Постановление Мэра г. Калининграда от 10.02.1997 № 268
О регламенте мэрии г. Калининграда
Российская Федерация Мэр г.Калининграда Постановление Утратилo силу - Постановление Мэра г. Калининграда от 06.04.98 г. N 897 от 10 февраля 1997 г. N 268 "О регламенте мэрии г. Калининграда" Документ УТРАТИЛ СИЛУ с 10 апреля 1998 г. в соответствии с постановлением Мэра г.Калининграда от 6 апреля 1998 г. N 897 В связи с изменением функций и структуры исполнительной властиорганов местного самоуправления города Калининграда, принятием Уставагорода, а также в целях упорядочения работы аппарата и структурныхподразделений мэрии по контролю и проверке исполнения, документационномуи организационному обслуживанию деятельности мэрии п о с т а н о в л я ю : 1. Утвердить Регламент мэрии г. Калининграда (приложение N 1). 2. Руководителям комитетов, управлений и отделов, главамадминистраций районов: 2.1. Привести в соответствие с Регламентом Положения о комитетах,управлениях и отделах и должностные инструкции. 2.2. Ознакомить с Регламентом всех муниципальных служащих иобеспечить его соблюдение. 3. Признать утратившим силу постановление мэра г. Калининграда N1177 от 25.08.94 г. "О регламенте мэрии города Калининграда". 4. Регламент ввести в действие с 15 февраля 1997 года. 5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить науправляющего делами мэрии Донских Л.П. Мэр города Калининграда И.И. Кожемякин Содержание 1. Общие положения 2. Планирование работы мэрии города 3. Порядок подготовки и оформление распорядительных документов 4. Порядок подготовки решений городского Совета г. Калининграда по вопросам, выносимым для рассмотрения мэрией города 5. Организация контроля исполнения документов в мэрии 6. Порядок работы со служебными документами 7. Организация работы с обращениями граждан 8. Организация кадровой работы 9. Командировки работников мэрии 10. Порядок приема-передачи дел при смене руководителей, а также при реорганизации или ликвидации структурного подразделения мэрии 11. Организация проведения аппаратных совещаний 12. Организация работы архива 13. Выполнение машинописных работ 14. Копирование документов 15. Оформление телеграмм и факсов Образцы оформления распорядительных документов Приложение N 1 к постановлению мэра г. Калининграда от 10 февраля 1997 г. N 268 Регламент мэрии города Калининграда 1. Общие положения 1.1. В соответствии с Конституцией Российской Федерации, Законом "Обобщих принципах организации местного самоуправления в РоссийскойФедерации" и Уставом города, мэрия города Калининграда являетсяисполнительным органом городского местного самоуправления. 1.2. Мэрия имеет свой Регламент, который является основополагающимнормативным документом, определяющим порядок организационного идокументационного обеспечения деятельности мэрии. 1.3. Мэрия города осуществляет свою деятельность в соответствии сзаконодательными и иными нормативными актами Российской ФедерацииКалининградской области, Уставом города, настоящим регламентом, решениямигородского Совета и мэра города. 1.4. Мэрия города решает вопросы обеспечения жизнедеятельностигорода, функционирования социальной сферы, социально-экономическогоразвития города, координации всех видов деятельности на территориигорода, не противоречащих законодательству. 1.5. Мэрия города в интересах населения в установленном закономпорядке вправе осуществлять международную, в том числевнешнеэкономическую деятельность. Координацию международной деятельности осуществляет управлениемеждународных связей в соответствии с регламентом, утвержденнымпостановлением мэра города N 3028 от 25.12.96 г. 1.6. Мэр руководит деятельностью мэрии на принципах единоначалия.Исполнительные функции мэр осуществляет путем издания распорядительныхдокументов. Порядок подготовки распорядительных документов и ихисполнение определяется настоящим регламентом. 1.7. В случае отсутствия мэра его полномочия осуществляет первыйвице-мэр, либо по поручению один из его вице-мэров. Вице-мэры, председатели комитетов, управляющий делами, начальникисамостоятельных управлений и отделов осуществляют руководство комитетами,управлениями и отделами в соответствии с распределением обязанностей,установленных мэром и структурой мэрии. 1.8. Структура и положение о комитетах, управлениях, отделах мэрииутверждаются мэром города. 1.9. Руководители управлений, отделов и структурных подразделениймэрии издают приказы. 1.10. Мэр вправе отменять приказы руководителей структурныхподразделений мэрии. 1.11. Размер расходов на содержание мэрии утверждаются городскимСоветом по представлению мэра города. 1.12. Информация о работе мэрии, организационно-распорядительныедокументы публикуются в газете "Гражданин". При необходимости доводятсядо сведения населения через печать, радио и телевидениеинформационно-аналитическим отделом. 1.13. Ответственность за правильную организацию делопроизводства ваппарате мэрии возлагается на управляющего делами. 1.14. В мэрии установлена смешанная система делопроизводства, прикоторой централизованно: 1.14.1. В общем отделе мэрии осуществляется: - регистрация и выпуск распорядительных документов мэрии идоговоров, подписанных мэром города; - прием поступающей и отправка исходящей корреспонденции,регистрация документов адресованных мэру, контроль и анализ хода ихисполнения, формирование дел и их хранение, а также методическая икоординационная работа по вопросам организации документационногообеспечения в аппарате мэрии. 1.14.2. В управлении информационных ресурсов осуществляется: - ведение электронной базы "Нормативно-правовые акты органовместного самоуправления г. Калининграда"; - информационное обслуживание по запросам сотрудников структурныхподразделений, городского Совета в части предоставления информации,подготовке обзоров по законодательным и нормативным актам РФ,Калининградского региона, органов местного самоуправления г.Калининграда, других регионов РФ; - прием и передача в общий отдел электронной почты; - координация работы по внедрению и дальнейшей эксплуатацииавтоматизированной системы документооборота мэрии. 1.14.3. В контрольно-организационном отделе мэрии осуществляется: - контроль за исполнением постановлений и распоряжений главыадминистрации области; - контроль за исполнением постановлений и распоряжений мэра города; - контроль за исполнением решений областной Думы и городского Советав части касающейся структурных подразделений мэрии; - контроль за выполнением планов работы мэрии. 1.14.4. Помощник мэра осуществляет: - подготовку проектов поручений по исполнению документов,поступивших в адрес мэра и руководителей мэрии; - контроль за исполнением поручений мэра, высказанных на аппаратныхсовещаниях. 1.14.5. Отдел по работе с населением осуществляет: - регистрацию писем граждан; - регистрацию и контроль исполнения поручений мэра, вице-мэров,управляющего делами по письмам граждан; - регистрация и контроль исполнения поручений, высказанных мэром ивице-мэрами на личном приеме граждан. 1.14.6. Юридический отдел осуществляет: - учет и контроль за ходом исполнения Указов, постановлений ираспоряжений Президента и Правительства РФ в части, касающейся органовместного самоуправления; - контроль эа правильностью оформления договоров, подписанных мэромгорода; - определение и отметка тематики на распорядительных документах длявключения их в электронную базу "Нормативно-правовые акты органовместного самоуправления г. Калининграда". 1.14.7. Комитет по экономике и рыночным отношениям осуществляет: - учет и контроль договоров, договорных обязательств по мэрии; - проводку экономического обоснования заключенных договоров; - подготовку докладов мэру города о ходе выполнения заключенныхдоговоров, суммах невыполненных договорных обязательств по каждомудоговору. Порядок заключения договоров, учет и контроль за их исполнениемпроизводится в соответствии с постановлением мэра города от 10 января1997 г. N 23, от 29.01.97 г. N 171. децентрализованно: 1.15. В комитетах, управлениях, отделах осуществляется регистрация,рассмотрение, контроль исполнения и справочная работа по документам,адресованным в эти структуры непосредственно. 1.16. Требования данного Регламента распространяются на всеслужебные документы мэрии несекретного характера и обязательны для всехсотрудников мэрии. 1.17. Нарушение требований данного документа влечет дисциплинарнуюответственность сотрудников мэрии. 2. Планирование работы мэрии города 2.1. Мэрия планирует свою работу в соответствии с основныминаправлениями деятельности по социально-экономическому развитию города наквартал и месяц. 2.2. Комитеты, управления и отделы мэрии представляют предложения поформированию основных направлений деятельности до 25 числа на предстоящийквартал, месяц в контрольно-организационный отдел, которым они обобщаютсяи представляются для рассмотрения мэру. 2.3. Основные направления деятельности после утверждения мэром втечение 3-х дней рассылаются комитетам, управлениям и отделам дляисполнения. Контроль за выполнением основных направлений деятельности мэрииосуществляется вице-мэрами, председателями комитетов, начальникамисамостоятельных управлений, управляющим делами иконтрольно-организационным отделом. 2.4. Подготовку отчетов о реализации основных направленийдеятельности мэрии за прошедший квартал осуществляетконтрольно-организационный отдел на основании информации, представляемойкомитетами, управлениями и отделами 5 числа следующего квартала. 2.5. Для организации внутриаппаратной работы мэрии составляетсякоординационный план мероприятий, предусматривающий перечень намечаемыхсовещаний, конференций, семинаров и т.д., проводимых с участиемруководителей мэрии, комитетов, управлений, отделов и районныхадминистраций. 3. Порядок подготовки и оформление распорядительных документов 3.1. Виды распорядительных документов: 3.1.1. Распорядительными документами мэрии являются постановления,распоряжения, приказы и поручения. ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый мэром в целях решениянаиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности города всоответствии с компетенцией мэрии, определенной Уставом города. (Образец оформления прилагается). РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, принимаемый мэром по вопросамвнутриорганизационной деятельности органов и структурных подразделениймэрии в пределах компетенции определенной Уставом города. (Образец оформления прилагается). ПРИКАЗ - распорядительный документ, издаваемый руководителямиструктурных подразделений мэрии и управляющим делами по вопросаморганизации работы аппарата и т.д. (Образец оформления прилагается). ПОРУЧЕНИЕ - распорядительный документ издаваемый мэром, вице-мэрамии управляющим делами для решения срочных вопросов руководствахозяйственной деятельностью на территории города егосоциально-экономического развития, а также организационного,материально-технического обеспечения деятельности мэрии. (Образец оформления прилагается). 3.1.2. Постановления и распоряжения мэра вступают в силу с моментаих подписания и регистрации в общем отделе, если иное не определено самимактом или действующим законодательством. 3.1.3. Постановления мэра, затрагивающие права граждан, вступают всилу с момента их опубликования. 3.1.4. Постановления мэра города, принятые в пределах егокомпетенции, обязательны для исполнения всеми расположенными натерритории города предприятиями, учреждениями, организациями (независимоот форм собственности), должностными лицами и гражданами. 3.2. Порядок подготовки проектов постановлений и распоряжений мэра города: 3.2.1. Право внесения проектов постановлений и распоряжений мэрапредоставляется любому юридическому лицу. При этом ведущим подразделениеммэрии, организующим подготовку и первоочередное согласование проекта,является комитет, управление, отдел, наиболее близкий по своимфункциональным обязанностям к существу рассматриваемого в проектевопроса. 3.2.2. При необходимости проект должен быть сопровожден справкой, вкоторой автором проекта обосновывается необходимость принятияпостановления или распоряжения, проводятся расчеты и ссылки нанормативные документы. 3.3. Порядок согласования: 3.3.1. Проекты распорядительных документов должны быть согласованыответственным исполнителем: - с организациями и структурными подразделениями мэрии, вкомпетенции которых находится данный вопрос; - с организациями, указанными в проекте в качестве исполнителей; - с юридическим отделом мэрии; - с управляющим делами мэрии; - с контрольно-организационным отделом, только проектыраспорядительных документов, требующих контроля и проверки исполнения. 3.3.2. Срок рассмотрения проектов распорядительных документов,представленных на согласование, не должен превышать одного рабочего дня. 3.3.3. Согласование осуществляется путем визирования на обратнойстороне предлагаемого проекта постановления или распоряжения: должность,фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект. 3.3.4. Все проекты постановлений и распоряжений визируются первымвице-мэром. 3.3.5. Замечания заинтересованных организаций, не учтенныеисполнителем, излагаются на обратной стороне постановления илираспоряжения. 3.3.6. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документаизменений, не влечет за собой повторного визирования. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение,ответственный исполнитель должен заново согласовать проект. 3.3.7. Обеспечение качества составления и оформления проектовраспорядительных документов, ответственность эа точность их содержания иправильность согласования, а также соответствие внесенных изменений идополнений в проект замечаниям согласующих организаций и структурныхподразделений возлагается на руководителей структурных подразделениймэрии, подведомственных организаций, администраций районов, представившихпроект на подпись. 3.3.8. Проект постановления об утверждении актов государственныхприемочных комиссий при приемке домов-новостроек всех ведомств готовятсякомитетом по градостроению и градообслуживанию мэрии и обязательновизируются председателем комитета по земельным ресурсам и землеустройствуи начальником жилищно-коммунального управления. 3.3.9. Проекты постановлений о результатах ревизийфинансово-хозяйственной деятельности мэрии, структурных подразделениймэрии и администраций районов по итогам проверок КРУ МФ РФ по городуКалининграду готовит, сопровождая справкой, главный контролер-ревизор КРУМФ РФ по городу Калининграду (в его отсутствие - заместитель) и визируету начальника финансового управления. Мэр города, ознакомившись с материалами ревизии и подготовленнымпроектом постановления, проводит расширенное совещание с приглашениемзаинтересованных лиц и принимает окончательное решение. 3.3.10. Согласованные в установленном порядке проекты постановленийи распоряжений докладываются мэру, вице-мэрам. 3.3.11. Каждый из указанных проектов должен иметь краткий заголовок,содержащий основное содержание документа. 3.3.12. Проекты постановлений должны иметь лаконичную констатирующуючасть, содержащую краткое описание ситуации и причин, вызвавших ее,ссылки на нормативные документы, которая должна завершиться словом"постановляю". 3.3.13. Проекты распоряжений, как правило, могут и не иметьконстатирующей части, а состоять из последовательно пронумерованныхпунктов, начинающихся с глаголов в повелительном наклонении,например: "разрешить", "утвердить", "установить" и т.п. (образецприлагается). 3.3.14. Проекты постановлений и распоряжений могут иметь приложения,которые должны быть завизированы автором проекта или руководителем отдела- исполнителя этого подразделения. 3.3.15. Пункты проектов, имеющих целью установить поручения тем илииным исполнителям, должны содержать точное и полное наименование отдела,управления, комитета и т.п. и сроки исполнения поручений. 3.3.16. В завершающем пункте проекта определяется подразделениемэрии или должностное лицо, на которое возлагается организация контроляза исполнением постановления или распоряжения. 3.3.17. В целях контроля правильности оформления и предотвращениядублирования с ранее принятыми распорядительными документами, в проектыпостановлений и распоряжений по которым были приняты ранее аналогичныерешения, если они исполнены, необходимо включать пункты, в которых ранеепринятое решение по вносимому проекту постановления или распоряжения,объявлять утратившим силу. 3.3.18. Если по проекту распорядительного документа имеютсязамечания юридического, контрольно-организационного или общего отделовмэрии, то документ возвращается на доработку исполнителю. 3.4. Порядок оформления: 3.4.1. Принятые постановления и распоряжения с необходимыми визамидолжностных лиц и реестром рассылки, исполнителем представляется в общийотдел мэрии. 3.4.2. Внесение каких-либо исправлений в принятые постановления ираспоряжения запрещено. 3.4.3. Регистрация постановлений, распоряжений производится втечение года в порядке возрастания номеров. 3.4.4. Датой указанных видов документов является дата их подписанияи регистрации в общем отделе мэрии. 3.4.5. Подписанные распорядительные документы тиражируются общимотделом мэрии в соответствии с реестром рассылки. Каждый экземпляррассылаемого документа должен быть заверен печатью общего отдела мэрии. Общий отдел тиражирует документы только для аппарата мэрии ирайонным администрациям (для подразделений и подведомственных службтиражирует исполнитель). 3.4.6. В реестре рассылки исполнитель документа обязан указатьпочтовый адрес организации куда рассылается документ, подписывает реестри ставит дату. 3.4.7. Замена разосланных документов или их отдельных частей(обнаружение орфографических или технических ошибок) может бытьпроизведена только с разрешения управляющего делами или начальника общегоотдела. 3.4.8. С целью формирования автоматизированной базы правовых актоворганов местного самоуправления, проекты постановлений и распоряженийготовятся в электронном виде, с использованием персональных ЭВМ. 3.4.9. Реквизиты, которые заполняются при формировании проектовдокументов в электронном виде, заносятся в поля по стандартной форме. 3.4.10. Юридическим отделом мэрии при визировании документаосуществляется отметка тематики документа по тематическому рубрикатору,используемому в автоматизированной базе нормативно-правовых документов,для включения его в определенный раздел АБД "Нормативно-правовые актыорганов местного самоуправления г. Калининграда". На документе делаетсяотметка только номера рубрики нижнего уровня. 3.4.11. После утверждения документа мэром, постановление илираспоряжение на бумажном носителе, вместе с его электронной копией надискете, передается в общий отдел для его регистрации. 3.4.12. Общий отдел принимает утвержденный мэром документ отисполнителя только вместе с его электронной копией. 3.4.13. В общем отделе электронная копия документа дополняетсярегистрационным номером, после чего, по технологии, описанной вприложении к постановлению N 343 от 09.03.95 г., не позднее 3-х днейпосле его регистрации, документ передается в управление информационныхресурсов и включается в автоматизированную базу "Нормативно-правовые актыорганов местного самоуправления г. Калининграда". 3.4.14. Ежемесячно оформленные протоколы изданных постановлений мэранаправляются общим отделом в областную администрацию и прокуратуруЦентрального района; распоряжения мэра - только в прокуратуруЦентрального района. 3.4.15. Постановления и распоряжения мэра могут быть опубликованы впечати по указанию руководства мэрии. 3.4.16. Не допускается принятие повторных постановлений ираспоряжений мэра города, если не выполнены ранее принятые по этимвопросам кроме случаев, когда необходимость принятия нового документапродиктована изменением обстоятельств. 4. Порядок подготовки решений городского Совета г. Калининграда по вопросам, выносимым для рассмотрения мэрией города 4.1. Вопросы для обсуждения на заседании городского Совета могутбыть внесены комитетами, управлениями и отделами мэрии по согласованию смэром. 4.2. Инициатор внесения вопроса составляет справку по данномувопросу с обоснованием необходимости рассмотрения его, готовит проектрешения. На обратной стороне первой страницы проекта указывается какимлицом, отделом, управлением подготовлен проект, список приглашенных наобсуждение лиц, адреса рассылки решений, ставится подпись и дата. Нижеуказывается перечень председателей постоянных комиссий и должностных лиц,с которыми в зависимости от содержания, должен быть согласован проектрешения. 4.3. Проекты решений до рассмотрения постоянными комиссиямивизируются мэром или вице-мэрами, начальником соответствующего отдела илиуправления мэрии, юридическим отделом мэрии. Возражения и поправкипроекта со стороны указанных должностных лиц записываются на оборотепроекта или оформляются отдельной запиской и не могут препятствоватьдальнейшему рассмотрению проекта. 4.4. Согласованный со службами мэрии проект вместе с дискетойпередается в аппарат по работе с депутатами городского Совета. 4.5. Проекты решений по вопросам, заблаговременно внесенными в планработы городского Совета, обсуждаются на очередных заседаниях постоянныхкомиссий. В ходе обсуждения могут вноситься поправки, предложения,рекомендации, которые должны быть отражены в решениях комиссии. Выпискаиз протокола заседания комиссии по этому вопросу прикладывается к проектуи справке. Инициатор внесения вопроса должен учитывать время заседаниякомиссии согласно графику и своевременно согласовывать с председателемкомиссии время обсуждения вопроса. 4.6. Проекты решений по внеплановым, срочным вопросам должныпредставляться в аппарат городского Совета не менее чем за 2 недели дозаседания городского Совета для обсуждения в постоянных комиссиях икомитетах на внеочередных заседаниях с согласия председателей комиссий. 4.7. За неделю до заседания городского Совета подготовленные исогласованные проекты решений, справки к ним, и выписки из решенийкомиссий представляются главе местного самоуправления, который определяетпроект повестки дня. Все проекты решений, поступившие позднее, включаютсяв проект повестки дня только с визой главы местного самоуправления и всехнеобходимых согласований. 4.8. Вопросы, подготовленные с нарушением установленного порядка;главой местного самоуправления могут не рассматриваться и в проектповестки дня заседания городского Совета не включаются. 4.9. В течение недели до заседания городского Совета аппаратгородского Совета составляет повестку дня и список приглашенных,размножает проекты решений для депутатов городского Совета и списокприглашенных, обеспечивает их явку и техническое обеспечение работыгородского Совета. 5. Организация контроля исполнения документов в мэрии 5.1. Виды контролируемых документов: 5.1.1. В мэрии контролю подлежит исполнение: - поручения мэра по выполнению законодательных, нормативных ираспорядительных документов вышестоящих органов и должностных лиц(Указы, распоряжения и поручения Президента России, Законы РоссийскойФедерации, постановления Правительства России, решения областнойДумы, постановления и распоряжения главы администрации области,решения городского Совета); - постановления и распоряжения мэра; - поручения мэра, первого вице-мэра и вице-мэров; - поручения руководителей мэрии по исполнению служебных документов иписем граждан (резолюции). 5.1.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным(сроки исполнения) и качественным (полнота и точность ответов)исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения иинформирование об этом руководства. 5.1.3. Персональная ответственность за своевременное и качественноеисполнение распорядительных документов возлагается на председателейкомитетов, начальников управлений и отделов мэрии и в соответствии сраспределением обязанностей. 5.2. Контрольные службы 5.2.1. Контроль исполнения распорядительных документов мэрии, какправило, возлагается на то должностное лицо которому это поручено изафиксировано в самом документе. Контрольно-аналитическую деятельность по исполнению вышеназванныхраспорядительных документов мэрии осуществляют соответствующиеподразделения мэрии: управляющий делами, контрольно-организационныйотдел, общий отдел, отдел по работе с населением и юридический отдел. В том случае, если в документе не указано должностное лицо, которомупоручен контроль исполнения, то это означает, что контроль исполненияосуществляют подразделения мэрии в соответствии с распределениемфункциональных обязанностей. 5.2.2. На управляющего делами и помощника мэра возлагается: - организация контроля за исполнением поручений мэра на входящихдокументах и поручениях данных на аппаратных совещаниях; - контроль за своевременной подготовкой материалов к совещанию умэра, обеспечение организации контроля за выполнением протоколовсовещаний. 5.2.3. На контрольно-организационный отдел возлагается: - методическое руководство по вопросам организации контроля за ходомисполнения распорядительных документов мэрии; - контроль за исполнением распорядительных документов городскогоСовета в части выполнения поручений данных органам исполнительной власти; - контроль эа подготовкой структурными подразделениями мэриизаключений по проектам документов представляемых законодательнымиорганами области и городского Совета; - контроль за выполнением постановлений и распоряжений мэра; - контроль за сроками подготовки проектов распоряжений ипостановлений мэра, если было дано соответствующее поручение мэром; - контроль за выполнением утвержденных планов работы мэрии; - контроль за сроками выполнения распорядительных документоввышестоящих органов власти в части поручений данных органамисполнительной власти. 5.2.4. На общий отдел мэрии возлагается: - контроль за исполнением поручений мэра, управляющего делами пописьмам организаций; методическое руководство по вопросамделопроизводства - исполнительской дисциплины. 5.2.5. На отдел по работе с населением возлагается; - контроль за исполнением поручений мэра, вице-мэров, управляющегоделами по письмам граждан; - контроль за исполнением поручений высказанных мэром и вице-мэрамина личном приеме граждан. 5.2.6. На юридический отдел возлагается: - контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации,области и за ходом исполнения Указов, постановлений и распоряженийПрезидента и Правительства России в части касающейся органов местногосамоуправления. 5.3. Сроки исполнения распорядительных документов 5.3.1. Сроки исполнения распорядительных документов мэрии(постановлений, распоряжений, поручений) указываются в тексте самихдокументов. При указании времени исполнения поручения в днях, отсчет ведется сдаты подписания поручения. 5.3.2. Продление сроков исполнения либо снятие с контроляпостановлений и распоряжений мэра осуществляется на основаниимотивированной письменной информации, представляемой на имя мэра. 5.3.3. Сроки исполнения заданий, установленных в приказах ипоручениях руководителями структурных подразделений могут изменятьсятолько этими руководителями. 5.3.4. Поручения мэра и запросы из областной администрации должныисполняться в срок, указанный в поручении, запросе или в месячный срок содня его подписания, или поступления в мэрию. 5.4. Система контроля 5.4.1. Система контроля в аппарате и его отделах обеспечиваетпостоянный контроль и безусловное выполнение в установленные срокизаданий, содержащихся в нормативных документах. Система контроляпредусматривает активное участие в работе по выполнению документов всехзвеньев исполнительно-распорядительных органов местного самоуправлениягорода, аппарата мэрии города и его структурных подразделений. В общую систему контроля входят: - мэрия города; - администрации районов, которые принимают постановления и распоряжения и осуществляютконтроль эа ходом их исполнения, периодически заслушивают доклады о ходевыполнения распорядительных документов. 5.4.2. Контрольно-организационный отдел мэрии города, осуществляющийконтроль за ходом выполнения документов, обеспечивает руководителей иисполнителей информацией о поручениях: - срок исполнения которых истекает в предстоящем периоде(ежемесячно); - исполнение которых возложено на тот или иной отдел, комитет,управление (по мере необходимости); - неисполненных своевременно, или исполненных с нарушением сроков помере необходимости (ежеквартально); Анализирует информацию, поступающую от исполнителей о результатахвыполнения поручений, находящихся на контроле. На основании этих сведенийоценивается уровень исполнительской дисциплины в мэрии города. Полученныесведения представляются руководству мэрии и учитываются при решениивопросов поощрения по итогам работы эа квартал. 5.4.3. Мэр, вице-мэры, председатели комитетов, управляющий делами,начальники самостоятельных управлений и отделов, главы администрацийрайонов организуют работу по исполнению исполнительно-распорядительныхдокументов в закрепленных за ними организациях и подразделениях мэрии,анализируют состояние исполнения документов и принимают меры по повышениюисполнительской дисциплины. Управляющий делами информирует аппарат мэрии о состоянииисполнительской дисциплины на аппаратных совещаниях. 5.4.4. Руководители структурных подразделений несут персональнуюответственность за исполнение документов и организуют контроль исполненияв подчиненных им организациях, периодически анализируют состояниеисполнения документов и принимают меры по выполнению заданий вустановленные сроки. 5.4.5. В комитетах, управлениях и отделах мэрии приказаминазначаются работники, ответственные за контроль и исполнений документови ведение делопроизводства (заведующие приемных или др. ответственныелица по усмотрению руководителя). 5.5. Организация работы по контролю за исполнением распорядительных документов 5.5.1. Постановка на учет: - По одному экземпляру постановлений и распоряжений мэра городавместе с приложениями, подлежащими контролю исполнения, общий отделнаправляет исполнителям указанным в рассылке и вконтрольно-организационный отдел. В контрольно-организационном отделе на постановления и распоряжениямэра, требующих контроля заводятся карточки, один экземпляр которой,передается исполнителю, что является основанием для заведенияконтрольного дела. - копии постановлений и распоряжений администрации области,подлежащие контролю исполнения, с резолюцией мэра города направляютсяисполнителям и в контрольно-организационный отдел. 5.5.2. Контроль хода исполнения, порядок переноса сроков: - контроль за сроками исполнения постановлений и распоряженийосуществляется контрольно-организационным отделом совместно с работникамикомитетов, управлений и отделов мэрии, администраций районов,ответственными за контроль исполнения; - в случаях, когда исполнение документа или поручения возложено надвух или более исполнителей, ответственность за исполнение несетисполнитель, указанный в резолюции первым, Он обязан обеспечитьисполнение документа или поручения в установленные сроки. Исполнителю предоставляется право привлекать для выполнениядокумента других должностных лиц и организации. Замена исполнителя или передача исполнения документа, поручениядругому лицу или организации может быть осуществлена только с разрешенияили по указанию должностного лица поручившего исполнять документ собязательной отметкой в журнале учета документов в общем отделе мэрии. 5.5.3. Все поручения должны быть исполнены в указанные сроки: - о нарушении сроков представления документов, докладов и информацииконтрольно-организационный отдел незамедлительно докладывает мэру лично; - предупреждение исполнителю о приближении или наступлении сроковисполнения документов осуществляется специалистамиконтрольно-организационного и общего отделов; - в случае нарушения срока исполнения поручения к информацииприлагается объяснение руководителя соответствующего структурногоподразделения на имя мэра города и по его резолюции может быть установленновый срок исполнения. Если при рассмотрении представляемых материалов не принято решение опереносе срока или снятии задания с контроля, документы возвращаютсяисполнителю для принятия мер по исполнению. 5.6. Снятие с контроля 5.6.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля тогда,когда решены все поставленные в нем вопросы, с резолюцией руководителя,подписавшего документ или давшего по нему поручение "Снять с контроля. Вдело.". 5.6.2. Нормативные документы снимаются с контроля мэром города, а вего отсутствие - первым вице-мэром. 5.6.3. Отметка об исполнении делается на самом документе, в журналерегистрации документов и в карточке контроля. 5.6.4. Контрольно-организационный отдел ежеквартально доводит докомитетов, управлений и отделов мэрии, администрации районов сведения одокументах, снятых с контроля. 5.7. Организация контроля исполнения документов в структурных подразделениях мэрии 5.7.1. Работа по контролю исполнения распорядительных документов ипоручений руководства мэрии включает: - рабочие планы по выполнению распорядительных документовсоответствующих отделов и управлений мэрии; - непосредственную проверку хода и качества выполнения; - обобщение результатов контроля и представление руководителямструктурных подразделений необходимой информации для принятия мер пообеспечению своевременного и качественного выполнения решенийсоответствующими организациями; - представление руководителям мэрии сведений о состоянииисполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации дляанализа и разработки мероприятий по ее улучшению; - подготовку материалов для снятия решения с контроля. 5.7.2. На каждый контролируемый документ оформляется дело, кудаподшиваются: - копия документа; - рабочий план по его выполнению; - справки, информации, отражающие ход выполнения документа(постановления, распоряжения, решения) и результаты проверок исполнениядокумента. Рабочие планы составляются по главным вопросам для организациипоэтапного контроля, обеспечивающего систематическую проверкупромежуточных сроков и качества выполнения документа. Рабочие планыутверждаются руководителями структурных подразделений мэрии. 5.7.3. Обобщение результатов контроля производится на основании: - результатов проверок хода выполнения документов на местах; - докладов исполнителей (устных и письменных); Обобщенные материалы вместе с предложениями по обеспечениювыполнения документов представляются соответствующему руководителю вустановленные им сроки, при необходимости принятия экстренных мернемедленно. 5.7.4. Состояние исполнительской дисциплины в структурныхподразделениях мэрии анализируется ежемесячно и принимаются мерывоздействия к нарушителям исполнительской дисциплины. По результатам анализа разрабатываются планы мероприятий поповышению исполнительской дисциплины, которые после утвержденияруководителем доводятся до соответствующих исполнителей. 5.7.5. При поступлении от исполнителя ходатайства о переносе срокаснятия с контроля документа руководитель структурного подразделенияобязан: - изучить причины невыполнения; - затребовать от исполнителей в случае необходимости дополнительныематериалы, подтверждающие необходимость удовлетворения ходатайства опродлении срока исполнения; - доложить руководителю структурного подразделения предложения порешению данного вопроса; - направить в контрольно-организационный отдел справку с визойвице-мэров, глав администраций районов о продлении срока исполненияпостановлений, распоряжений и поручений в общий отдел по письмаморганизаций. 5.7.6. Для снятия с контроля выполненного распорядительногодокумента, исполнитель готовит справку, докладывает вице-мэру, илиуправляющему делами, после чего вице-мэр или управляющий деламидокладывают мэру. Если подготовленный материал удовлетворяет мэра, томэр снимает документ с контроля. 5.7.7. По выполненным решениям, контролируемый документ, справка оего выполнении с резолюцией мэра и материалы, характеризующие ходвыполнения, направляются в контрольно-организационный отдел, где документснимается с контроля. 6. Порядок работы со служебными документами 6.1. Прием, доставка и отправка корреспонденции 6.1.1. Прием и отправка корреспонденции, адресованная мэру иподписанная мэром, осуществляется общим отделом мэрии. 6.1.2. В структурных подразделениях мэрии осуществляется прием иотправка документов и корреспонденции адресованной непосредственно этимструктурам и их руководителям. 6.1.3. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также ввыходные и праздничные дни принимается дежурными в приемной мэра идиспетчерской службой мэрии с последующей передачей в общий отдел мэрии. 6.1.4. Работники общего отдела распределяют полученную почту поадресатам: - почта мэра; - почта вице-мэров; - почта управляющего делами; - почта структурных подразделений. 6.1.5. Организация доставки входящих, исходящих и внутреннихдокументов в аппарате мэрии осуществляется общим отделом мэрии. 6.1.6. Документы, требующие срочного решения с грифами "Срочно","Весьма срочно", правительственные документы и телеграммы доставляютсямэру немедленно. 6.1.7. Входящие и исходящие документы передаются из общего отдела вструктурные подразделения мэрии под роспись в реестрах или в разносныхкнигах. 6.2. Регистрация документов. 6.2.1. Регистрация документов в мэрии осуществляется: - адресованных мэру, и без указания конкретного адреса в общемотделе; - адресованных вице-мэрам через заведующих приемными вице-мэров; - поступивших по электронной почте в управлении информационныхресурсов; - письма граждан в отделе по работе с населением. 6.2.2. Прием телефонограмм, телефаксов, адресованных мэру ивице-мэрам производится заведующими приемных и дежурными диспетчерскойслужбы мэрии с регистрацией в специальных журналах. 6.2.3. Зарегистрированные документы, как правило, в тот же деньнаправляются адресатам: - адресованные мэру через управляющего делами; - адресованные вице-мэрам через заведующих приемных вице-мэров; - поступившие без указания конкретного адресата - по принадлежностив соответствии с функциональными обязанностями структурных подразделений. 6.3. Оформление резолюций 6.3.1. На документы, адресованные мэру управляющий делами и помощникмэра готовят проекты его резолюции по их исполнению. 6.3.2. Резолюции оформляются на бланках установленного образца. 6.3.3. В резолюции должны входить следующие элементы: - исполнитель (с указанием Ф.И.О.); - содержание поручения; - срок исполнения; - дата подписания поручения; - подпись лица дающего поручение. 6.3.4. Кроме мэра, давшего поручение по исполнению документа,резолюции имеют право подписывать от своего имени вице-мэры, официальноего замещающие. 6.3.5. Право подписи на резолюциях от имени и по поручениюруководителей имеют: - от имени мэра - управляющий делами и другие должностные лицакоторым это право предоставлено; - от имени вице-мэров, должностные лица которым это правопредоставлено. 6.3.6. Право, предоставленное должностным лицам от именируководителей давать поручения по исполнению документов, должно бытьзафиксировано в соответствующих нормативных документах (положениях,должностных инструкциях). 6.4. Исполнение документов 6.4.1. Рассмотрение документа (ознакомление с содержанием документаи подготовка резолюции) должно производиться ежедневно, но не более 3-хдней с момента регистрации в общем отделе мэрии. 6.4.2. Все документы с резолюциями мэра регистрируются в общемотделе мэрии и направляются исполнителям. 6.4.3. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (еслив резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрациидокумента в аппарате мэрии. Исключение составляют документы по следующим вопросам: - прописка и предоставление жилой площади в Калининграде; - приватизация муниципальной собственности и аренда нежилыхпомещений; - отвод земельных участков, выделяемых под коллективное садоводство;- экономико-правовое регулирование земельных отношений на территориигорода и лесопаркового пояса, в том числе отвод земельных участков подзастройку; - качество архитектурных и градостроительных проектов и ихреализация в городе; Срок исполнения поручений по этим проблемам составляет 2 месяца (заисключением документов, поступивших из вышестоящих организаций, либо покоторым срок рассмотрения установлен поручением). Если в установленный срок исполнение документа невозможно, тоисполнителем по согласованию с руководителем мэрии, давшим поручение обисполнении, или с вышестоящей организацией, установившей срок исполнения,готовится справка с обоснованием необходимости продления срока и непозднее, чем за 2 дня до истечения срока исполнения, представляется вобщий отдел мэрии. Для служебных документов - срок исполнения продлевается взависимости от сложности и хода решения вопроса, для писем граждан неболее, чем на один месяц (с уведомлением об этом заявителя). 6.4.4. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и врезолюции не указан ответственный исполнитель, ответственными заподготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым. 6.4.5. Соисполнители не позднее, чем за пять дней до истечения срокаисполнения документа представляют ответственному исполнителю справки дляобобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому вдокументе вопросу в другой форме, устраивающей ответственногоисполнителя. Ответственному исполнителю дается право созывасоисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность засвоевременную и качественную подготовку проектов документов. 6.4.6. Ответы из организаций по исполнению документов,зарегистрированных в общем отделе мэрии, должны направляться В тот отдел,где осуществляется контроль за ходом исполнения документа. 6.4.7. Справки (информации) о ходе и результатах исполненияпоручений мэра должны подписываться руководителями структурныхподразделений мэрии, которым даны поручения, или лицами, исполняющими ихобязанности, и представляться в срок, указанный в поручении, либо вмесячный срок со дня его подписания. Подлинники документов, направленные исполнителю, возвращаются вобщий отдел мэрии вместе со справками о результатах исполнения. 6.4.8. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан,поступившие в мэрию, могут быть даны как в письменной, так и в устнойформе (если такая форма ответа устраивает заявителя). При устном ответеделается запись об этом на письме заявителя. Ответы на служебные документы даются, как правило, в письменномвиде. 6.5. Порядок оформления исходящих документов 6.5.1. Все исходящие и большинство внутренних служебных документовоформляются на бланках установленного образца. 6.5.2. На каждом документе (за исключением письма) должно бытьуказано наименование вида документа (справка, информация, акт и т.п.). 6.5.3. В любом документе ниже реквизитов указывается адресат (всостав реквизита может входить почтовый адрес, заголовок, кратко и четкоотражающий основное содержание документа, виза исполнителя и номер егослужебного телефона). 6.5.4. Письмо не должно содержать больше четырех адресатов.Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается. 6.5.5. Документы следует адресовать, как правило, в учреждение илиего структурное подразделение. Должностному лицу документ можетадресоваться в тех случаях, когда точно известно, что он должен бытьрассмотрен этим лицом. 6.5.6. Документ, составленный на основании другого документа, должениметь ссылку на него, с указанием вида документа, даты и исходящегономера. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, ихнаименование необходимо перечислить с указанием количества листов вкаждом приложении и количество экземпляров. 6.5.7. На документах, направляемых в правительственные учреждения,постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы, почтовый адресне проставляется. Полный почтовый адрес указывается при направлениидокумента разовым адресатам. 6.5.8. При адресовании документа частному лицу вначале указываетсяпочтовый адрес, затем фамилия, инициалы адресата. 6.6. Служебные документы подписываются: 6.6.1. Направляемые в вышестоящие органы - мэром, а в случае егоотсутствия - первым вице-мэром. Направляемые в другие организации - мэром, вице-мэрами, а такжеруководителями структурных подразделений в пределах их компетенции; 6.6.2. Докладные записки, справки и другие внутренние документысправочного характера - руководителем структурного подразделения илиисполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы егополномочий. Подписываются первый и второй экземпляры направляемого в адрес иоставляемого в деле документа. При направлении документа в несколькоадресов подписываются все экземпляры. Каждый отправляемый документ визируется на втором экземпляреисполнителем с указанием даты. Если есть необходимость в размножениидокумента для отправки, ответственность за это несет исполнитель. 6.6.3. За своевременную подготовку, содержание и правильноеоформление документа отвечает исполнитель. Подготовленные проектыдокументов, согласованные исполнителем с соответствующимидолжностными лицами и учреждениями, передаются на подпись черезпомощника мэра. 6.6.4. Подписанные мэром документы передаются исполнителем(ответственным за ведение делопроизводства) в общий отдел длярегистрации и отправки. Лицо, ответственное за отправку документов, проверяет правильностьих оформления и наличие приложений, указанных в основном документе.Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям длядоработки. 6.6.5. Исходящие документы, подписанные руководством подразделениймэрии, которым предоставлено право переписки, регистрируются вподразделении. 7. Организация работы с обращениями граждан 7.1. Письменные обращения граждан регистрируются в отделе по работес населением, представляются начальником отдела для рассмотрения мэру иливице-мэрам. 7.2. Начальник отдела, в случае повторного обращения граждан,докладывает о существе предыдущей просьбы. 7.3. Поручения по рассмотрению писем граждан дает мэр или вице-мэры.Рассмотрение вопросов поручается работникам отдела или соответствующемуструктурному подразделению мэрии. Сроки рассмотрения не должны превышатьзаконодательно установленных. 7.4. Граждане, лично обратившиеся в мэрию, направляются в отдел поработе с населением для предварительной беседы и записи на прием кдолжностному лицу. 7.5. Прием граждан осуществляется должностными лицами согласноразработанному графику. 7.6. Порядок приема граждан в администрациях районов определяетсяих руководителями. 7.7. Анализ работы с обращениями граждан, выдача информациируководству мэрии, контроль за сроками рассмотрения возлагается наначальника отдела по работе с населением. 7.8. Специалисты отдела по работе с населением имеют правозапрашивать от отделов и управлений мэрии, администраций районов,подведомственных мэрии учреждений, организаций и предприятийматериалы, необходимые при рассмотрении обращений граждан. 8. Организация кадровой работы 8.1. Мэр города формирует мэрию города. 8.2. Кандидатуры вице-мэров, руководителя финансового органа, главадминистраций районов подбираются мэром города с последующим утверждениемгородским Советом. После утверждения с указанными должностными лицамизаключается контракт на период полномочий мэра города. 8.3. Другие должностные лица мэрии назначаются на должность иосвобождаются от нее мэром города. 8.4. Наложение дисциплинарных взысканий и поощрение работников мэрииявляется компетенцией мэра. 8.5. Должностные лица районных администраций назначаются надолжность и освобождаются от них главами районных администраций.Заместители глав районных администраций назначаются на должность иосвобождаются от них по согласованию с мэром города. 8.6. Положения о комитетах, управлениях и отделах утверждает мэргорода. Функциональные обязанности работников мэрии утверждаютсясоответствующими руководителями структурных подразделений мэрии. 8.7. Прием на работу муниципальных служащих мэрии осуществляетсяотделом кадров согласно личному заявлению на имя мэра с резолюцией осогласии должностного лица соответствующего подразделения, спредъявлением паспорта, трудовой книжки, военного билета, диплома обобразовании и справки из органов налоговой службы о своем имущественномположении. 8.8. Увольнение производится согласно личному заявлениюмуниципального служащего с резолюцией должностного лица структурногоподразделения или на основании существующего законодательства. 8.9. Отпуска муниципальных служащих планируются в комитетах,управлениях, отделах и представляются в отдел кадров мэрии до 20 декабрятекущего года. График отпусков муниципальных служащих мэрии составляется отделомкадров и представляется на утверждение мэру города до 30 декабря текущегогода. Отпуск муниципальным служащим предоставляется на основании личныхзаявлений и графика отпусков по согласованию с должностным лицомструктурного подразделения. 8.10. Удостоверение, пропуск муниципальным служащим мэрииоформляются при приемке на работу с предъявлением фотокарточки размеромЗх4 см. с уголком, а при увольнении с работы они сдаются в отдел кадров. В случае утери удостоверения, муниципальный служащий наказывается вдисциплинарном порядке и ему выписывается новое удостоверение. 8.11. Больничные листы муниципальных служащих мэрии, оформленные вструктурном подразделении, подписанные ведущим табель и должностнымлицом, сдаются в отдел кадров мэрии, где учитываются и передаются подроспись в бухгалтерию для оплаты не позднее пяти дней перед выдачейаванса и заработной платы. 8.12. Для оформления пенсии муниципальный служащий мэрии за 15 днейдо наступления пенсионного возраста обращается в отдел кадров, имея присебе паспорт, где пишет заявление и знакомится со своим стажем. Отделом кадров оформляются документы на муниципального служащего ипередаются в орган социального обеспечения для назначения пенсии. 8.13. Учеба муниципальных служащих мэрии для повышения квалификациипланируется отделом кадров по представлению должностных лиц мэрии. 8.14. Контроль подготовки резерва кадров должностных лиц мэрииосуществляется отделом кадров по представлению начальников отделов,управлений, председателей комитетов. 8.15. Планирование и проведение аттестации муниципальных служащихмэрии проводится отделом кадров в соответствии с Положением обаттестации. 9. Командировки работников мэрии 9.1. Командировки муниципальным служащим мэрии планируютсяотделами, управлениями, комитетами мэрии. 9.2. Командировочное удостоверение, в бланке которого четкоформулируется цель выезда, оформляется отделом кадров и подписываетсямэром, на основании распоряжения мэра. 9.3. Письменный отчет о результатах командировки сдается вконтрольно-организационный отдел в 3 дневный срок. 9.4. Зарубежные командировки планируются в управлении международныхсвязей в соответствии с планом международной деятельности мэрии.Распоряжения о загранкомандировке готовятся управлением международныхсвязей, подписываются мэром. Отчет о зарубежной командировке сдается вуправление международных связей в соответствии с регламентом пореализации международных связей. 9.5. Контрольно-организационный отдел и управление международныхсвязей делают отметку в командировочном предписании. После этого онсдается в отдел кадров. 10. Порядок приема-передачи дел при смене руководителей, а также при реорганизации или ликвидации структурного подразделения мэрии 10.1. При смене руководителей, а также в случае реорганизацииструктурного подразделения мэрии прием-передача документов, помещений,инвентаря и оборудования производится по акту. 10.2. При ликвидации структурного подразделения без передачи егофункций другому подразделению документы, относящиеся к архивному фондуобласти, передаются в архивный отдел мэрии; документы временного храненияи с неистекшими сроками - в архив вышестоящей организации, подлинникидокументов, подтверждающих трудовой стаж и заработную платуработников (если заводились в делопроизводстве), передаются вобъединенный городской архив, по личному составу при архивном отделемэрии. При приеме-передаче документов проводится их проверка наличия исостояния. Документы передаются на государственное хранение вупорядоченном, обработанном виде, в соответствии с составленными описямидел. В состав комиссии по приему-передаче документов включаютсяпредставители общего и архивного отделов мэрии. 11. Организация проведения аппаратных совещаний 11.1. Аппаратные совещания под руководством мэра проводятсяеженедельно по понедельникам с 9.00 до 11.00. 11.2. Аппаратные совещания под руководством мэра готовятсяуправляющим делами, оповещение аппарата по поручению управляющего деламивозлагается на общий отдел. 11.3. В аппаратном совещании участвуют вице-мэры, председателикомитетов, начальники управлений и отделов мэрии, главы и управляющиеделами администраций районов. Совещание протоколируется помощником мэра. 11.4. Контроль за выполнением решений, принятых на аппаратныхсовещаниях осуществляется помощником мэра. 12. Организация работы архива 12.1. Порядок составления и утверждения сводной номенклатуры делмэрии, формирование дел в подразделениях и передачи их в архивыструктурных подразделений и архивный отдел мэрии определяется Положениемоб архивах отделов, управлений и комитетов мэрии города, утвержденнымпостановлением мэра от 10 июля 1995 г. N 1247. 12.2. Документы, находящиеся на хранении в ведомственном архивемэрии, представляются сотрудникам мэрии для работы в общем отделе. 12.3. Если документы, находящиеся на хранении в ведомственном архивемэрии, требуются для других организаций, то они выдаются по письменномузапросу этой организации для просмотра в общем отделе. Выписка из этихдокументов заверяется в общем отделе. 12.4. В ведомственный архив мэрии поступают документы постоянногохранения через 2 года после завершения делопроизводством от следующихотделов: общего, контрольно-организационного, юридического, по работе снаселением, бухгалтерии. Хранение документов, подтверждающих трудовой стаж и заработную платусотрудников мэрии, осуществляют соответственно отдел кадров ибухгалтерия. 13. Выполнение машинописных работ 13.1. Машинописное бюро мэрии выполняет машинописные работы для ееаппарата. 13.2. На документе, сдаваемом в печать, необходимо ставить: - дату; - количество экземпляров; - полностью написанную фамилию исполнителя, с утверждениемруководителя; - форму бланка и отметку "срочно", если есть необходимость. 13.3. Не принимаются в печать документы, написанные карандашом,цветными чернилами, неразборчиво. 13.4. Машинописные работы, сданные в машбюро после 17.00, считаютсяпринятыми для печатания на следующий день. 13.5. Сверка отпечатанного материала производится исполнителем,подготовившим документ. Исправления в напечатанный материал во всехэкземплярах вносятся на машинке или в электронном виде. 13.6. Все документы печатаются только с разрешения управляющегоделами и начальника общего отдела. Очередность машинописных работ определяется начальником общегоотдела или его заместителем. 14. Копирование документов 14.1. Копирование материалов служебного характера в общем отделепроизводится по заказам, подписанным руководителями структурныхподразделений мэрии за исключением тех отделов, в которых имеетсямножительная техника. В верхнем левом углу первой страницы исполнительуказывает количество экземпляров, свою фамилию, номер телефона и датусдачи. 14.2. На копирование передаются первые экземпляры (подлинники)материалов, отвечающие необходимым техническим требованиям. 14.3. Копирование документов осуществляется в общем отделе с 9.00 до11.00; с 16.00 до 18.00 только с разрешения управляющего делами иначальника отдела. 14.4. Хозрасчетные муниципальные предприятия, комитеты, управления иотделы, имеющие множительную технику размножают постановления ираспоряжения самостоятельно и сдают их в общий отдел для рассылки. 15. Оформление телеграмм и факсов 15.1. Право подписи телеграмм и факсов имеет мэр, вице-мэры,управляющий делами, а также руководители подразделений, имеющие правопереписки. 15.2. Подписанные мэром телеграммы и факсы передаются исполнителем вобщий отдел мэрии для регистрации. 15.3. Если телеграмма или факс являются ответом на контрольныйдокумент, то исполнитель обязан приложить этот документ для отметки вобщем отделе. 15.4. Передача по факсу мэрии документов от других организацийосуществляется с письменного разрешения мэра, вице-мэра и управляющегоделами. Образцы оформления распорядительных документов (образец) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от "___"__________199__г. N____ г.Калининград Заголовок Текст постановления Мэр И.И.Кожемякин Приложение к постановлению мэра города Калининграда от "___"________199__г. N________ (образец) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГЛАВА МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ - ГЛАВА ГОРОДА (МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА) ПОСТАНОВЛЕНИЕ от "___"__________199__г. N____ г.Калининград Заголовок Текст постановления Глава местного самоуправления - глава города (мэр города Калининграда) И.И.Кожемякин Приложение к постановлению главы местного самоуправления - главы города (мэра города Калининграда) от "___"________199__г. N________ (образец) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА РАСПОРЯЖЕНИЕ от "___"__________199__г. N____ г.Калининград Заголовок Текст распоряжения Мэр И.И.Кожемякин Приложение к распоряжению мэра города Калининграда от "___"________199__г. N________ (образец) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГЛАВА МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ - ГЛАВА ГОРОДА (МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА) РАСПОРЯЖЕНИЕ от "___"__________199__г. N____ г.Калининград Заголовок Текст распоряжения Глава местного самоуправления - глава города (мэр города Калининграда) И.И.Кожемякин Приложение к распоряжению главы местного самоуправления - главы города (мэра города Калининграда) от "___"________199__г. N________ (образец) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МЭРИЯ ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА КОМИТЕТ ПО СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ ПРИКАЗ от "___"__________199__г. N____ г.Калининград Наименование приказа Преамбула (в соответствии с чем издается приказ) заканчиваетсясловами ПРИКАЗЫВАЮ: Приказная часть Вице-мэр, председатель комитета по социальным вопросам (подпись) Г.Янковская (образец) поручения мэра, вице-мэра, управляющего делами РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МЭРИЯ ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА Текст поручения (резолюция руководителя) "___"________199__г._ Подпись