапин Поручения главы администрации городского округа "Город Калининград" по итогам приема граждан по личным вопросам (число, месяц 20__ года) 1. Содержание поручения Ответственные: Ф.И.О, должность исполнителя Срок исполнения: (число, месяц 20__ года) 2. Содержание поручения Ответственные: Ф.И.О, должность исполнителя Срок исполнения: (число, месяц 20__ года) Управляющий делами администрации городского округа "Город Калининград" С.В. Воропаев подпись Исполнитель телефон Приложение N 4 к Административному регламенту УВЕДОМЛЕНИЕ О ПРИЕМЕ ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ Отдел организации документооборота административного управления администрации городского округа "Город Калининград" Входящий N ____________________ от "____" ____________ 20___ г. N контактного телефона ________ Приложение N 5 к Административному регламенту УВЕДОМЛЕНИЕ О ЗАПИСИ НА ПРИЕМ ПО ЛИЧНЫМ ВОПРОСАМ Отдел оперативного обеспечения администрации городского округа "Город Калининград" Дата приема "____"__________ 20___ г. Время приема ______ час. _______ мин. N контактного телефона ______________ Приложение N 6 к Административному регламенту СПИСОК граждан на прием по личным вопросам к должностному лицу администрации городского округа "Город Калининград" число, месяц, год, время начала приема |————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————|| Ф.И.О., | Краткое содержание | Ф.И.О., ||домашний адрес |вопроса |должность сотрудника || | |приглашенного на прием ||————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————|| | | ||————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————|| | | ||————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————|| | | ||————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————|| | | ||————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————|| | | ||————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————|| | | ||————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————|| | | ||————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————|Должность сотрудника составившего список подпись