Постановление Правительства Калининградской области от 25.11.2009 № 709
О Регламенте систем менеджмента качества в органах исполнительной власти Калининградской области
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВО КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление Правительства Калининградской области от 28.08.2012 г. N 670 от 25 ноября 2009 г. N 709 г.Калининград О Регламенте систем менеджмента качества в органах исполнительной власти Калининградской области В соответствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 года N184-ФЗ "О техническом регулировании", требованиями международногостандарта ISO 9001:2008 и национального стандарта ГОСТ Р ИСО9001-2008 Правительство Калининградской области ПОСТАНОВЛЯЕТ: 1. Утвердить Регламент систем менеджмента качества в органахисполнительной власти Калининградской области - стандарт организации(идентификационный номер СТО Р ПКО 001) (далее - Регламент) согласноприложению. 2. Органам исполнительной власти Калининградской области втечение десяти рабочих дней привести в соответствие с требованиямиРегламента соответствующую документацию систем менеджмента качества. 3. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложитьна руководителя аппарата Правительства Калининградской области А.В.Торбу. 4. Постановление вступает в силу со дня официальногоопубликования.ГубернаторКалининградской области Г.В. Боос Приложение к Постановлению Правительства Калининградской области от 25 ноября 2009 г. N 709 РЕГЛАМЕНТ систем менеджмента качества в органах исполнительной власти Калининградской области - стандарт организации (идентификационный номер СТО Р ПКО 001) Раздел I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Глава 1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ 1. Регламент систем менеджмента качества в органахисполнительной власти Калининградской области (далее по тексту также- Регламент) является стандартом организации, включает в себя шестьобязательных документированных процедур систем менеджмента качества(далее по тексту также - СМК) и определяет порядок управления: 1) документацией СМК; 2) записями (зарегистрированными данными) по процессам ипроцедурам СМК; 3) внутренними аудитами СМК; 4) не соответствующими установленным требованиямгосударственными услугами и функциями; 5) корректирующими действиями; 6) предупреждающими действиями. 2. Регламент применяется в Правительстве Калининградскойобласти (далее по тексту также - Правительство), включая структурныеподразделения аппарата Правительства (далее по тексту также -Аппарат), и в иных органах исполнительной власти Калининградскойобласти (далее по тексту также - ОИВ). 3. Сотрудники ОИВ несут персональную ответственность завыполнение требований Регламента в рамках своей деятельности. 4. В каждом ОИВ создана собственная СМК. Административноеуправление Правительства выполняет координирующую роль для СМК всехОИВ. 5. Регламент разработан в целях стандартизации и оптимизации вОИВ управленческих процедур, указанных в пункте 1 главы 1 раздела IРегламента, в рамках внедрения СМК как одного из направленийадминистративной реформы в Калининградской области. ПрименениеРегламента призвано обеспечить улучшение деятельности ОИВ, повышениеих прозрачности и максимальной ориентации на удовлетворениепотребностей организаций или лиц, которые получают и/или оплачиваютгосударственные услуги (функции) ОИВ. СМК - методология оптимизациисистем управления, направленная на получение лучших результатов навыходе всех процессов при эффективном использовании и экономииимеющихся ресурсов. Глава 2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ 6. Регламент разработан с учетом требований и рекомендацийследующих документов: 1) Международный стандарт ISO 9000:2005 (национальный стандартГОСТ Р ИСО 9000-2008) "Системы менеджмента качества. Основныеположения и словарь"; 2) Международный стандарт ISO 9001:2008 (национальный стандартГОСТ Р ИСО 9001-2008) "Системы менеджмента качества. Требования"(далее по тексту также - стандарт ISO 9001 (ГОСТ Р ИСО 9001); 3) Международный стандарт IWA 4:2005 (национальный стандартГОСТ Р 52614.4-2007) "Руководящие указания по применению ISO9001:2000 (ГОСТ Р ИСО 9001-2001) в органах местного самоуправления"; 4) "Инструкция по делопроизводству в ПравительствеКалининградской области", утвержденная Указом ГубернатораКалининградской области от 7 марта 2006 года N 26; 5) "Регламент Правительства Калининградской области",утвержденный Постановлением Правительства Калининградской области от28 октября 2005 года N 32; 6) "Административный регламент исполнения ПравительствомКалининградской области государственной функции по рассмотрениюобращений граждан", утвержденный Постановлением ПравительстваКалининградской области от 14 ноября 2008 года N 736. Раздел II. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СМК Глава 3. СОСТАВ ДОКУМЕНТАЦИИ СМК. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ 7. Требования Регламента распространяются на управлениедокументами СМК ОИВ, содержащими: 1) заявления о политике и целях в области качества; 2) руководства по качеству; 3) стандарты организации, такие как документированные процедурыСМК, регламенты СМК, карты процессов СМК; 4) записи (зарегистрированные данные) по процессам и процедурамСМК, а также документами внешнего происхождения, определенными ОИВнеобходимыми для планирования и функционирования СМК. 8. Структура руководств по качеству ОИВ должна соответствоватьструктуре стандарта ISO 9001 (ГОСТ Р ИСО 9001) в части описания СМКи содержать следующие разделы: 1) содержание; 2) введение; 3) область применения; 4) нормативные ссылки; 5) термины и определения, обозначения и сокращения; 6) описание СМК; 7) приложения. 9. Структура документированных процедур СМК (при оформлении ихкак отдельных документов) должна содержать следующие разделы: 1) область применения; 2) общие положения; 3) требования; 4) управление записями; 5) нормативные ссылки; 6) термины и определения; 7) обозначения и сокращения; 8) приложения; 9) содержание. 10. Структура карт процессов СМК должна содержать следующуюинформацию в табличной форме: 1) наименование процесса; 2) руководитель процесса; 3) цели процесса; 4) входы процесса; 5) выходы процесса; 6) поставщики процесса; 7) потребители процесса; 8) ресурсы процесса; 9) содержание процесса; 10) процедуры управления процессом; 11) показатели оценки результативности процесса; 12) критерии оценки результативности процесса; 13) методы мониторинга и измерения процесса; 14) управление записями по процессу. 11. Карты процессов оформляются согласно приложению N 1 кРегламенту. 12. Каждый лист руководств по качеству, карт процессов идокументированных процедур должен содержать реквизиты, позволяющие всоответствии с требованиями Регламента надлежащим образомидентифицировать документ. На первом листе должны быть реквизитыутверждения. 13. Формат шрифта, формат абзаца, параметры страницы,оформление сносок, таблиц, схем, приложений (и других элементовтекста документов СМК) должны отвечать требованиям Инструкции поделопроизводству в Правительстве Калининградской области,утвержденной Указом Губернатора Калининградской области от 7 марта2006 года N 26. Глава 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И ДОВЕДЕНИЮ ДО СОТРУДНИКОВ ПОЛИТИКИ И ЦЕЛЕЙ В ОБЛАСТИ КАЧЕСТВА 14. Политика в области качества разрабатывается в каждом ОИВ,утверждается и вводится в действие руководителем соответствующегоОИВ в установленном порядке. 15. Политика в области качества оформляется в соответствии сприложением N 2 к Регламенту. 16. Руководители ОИВ обеспечивают доведение политики в областикачества до всех сотрудников: 1) на совещаниях; 2) при проведении обучения; 3) при оформлении на работу новых сотрудников; 4) посредством наглядного размещения документа в приемных икабинетах руководителей всех уровней, а также на официальных сайтахОИВ. 17. Цели в области качества устанавливаются на каждый год длякаждого ОИВ и оформляются отдельным документом. Документ "Цели вобласти качества" утверждается и вводится в действие руководителемсоответствующего ОИВ в установленном порядке. 18. Цели в области качества оформляются согласно приложению N 3к Регламенту. Глава 5. ИДЕНТИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ СМК 19. Идентификация (кодирование) документов СМК заключается вприсвоении конкретному документу уникального идентификационногономера (кода). 20. Присвоение документу СМК уникального идентификационногономера зависит от вида документа, его порядкового номера в системевнутренней регистрации документов данного вида, а также отнаименования ОИВ, утвердившего документ. В случае, если документ СМКрегламентирует деятельность Правительства или всех ОИВ одновременно,то используется сокращение ПКО. Если документ относится кконкретному ОИВ, то используются обозначения и сокращения согласноприложению N 4 к Регламенту. 21. Идентификационный номер руководств по качеству имеетобозначение СТО РК ХХХ, где: СТО - стандарт организации; РК - сокращенное обозначение вида документа - руководство покачеству; ХХХ - сокращенное обозначение наименования ОИВ, утвердившегодокумент, от двух до десяти символов. 22. Идентификационный номер документированных процедур, картпроцессов или регламентов СМК имеет обозначение СТО ДП (КП, Р) ХХХУУУ, где: СТО - стандарт организации; ДП (КП, Р) - сокращенное обозначение вида документа -документированная процедура (карта процесса, регламент); ХХХ - сокращенное обозначение наименования ОИВ, утвердившегодокумент, от двух до десяти символов; УУУ - порядковый номер документа из числа документов данноговида. 23. Порядковый номер присваивается документам СМК определенноговида в порядке очередности выпуска, утверждения и регистрации их вперечне документов СМК, оформляемом согласно приложению N 5 кРегламенту. Перечень документов СМК в каждом ОИВ составляет вэлектронном виде и распечатывает при каждом внесении измененийсоответствующий представитель руководства по качеству (далее потексту также - ПРК) или назначенное им в установленном порядкедолжностное лицо. 24. Идентификационный номер печатается с одним пробелом междуего элементами без точек. 25. Обозначение электронного файла документа СМК состоит из техже элементов, что и идентификационный номер. Вместо пробеловпечатается нижний дефис. Глава 6. ПЛАНИРОВАНИЕ РАЗРАБОТКИ И АКТУАЛИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ СМК 26. Руководители структурных подразделений ОИВ, включаяруководителей структурных подразделений Аппарата (далее -руководители подразделений), вносят предложения соответствующему посвоей подчиненности ПРК по разработке и актуализации документов СМК. 27. При необходимости может составляться план разработки(актуализации) документов СМК. 28. В плане устанавливаются: 1) наименование и идентификационный номер документов (или ихотдельных частей), подлежащих разработке (актуализации); 2) стадии и сроки разработки (актуализации) документов; 3) ответственные за разработку (актуализацию) подразделения иконкретные разработчики. 29. План утверждается ПРК соответствующего ОИВ. Глава 7. РАЗРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ СМК 30. Разработка документов СМК осуществляется назначенными ПРК вустановленном порядке ответственными разработчиками. 31. Ответственность за контроль сроков и качества разработкидокументов СМК возлагается на соответствующих руководителейподразделений, в состав которых входят ответственные разработчики. 32. Разработке документов СМК должно предшествовать изучениенормативных и методических документов, документов-прототипов,относящихся к объектам разработки, а также изучение любойдополнительной информации из внешних источников, касающейсярассматриваемых вопросов. Глава 8. СОГЛАСОВАНИЕ, УТВЕРЖДЕНИЕ И ВВЕДЕНИЕ В ДЕЙСТВИЕ ДОКУМЕНТОВ СМК 33. Каждый документ СМК до введения в действие должен бытьсогласован с соответствующими заинтересованными должностными лицами,а также обязательно с ПРК соответствующего ОИВ для обеспеченияцелостности СМК при внесении в нее изменений. 34. Время, которое требуется должностному лицу на проверку исогласование документа СМК, устанавливается по согласованию сответственным разработчиком документа, но не может превышать пятирабочих дней. В случае необходимости увеличение сроков проверкиосуществляется по письменному согласованию с соответствующим ПРК. 35. Руководители подразделений, в состав которых входятответственные разработчики, несут ответственность за контрольпроведения согласования разрабатываемого документа СМК и определяютперечень лиц для согласования. Ответственный разработчик документаСМК представляет согласовывающим должностным лицам проект документана бумажном носителе вместе с листом согласования. 36. Должностное лицо, согласующее документ СМК, несетответственность за качество и своевременность проверки документа,при отсутствии замечаний проставляет свою подпись и дату в листесогласования. Замечания и предложения к проекту документа СМКизлагаются в письменном виде в произвольной форме на отдельномлисте, который подписывается и прилагается к представленному проектудокумента, после чего документ возвращается ответственномуразработчику для доработки. 37. Окончательное согласование документов СМК осуществляет ПРКсоответствующего ОИВ. 38. Руководства по качеству и документированные процедуры СМКутверждаются и вводятся в действие руководителем соответствующегоОИВ в установленном порядке. 39. Карты процессов СМК после согласования с соответствующимПРК утверждаются руководителями соответствующих процессов. 40. Ответственность за ознакомление сотрудников с требованиямидокументации СМК несет соответствующий ПРК или назначенное им вустановленном порядке должностное лицо. Глава 9. РЕГИСТРАЦИЯ, УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ СМК 41. Подлинник документа СМК ответственный разработчик передаетсоответствующему ПРК или назначенному им в установленном порядкедолжностному лицу для регистрации в перечне документов СМК,номенклатуре дел и последующего ответственного хранения. 42. Вместе с подлинником разработчик документа СМК передает егоэлектронную версию для размещения на сетевом ресурсе Правительства,доступном для сотрудников всех ОИВ. 43. Защита электронных версий документов СМК, размещенных насетевом ресурсе Правительства, от несанкционированного исправленияобеспечивается ограничением доступа для внесения изменений толькосоответствующему ПРК или назначенному им в установленном порядкедолжностному лицу. 44. ПРК или назначенное им в установленном порядке должностноелицо рассылает пользователям документа СМК письмо-уведомление овведении документа в действие и месте расположения подлинника иэлектронной версии. 45. При необходимости с подлинника документа (электроннойверсии) могут быть сделаны управляемые бумажные копии (распечатки),заверенные ПРК или назначенным им в установленном порядкедолжностным лицом (подпись, дата, N копии), с обязательнойрегистрацией в перечне документов СМК. 46. В своей работе сотрудники обязаны использовать толькоактуальные редакции документов СМК (подлинники, электронные версииили управляемые копии). При самостоятельном распечатывании дляпрочих нужд на копиях проставляется реквизит "Для справочных целей"и дата распечатки. 47. Документы СМК, необходимые пользователям на рабочих местах(управляемые бумажные копии), включая документы внешнегопроисхождения и записи по СМК, должны храниться сотрудниками всоответствующих упорядоченных делах согласно номенклатуре дел иливне дел (в сейфах, шкафах, столах), если это установлено в другихрегламентирующих документах (например, в Инструкции поделопроизводству в Правительстве Калининградской области,утвержденной Указом Губернатора Калининградской области от 7 марта2006 года N 26). За сохранность этих документов СМК несутответственность непосредственные пользователи. Глава 10. АКТУАЛИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ СМК 48. Все действующие документы СМК анализируютсянепосредственными разработчиками с целью выявления необходимости ихактуализации не реже одного раза в год, а при наличии замечаний ипредложений пользователей документов, изменений ссылочных документовпроводится внеплановая актуализация документов СМК. 49. Ответственность за контроль своевременного и качественногопроведения анализа с целью выявления необходимости актуализацииполитики и целей в области качества, руководств по качеству,регламентов СМК, документированных процедур и карт процессов СМКнесут соответствующие ПРК. 50. Актуализация (непосредственное внесение изменений)осуществляется ответственными разработчиками. 51. Внесение изменений в документы СМК (актуализация)осуществляется выпуском новой редакции документа взамен предыдущей.Выпуск новой редакции осуществляется при накоплении изменений неменее 20% от объема содержания конкретного документа СМК.Промежуточные накопленные изменения вносятся заменой или добавлениемстраниц в документ СМК. 52. Статус пересмотра документов СМК (или их отдельных частей)подтверждается обозначением номера и даты очередной новой редакции видентификационных реквизитах документов (отдельных страниц). Глава 11. ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ НЕПРЕДНАМЕРЕННОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ УСТАРЕВШИХ ДОКУМЕНТОВ СМК 53. Информирование заинтересованных пользователей об отменедокумента или замене текущей редакции документа на новуюосуществляется соответствующим ПРК или назначенным им вустановленном порядке должностным лицом в том же порядке, как и привведении документов в действие. 54. Документы СМК на бумажном носителе (подлинники), которыебыли отменены, хранятся до необходимой надобности и передаются вархив или уничтожаются в установленном порядке. Документы СМК,необходимые пользователям на рабочих местах (управляемые бумажныекопии), которые были отменены, подлежат уничтожению, если непредусмотрено иное их использование и применение (например, длясправочных целей). 55. Новые редакции документов СМК в электронном видеразмещаются на серверах ОИВ путем замены отмененных. Глава 12. УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ ВНЕШНЕГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ 56. К документам внешнего происхождения, определенным ОИВ какнеобходимым для планирования и функционирования СМК, могутотноситься любые внешние документы: законодательные и иныенормативные правовые акты, организационно-распорядительныедокументы, отраслевые нормы и правила, международные и национальныестандарты, входящая переписка и другие. 57. Состав процедур управления (например, получение,регистрация, хранение, рассылка, исполнение, контроль исполнения идругое) зависит от вида документов внешнего происхождения. Каждыйвид документов внешнего происхождения управляется соответствующимиструктурными подразделениями или должностными лицами в установленномпорядке. 58. Документы внешнего происхождения могут быть в любых формахи на любом носителе: на бумаге, электронных и электромагнитныхносителях, в видеозаписи и других формах. Для снижениябюрократических процедур некоторые документы допускаетсяиспользовать в электронном виде (в ОИВ применяются электронные базы"Гарант", "Консультант+", "Консультант-Регион", поддерживаемые вактуальном состоянии сторонними организациями на основесоответствующих договоров (контрактов), заключенных в соответствии стребованиями законодательства). Глава 13. ПОРЯДОК УПРАВЛЕНИЯ ЗАПИСЯМИ ПО СМК 59. Записи - специальный вид документов СМК, обеспечивающийинформацию о деятельности, выполненной ОИВ, и обычно сохраняемый какдоказательство результатов, полученных на каждой стадиифункционирования процессов и процедур СМК ОИВ. Это особенно важнодля ОИВ, который должен демонстрировать прозрачность своейдеятельности и нести за нее ответственность передпотребителями/гражданами. Процесс управления записями по СМК - этокомплекс работ по систематическому и постоянному обеспечению ОИВвсеми необходимыми зарегистрированными данными о качествеоказываемых государственных услуг и функций, а также внутреннихпроцессов и процедур СМК. 60. Управление записями по СМК состоит из следующих этапов: 1) идентификация записей; 2) ведение записей; 3) хранение и защита записей от несанкционированного изъятия; 4) восстановление, изъятие и уничтожение записей. 61. Состав и формы ведения записей определяются требованиямидокументов СМК (руководствами по качеству, картами процессов,регламентами и документированными процедурами). Формы ведениязаписей (бланки) разрабатываются вместе с документами СМК иразмещаются в приложениях к ним. Порядок управления записямиуказывается в разделе "Управление записями" соответствующегодокумента СМК с обязательным указанием форм записей, места и срокаих хранения, лица, ответственного за ведение и хранение записей втечение установленного срока. 62. Записи на бумажном носителе идентифицируются следующимобразом: 1) присвоением уникального наименования и/илиидентификационного номера в соответствии с требованиями,определенными в документации СМК; 2) проставлением даты оформления и подписи должностного лица,оформившего запись. 63. Средствами идентификации записей на электронном носителеслужат: 1) наименование базы данных, в составе которой оформляется ихранится запись; 2) наименование файла и адрес доступа к нему. 64. Для регистрации записей используются различные формы(планы, журналы, протоколы, акты, сводные отчеты и другие). 65. Сроки хранения записей устанавливаются руководителямиподразделений по согласованию с соответствующими ПРК исходя иззаконодательных и иных нормативных требований, а также требованийдокументации СМК. 66. Записи в электронном виде хранятся на персональныхкомпьютерах сотрудников и на серверах ОИВ. При этом должны бытьобеспечены защита от доступа к записям не уполномоченных на то лиц исредства восстановления записей (дублирование, резервноекопирование). 67. Утерянные записи на бумажном носителе, подлежащие хранениюв течение установленного срока (подлинники), при необходимостидолжны быть восстановлены любым приемлемым способом. Длявосстановления утерянной записи предпринимаются следующие действия: 1) запись восстанавливается по электронным записям; 2) запись восстанавливается по данным, имеющимся вовзаимосвязанных документах; 3) запись восстанавливается по управляемым бумажным копиям,находящимся в распоряжении других должностных лиц. 68. По окончании срока хранения записи передаются на хранение вархив соответствующего ОИВ или уничтожаются в установленном порядке. 69. Записи в электронном виде архивируются, записываются нажесткие носители и направляются на хранение в архив соответствующегоОИВ в установленном порядке. 70. Ответственность за сохранность записей в архиве несетсотрудник, ответственный за архив. По завершении сроков архивногохранения записей в электронном и бумажном виде они уничтожаются вустановленном порядке. Раздел III. УПРАВЛЕНИЕ НЕ СООТВЕТСТВУЮЩИМИ УСТАНОВЛЕННЫМ ТРЕБОВАНИЯМ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ УСЛУГАМИ И ФУНКЦИЯМИ Глава 14. УПРАВЛЕНИЕ НЕ СООТВЕТСТВУЮЩИМИ УСТАНОВЛЕННЫМ ТРЕБОВАНИЯМ ГОСУДАРСТВЕННЫМИ УСЛУГАМИ И ФУНКЦИЯМИ. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 71. Несоответствием в государственных услугах или функцияхявляется невыполнение одного или более требований, предъявляемых кним, а также выполнение незаконного требования. Требования,предъявляемые к государственным функциям и услугам, могут бытьзаконодательными или иными нормативными, могут быть установленыпотребителями/гражданами или быть внутренними требованиями,установленными в ОИВ. 72. Целью управления несоответствиями является предотвращениеоказания услуг (исполнения функций), не соответствующихустановленным требованиям. 73. Несоответствия могут быть выявлены при следующихобстоятельствах: 1) исполнителями при выполнении работы или руководителями приее контроле; 2) аудиторами при проведении внутренних аудитов СМК; 3) аудиторами при проведении внешних аудитов СМК; 4) прочими внешними проверяющими в рамках контрольно-надзорнойдеятельности вышестоящих органов власти; 5) потребителями/гражданами через обращения (жалобы). 74. Управление выявленными несоответствиями осуществляетсяпутем принятия управленческого решения и осуществления действийдолжностными лицами, в сфере ответственности которых обнаруженонесоответствие, с целью идентификации и устранения обнаруженногонесоответствия или санкционирования продолжения деятельности(услуги/функции), не соответствующей установленным требованиям.Должностные лица обязаны при управлении несоответствиямисогласовывать свои действия с соответствующими ПРК и руководителямиОИВ. Все выявленные несоответствия подлежат регистрации в журналахучета несоответствий, оформляемых согласно приложению N 6Регламента, которые должны вестись в каждом структурномподразделении. 75. Процесс управления несоответствиями осуществляется вследующем порядке, если иное не предусмотрено вышестоящимизаконодательными и иными нормативными документами: 1) выявление, идентификация и регистрация несоответствия; 2) анализ несоответствия и определение мер коррекции; 3) устранение несоответствия (коррекция); 4) анализ устранения несоответствия; 5) предупреждение повторного возникновения несоответствия(осуществление корректирующих действий). Глава 15. УПРАВЛЕНИЕ НЕСООТВЕТСТВИЯМИ ПРОЦЕССОВ СМК 76. Исполнитель, выявивший несоответствие, долженнезамедлительно сообщить о нем непосредственному руководителю,который информирует об этом руководителя процесса. 77. Руководитель процесса или уполномоченный им сотрудникдолжен зарегистрировать несоответствие в соответствующем журналеучета несоответствий и сообщить об этом соответствующему ПРК посвоей подчиненности. 78. Все сотрудники имеют полномочия и несут ответственность засвоевременное сообщение своим непосредственным руководителям онесоответствиях, выявленных ими в процессе работы или контроля. 79. По возможности коррекция выявленных несоответствий должнаосуществляться немедленно. 80. Анализ выявленного несоответствия и определение меркоррекции осуществляет руководитель процесса. 81. Меры коррекции осуществляет непосредственный исполнительили специально назначенная группа исполнителей. 82. При невозможности устранения выявленного несоответствиясилами руководителя процесса и его подчиненных он информирует обэтом соответствующего ПРК. ПРК анализирует информацию онесоответствии и докладывает руководителю ОИВ по своей подчиненностипредложения по устранению выявленного несоответствия. В этом случаеокончательное решение принимается руководителем соответствующегоОИВ. 83. После проведения мер коррекции по устранению выявленногонесоответствия руководителем процесса проводится анализ причин, еговызвавших, и разработка корректирующих и предупреждающих действийдля устранения причин и предотвращения повторения такихнесоответствий. 84. Ответственность за выявление и анализ причин несоответствийи разработку корректирующих и предупреждающих действий приуправлении процессами СМК возложена на руководителей процессов. Глава 16. УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЩЕНИЯМИ (ЖАЛОБАМИ) ПОТРЕБИТЕЛЕЙ/ГРАЖДАН 85. Каналами поступления обращений являются: 1) письменные обращения (жалобы); 2) устные обращения по телефону; 3) обращения, полученные на личном приеме; 4) обращения, полученные через средства массовой информации; 5) обращения, полученные через информационные системы общегопользования (Интернет, электронную почту); 6) обращения, полученные через телефоны "горячей линии"Правительства. 86. Порядок и сроки регистрации, рассмотрения и предоставленияответа на обращения граждан установлены в Административномрегламенте исполнения Правительством Калининградской областигосударственной функции по рассмотрению обращений граждан,утвержденном Постановлением Правительства Калининградской области от14 ноября 2008 года N 736. Раздел IV. КОРРЕКТИРУЮЩИЕ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ Глава 17. КОРРЕКТИРУЮЩИЕ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 87. Целью корректирующих действий является устранение причинвыявленных несоответствий для недопущения повторного возникновениянесоответствий. 88. Целью предупреждающих действий является устранение причинпотенциальных несоответствий для предупреждения появлениянесоответствий. 89. При получении информации о выявлении несоответствий илиотдельных недостатков, которые могут в дальнейшем повлечь за собойпоявление несоответствий, руководителями подразделений должны бытьприняты решения в отношении анализа несоответствий/потенциальныхнесоответствий, установления их причин и выработки корректирующих ипредупреждающих действий для недопущения повторения/появлениянесоответствий. 90. Корректирующие действия должны быть предприняты дляуменьшения и/или устранения несоответствий, выявленных приосуществлении деятельности ОИВ, таких как: 1) не соответствующие установленным требованиям государственныеуслуги или функции; 2) невыполненные цели в области качества; 3) отклонения от программ и планов деятельности; 4) недопустимые последствия, выявленные в процессе анализа СМКсо стороны руководства; 5) претензии потребителей/граждан и/или других заинтересованныхсторон; 6) неудовлетворительные результаты внутренних/внешних аудитов. 91. Порядок управления корректирующими и предупреждающимидействиями включает: 1) анализ несоответствий и установление их причин; 2) оценку необходимости и определение корректирующих ипредупреждающих действий; 3) осуществление корректирующих и предупреждающих действий; 4) анализ и оценку результативности корректирующих ипредупреждающих действий. 92. ПРК каждого ОИВ несут ответственность за ежеквартальноеинформирование ПРК Правительства о статусе корректирующих ипредупреждающих действий, то есть обязаны представлять сводный отчетна основании записей собственных журналов учета несоответствий вовсех подразделениях ОИВ с информацией о наиболее существенныхнесоответствиях и действиях, предпринятых по ним. Глава 18. АНАЛИЗ НЕСООТВЕТСТВИЙ И УСТАНОВЛЕНИЕ ИХ ПРИЧИН 93. Ответственным за анализ причин выявленных несоответствийявляется руководитель подразделения, в котором зафиксированонесоответствие. 94. Срок установления причин выявленных несоответствий - пятьрабочих дней с момента регистрации данного несоответствия. 95. Анализ несоответствий должен содержать следующие выводы: 1) учитывалась ли при планировании деятельности возможностьпоявления данного несоответствия; 2) если эта возможность учитывалась, были ли предпринятыкакие-либо предупреждающие действия и почему они не дали нужногорезультата; 3) каков риск повторения данного несоответствия в дальнейшем; 4) возможно ли появление подобного несоответствия в другихпроцессах, на других участках работ, в других подразделениях (еслида, то инициировать разработку предупреждающих действий может нетолько руководитель подразделения, но и любой сотрудник). 96. Анализу подлежит не только деятельность сотрудниковподразделений, где были выявлены несоответствия, и ее результаты, нои адекватность требований, которые были нарушены. 97. С целью установления причин выявленных несоответствийособое внимание при их анализе обращается на документы, определяющиетребования к соответствующему процессу, процедуре (участку работ), атакже наличие применимых ресурсов, включая подготовку персонала, егоопыт и компетентность (квалификацию). Негативные тенденции,установленные в результате анализа, рассматриваются на предмет ихизменения в лучшую сторону. 98. Установленные причины выявленных несоответствийруководитель подразделения или уполномоченный им сотрудник должензарегистрировать в журнале учета несоответствий и сообщить об этомсоответствующему ПРК по своей подчиненности. Глава 19. ОЦЕНКА НЕОБХОДИМОСТИ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ 99. Критерием для оценки необходимости корректирующих действийявляется значимость последствий выявленного несоответствия (качестворезультата выполнения услуги/функции, дополнительные затраты,обусловленные несоответствием) и наличие тенденции к его повторномувозникновению. 100. В случае отсутствия необходимости проведениякорректирующих действий (несоответствие не приведет к значительнымпоследствиям) руководитель подразделения проводит коррекцию -устранение выявленного несоответствия. 101. При невозможности устранения причины выявленногонесоответствия силами самого сотрудника или подразделенияруководитель доводит информацию о выявленном несоответствии,причину, его вызвавшую, и предполагаемые корректирующие действиясоответствующему ПРК по своей подчиненности. ПРК анализируетинформацию о несоответствии и докладывает по своей подчиненностируководителю соответствующего ОИВ предложения по устранениювыявленного несоответствия. В этом случае окончательное решениепринимается руководителем соответствующего ОИВ. 102. При планировании корректирующих действий необходимоопределить способ проверки их результативности, который будетиспользоваться после их реализации. 103. Планирование корректирующих действий, способа и датыпроверки результативности должно быть выполнено в течение двухрабочих дней с момента регистрации выявленного несоответствия. 104. Информацию о разработанных корректирующих действияхруководитель подразделения регистрирует в журнале учетанесоответствий и докладывает об этом соответствующему ПРК. Глава 20. ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ 105. Руководитель подразделения или назначенный им сотрудникосуществляет координацию действий сотрудников подразделения поустранению и дальнейшему предотвращению несоответствия. В этомслучае ответственный сотрудник действует следующим образом: 1) связывается с руководителями участвующих подразделений исогласует порядок и сроки совместных действий; 2) организует и координирует (при необходимости) совместныесовещания руководителей подразделений, вовлеченных в разрешениесуществующей проблемы. 106. Руководители подразделений должны предпринимать всезависящие от них меры для устранения несоответствия и его причин вустановленные сроки. 107. Сроки проведения корректирующих действий не должныпревышать одного месяца с момента регистрации выявленногонесоответствия. Увеличение сроков реализации корректирующих действийосуществляется по письменному согласованию с соответствующим ПРК. 108. Ответственным за осуществление корректирующих действийявляется руководитель подразделения, в котором было выявленонесоответствие. Результаты выполнения корректирующих действийруководитель подразделения доводит до соответствующего ПРК по своейподчиненности. Глава 21. АНАЛИЗ ПРЕДПРИНЯТЫХ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ 109. По истечении срока выполнения мероприятий покорректирующим действиям руководитель подразделения анализируетрезультаты их выполнения и докладывает о них соответствующему ПРК. 110. Корректирующие действия считаются результативными приотсутствии за отчетный период несоответствий, аналогичныхнесоответствиям за предыдущие отчетные периоды. 111. Если корректирующие действия не реализованы в срок либореализованы не в полном объеме, то руководитель подразделения можетпродлить сроки выполнения корректирующих действий. Перенос сроковдолжен быть согласован с соответствующим ПРК. 112. В случае, если реализованные корректирующие действияпризнаны нерезультативными, то проводится повторный анализ причиннесоответствий с дальнейшей последовательной реализацией этаповдеятельности по управлению корректирующими действиями. 113. Результаты оценки корректирующих действий руководительподразделения регистрирует в своем журнале учета несоответствий идокладывает о них соответствующему ПРК. 114. Ответственными за анализ предпринятых корректирующихдействий и оценку их результативности являются руководителиподразделений. Глава 22. ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИЕ ДЕЙСТВИЯ 115. Предупреждающие действия разрабатываются и выполняются дляснижения риска возникновения несоответствий, при проведенииулучшений в следующих случаях: 1) в случае выявления неблагоприятных тенденций при анализеданных значений фактических показателей процессов (анализе рисковпроцессов) и показателей качества оказываемых услуг (выполняемыхфункций); 2) при проведении анализа требований и ожиданийпотребителей/граждан; 3) при внедрении предложений по улучшению потребителей/граждан,структурных подразделений и сотрудников, других заинтересованныхсторон; 4) для предупреждения несоответствий, возникших в аналогичныхпроцессах, процедурах других структурных подразделений ОИВ; 5) при рассмотрении предложений, выработке решений во времяпроведения анализа СМК со стороны руководства. 116. Необходимость разработки предупреждающих действийопределяется руководителями подразделений с учетом изменяющихсятребований, имеющихся ресурсов и возможностей, значимости иполезности их внедрения. 117. Предупреждающие действия планируются, документируются ивыполняются в том же порядке, как и корректирующие действия. Раздел V. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННИХ АУДИТОВ СМК Глава 23. ВНУТРЕННИЕ АУДИТЫ СМК. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 118. Целью внутренних аудитов является оценка соответствия СМКОИВ установленным требованиям, а также подготовка данных для анализаСМК со стороны руководства (оценки результативности функционированияСМК) ОИВ. 119. Внутренние аудиты СМК осуществляются группами внутреннихаудиторов, организованными в каждом ОИВ. 120. Каждая группа внутренних аудиторов проводит внутренниепроверки только в своем ОИВ. 121. Ответственность за определение состава групп внутреннихаудиторов, назначение руководителей групп возлагается насоответствующих ПРК ОИВ. 122. Группы внутренних аудиторов определяются из общего спискаобученных внутренних аудиторов ОИВ. 123. Внутренние аудиторы назначаются из числа сотрудников,прошедших обучение и оценку их компетентности: в Правительстве -приказом руководителя Аппарата, в иных ОИВ - приказом руководителяОИВ. 124. Список внутренних аудиторов оформляется согласноприложению N 7 Регламента. Ответственные за подготовку списковвнутренних аудиторов - соответствующие ПРК. 125. При определении состава групп внутренних аудиторовнеобходимо учитывать следующее: 1) цели, объем и ориентировочную продолжительность аудита; 2) общую квалификацию и компетентность группы; 3) необходимость обеспечения независимости группы аудиторов отпроверяемой деятельности и исключения конфликта интересов (проверкаосуществляется аудиторами, которые не зависимы от лиц, несущихнепосредственную ответственность за проверяемую деятельность); 4) способность членов группы аудиторов к совместной работе и кэффективному взаимодействию с проверяемым подразделением. 126. Если аудиторы, включаемые в группу, не в полном объемеобладают необходимыми знаниями об объекте аудита, то в состав группывключаются технические эксперты. Технические эксперты самостоятельноне могут проводить проверку и должны работать только подруководством назначенного ответственного аудитора. 127. При необходимости в группу аудиторов включаютсяаудиторы-стажеры, которые должны действовать только под руководствоми контролем назначенного ответственного аудитора. 128. Организация и проведение внутренних аудитов включает всебя следующие этапы: 1) разработка программы внутренних аудитов на 1 год; 2) подготовка к проведению внутренних аудитов (разработка планаконкретного аудита); 3) проведение внутренних аудитов; 4) оформление результатов внутренних аудитов; 5) разработка и выполнение корректирующих действий; 6) анализ результатов внутренних аудитов. Глава 24. ТРЕБОВАНИЯ К ВНУТРЕННИМ АУДИТОРАМ 129. Руководитель группы внутренних аудиторов (далее по текстутакже - главный аудитор) и внутренние аудиторы должны отвечатьследующим требованиям: 1) иметь высшее образование; 2) пройти обучение на курсах подготовки внутренних аудиторовСМК и иметь документальное подтверждение обучения (повторноеобучение внутренних аудиторов проводится не реже 1 раза в 3 года, атакже при изменении текущей версии стандарта ISO 9001 (ГОСТ Р ИСО9001); 3) знать и понимать требования СМК, на соответствие которымпроводятся внутренние аудиты; 4) владеть методами осмотра, опроса, оценивания; 5) иметь навыки, необходимые для планирования, организации,управления процессом аудита, общения; 6) обладать выдержкой, способностью реально оценивать ситуацию,понимать сложные процессы с точки зрения общих целей и задач,понимать роль отдельных подразделений; 7) уметь применять личные качества для беспристрастного сбора иоценки объективных доказательств; 8) быть объективными в принятии решений по аудитам. 130. Главный аудитор должен обладать следующими дополнительнымизнаниями и навыками: 1) уметь планировать аудит и результативно использоватьимеющиеся ресурсы при проведении аудита; 2) организовывать работу и руководить аудиторами; 3) обеспечивать руководство и контроль за аудиторами-стажерами; 4) руководить аудиторами при вынесении заключений порезультатам аудита; 5) предупреждать и разрешать конфликты; 6) оформлять отчет по результатам аудита. 131. Главный аудитор должен пройти стажировку не менее чем вдвух аудитах, в том числе не менее чем в одном - в качестверуководителя-стажера под управлением и руководством внешнегоаудитора, обладающего квалификацией руководителя группы аудита. Вдальнейшем уже состоявшиеся главные внутренние аудиторы могутсамостоятельно проводить стажировки для новых кандидатов, в томчисле использовать межведомственную ротацию, то есть включать всостав своих аудиторских групп кандидатов-стажеров из других ОИВ. 132. Проведение внутренних аудитов для всех членов аудиторскойгруппы приравнивается к основной деятельности. Непосредственныйруководитель лиц, назначенных внутренними аудиторами, не долженпрепятствовать выполнению аудиторами обязанностей по проверкам иобязан установить для них режимы и объемы работ такие, чтобывыполнение должностных обязанностей и обязанностей аудитора (в томчисле и обучение/повышение квалификации) не вступали в конфликт. Глава 25. РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ ВНУТРЕННИХ АУДИТОВ 133. Ответственными за планирование аудитов СМК в каждом ОИВявляются соответствующие ПРК. Ежегодно в декабре каждый ПРКсоставляет программу внутренних аудитов в своем ОИВ на следующий годсогласно приложению N 8 к Регламенту. 134. Программа рассылается на согласование всем руководителямструктурных подразделений и после согласования утверждаетсясоответствующим ПРК. 135. После согласования и утверждения программа рассылаетсяназначенным главным аудиторам для ознакомления и планированиякаждого конкретного внутреннего аудита. 136. Порядок и частота проведения внутренних аудитов СМКопределяются каждым ПРК в своем ОИВ исходя из важности и статусапроцессов и областей, подлежащих проверке, результатов предыдущихаудитов, статуса корректирующих и предупреждающих действий, а такжеинформации от потребителей/граждан. 137. Каждый процесс СМК, каждый элемент СМК (разделы и пунктытребований стандарта ISO 9001 (ГОСТ Р ИСО 9001) должны бытьпроверены как минимум один раз в течение года. Также программойвнутренних аудитов на год должны быть охвачены все подразделенияОИВ. Глава 26. ПОДГОТОВКА К ПРОВЕДЕНИЮ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА 138. В ходе подготовки к проведению аудита каждый главныйаудитор должен: 1) разработать план проведения внутреннего аудита, оформляемыйсогласно приложению N 9 Регламента; 2) согласовать план проведения внутреннего аудита ссоответствующим ПРК по своей подчиненности и руководителем(-ями)проверяемого(-ых) структурного(-ых) подразделения(-ий) в срок непозднее чем за пять рабочих дней до начала проведения аудита; 3) сформулировать критерии аудита (в общем случае критериямивнутреннего аудита являются разделы и пункты требований стандартаISO 9001 (ГОСТ Р ИСО 9001), документов СМК, а также правил иинструкций, требования запланированных мероприятий); 4) уточнить список членов группы внутренних аудиторов(выбранные аудиторы должны быть независимыми от должностных лиц,проверяемых подразделений), распределить членов группы попроверяемым подразделениям; 5) обеспечить получение членами группы внутренних аудиторовдокументации, регламентов, инструкций, записей по качеству, вобъеме, необходимом для эффективной подготовки к аудиту. 139. В плане проведения внутреннего аудита отражают срокипроведения (дату и время), проверяемые подразделения и основныеразделы и пункты стандарта ISO 9001 (ГОСТ Р ИСО 9001) и другиеэлементы СМК, которые будут проверяться. 140. В ходе подготовки к проведению аудита главный аудитор иаудиторы должны: 1) изучить документы, действующие в проверяемых подразделениях; 2) изучить результаты предыдущих аудитов. 141. При необходимости аудиторы могут составить переченьвопросов по проверке - чек-лист внутреннего аудита, которыйучитывает требования стандарта ISO 9001 (ГОСТ Р ИСО 9001),внутренних и внешних регламентирующих документов, применяемых вработе подразделения. 142. В ходе подготовки к проведению аудита руководительпроверяемого структурного подразделения должен: 1) согласовать план проведения внутреннего аудита и подтвердитьдату и время проведения аудита с руководителем группы аудиторов; 2) обеспечить наличие необходимой документации и/илидоступность компьютерных систем; 3) оповестить сотрудников о предстоящем аудите, о его задачах иобъеме проверки; 4) в случае необходимости назначить сопровождающего для группывнутренних аудиторов, который освобождается на время проведенияпроверки от основной работы; 5) в случае необходимости обеспечить комнату для совещанийаудиторов или аналогичное помещение. Глава 27. ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА 143. Проведение внутреннего аудита начинается со вступительногосовещания. Совещание проводится главным аудитором сруководителем(-ями) проверяемого(-ых) подразделения(-ий), группойаудиторов и ключевыми специалистами проверяемого(-ых)подразделения(-ий). 144. Цель совещания: подтверждение плана проведения внутреннегоаудита, представление участников, разъяснение целей, критериев,объемов и методов проверки, форм представления результатоввнутреннего аудита. 145. При проведении внутреннего аудита проверке могутподлежать: 1) документация; 2) качество оказываемых государственных услуг и выполняемыхфункций в соответствии с принятыми показателями; 3) соответствие СМК требованиям, предъявляемым к ней. 146. Сбор и анализ документов организует главный аудитор приучастии назначенного представителя от каждого проверяемогоподразделения. 147. Сбор информации о деятельности подразделения проводятчлены группы внутреннего аудита и привлеченные технические эксперты.Сбор информации производится методом опроса, анализа документов инаблюдения за реализацией деятельности подразделения. 148. Собираемая информация должна быть проверяема. Толькопроверяемая информация может стать свидетельством аудита. 149. При выявлении несоответствия аудитор доводит его доруководителя подразделения, ответственного за проверяемую область, сцелью выявить его причину и оценить последствия. При этом аудитороформляет акт о несоответствии согласно приложению N 10 кРегламенту. 150. По итогам каждой проверки (каждого дня проверки) главныйаудитор обсуждает с аудиторами результаты, анализируетзафиксированные ими несоответствия. 151. После окончания аудита главный аудитор проводитзаключительное совещание по результатам внутреннего аудита. Составприсутствующих на заключительном совещании аналогичен составуприсутствующих на вступительном совещании. 152. Представление результатов внутреннего аудита СМК назаключительном совещании должно быть максимально ясным,представители проверяемого подразделения должны четко понять сутьзамечаний. 153. Во время заключительного совещания главному аудиторунеобходимо: 1) напомнить собравшимся цели аудита; 2) поблагодарить представителей проверяемого(-ых)подразделения(-ий); 3) представить выявленные несоответствия и замечания, связав ихс возможными рисками для СМК; 4) отметить необходимость и целесообразность улучшений сориентацией на постоянное улучшение; 5) отметить сильные стороны проверяемого(-ых)подразделения(-ий). Глава 28. ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА 154. При выявлении несоответствия аудитор оформляет акт онесоответствии. 155. Идентификационный номер акта состоит из: 1) названия документа СМК - акт о несоответствии; 2) цифрового порядкового двухразрядного номера аудита всоответствии с программой внутренних аудитов; 3) цифрового порядкового двухразрядного номера акта онесоответствии; нумерация актов при каждом аудите начинается сединицы. 156. Первую часть акта о несоответствии заполняет аудитор. Вней указывается ОИВ, проверяемое структурное подразделение, стандарти/или документ СМК, требование которого не выполнено, датаобнаружения несоответствия, расшифровка фамилии, инициалы аудитора иставится подпись аудитора. 157. Во второй части аудитор вписывает выявленноенесоответствие, коррекцию и пункт стандарта и/или документа СМК иотдает на подпись руководителю проверяемого подразделения, гдевыявлено несоответствие, и главному аудитору. 158. Третью часть акта о несоответствии заполняет руководительпроверяемого подразделения, где выявлено несоответствие. В нейуказываются причины выявленного несоответствия, предполагаемыекорректирующие действия и сроки их выполнения, а также ставитсяподпись руководителя проверяемого подразделения, где выявленонесоответствие. Аудитор подписью фиксирует свое согласие сформулировкой корректирующих действий. Срок установления причинвыявленных несоответствий - пять рабочих дней с момента регистрации. 159. Четвертая часть заполняется аудитором после проверкивыполнения корректирующих действий. В ней ставится отметка орезультативности выполненных корректирующих действий. Проверкарезультативности проводится при следующем внутреннем аудите. 160. В течение трех рабочих дней после проведения аудитаглавный аудитор составляет отчет о результатах внутреннего аудита.Форма отчета - согласно приложению N 11 к Регламенту. 161. Идентификационный номер отчета состоит из: 1) названия документа СМК - отчет о результатах внутреннегоаудита; 2) цифрового порядкового двухразрядного номера аудита всоответствии с программой внутренних аудитов. 162. В отчете о результатах внутреннего аудита должны бытьотражены следующие данные: 1) дата проведения аудита; 2) дата составления отчета; 3) проверяемые процессы (элементы СМК); 4) проверяемые структурные подразделения; 5) фамилия, имя, отчество руководителя группы аудиторов; 6) состав группы аудиторов; 7) общие результаты внутреннего аудита: выполнениекорректирующих действий предыдущего внутреннего аудита,подготовленность проверяемого подразделения к внутреннему аудиту,объем выполнения плана внутреннего аудита, результатыфункционирования СМК, общее количество несоответствий и общиевыводы; 8) приложения: план внутреннего аудита, акты о несоответствиях. 163. Подписывают отчет о результатах внутреннего аудита главныйаудитор и руководитель(-ли) проверяемого(-ых) подразделения(-ий). 164. С отчета со всеми приложениями делается копия. Подлинникотчета передается соответствующему ПРК, копия - руководителюпроверяемого подразделения. 165. Каждый ПРК или назначенное им в установленном порядкеответственное должностное лицо заносит данные о выявленныхнесоответствиях, их причинах и назначенных корректирующих действияхв журнал учета несоответствий. Глава 29. ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА 166. Руководитель проверяемого подразделения разрабатываеткорректирующие действия, направленные на устранение причинвыявленных несоответствий. Формулировки и сроки проведениякорректирующих действий согласовываются с главным аудитором ивписываются в соответствующий раздел акта о несоответствии. 167. Сроки проведения корректирующих действий не должныпревышать одного месяца с момента регистрации выявленногонесоответствия. Увеличение сроков выполнения корректирующих действийосуществляется по письменному согласованию с соответствующим ПРК, вобласти ответственности которого проводился внутренний аудит. 168. Разработка корректирующих действий может быть выполненакак во время проведения аудита, так и после его завершения в срок,не превышающий двух рабочих дней с момента регистрации выявленногонесоответствия. 169. О факте проведения корректирующих действий руководительпроверяемого подразделения в срок не позднее пяти рабочих дней послеустановленной даты выполнения письменно или по электронной почтеинформирует главного аудитора и соответствующего ПРК. 170. При необходимости проверка выполнения корректирующихдействий выполняется непосредственно в подразделении. Решение онеобходимости проверки выполнения корректирующих действий вподразделении принимает главный аудитор по согласованию с ПРКсоответствующего ОИВ. Глава 30. АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА 171. Результаты оценки корректирующих действий регистрируютсясоответствующим ПРК или назначенным им в установленном порядкедолжностным лицом в журналах учета несоответствий, после того какони зафиксированы главными аудиторами в актах о несоответствии. 172. Ответственными за анализ предпринятых корректирующихдействий и оценку их результативности являются ПРК соответствующихОИВ. Приложение N 1 к Регламенту систем менеджмента качества в органах исполнительной власти Калининградской области СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮДолжность ПРК ОИВ Должность руководителя процессаподпись /и. о. фамилия/ подпись /и. о. фамилия/дата дата КАРТА ПРОЦЕССА СТО КП ХХХ УУУ +----------------------------------------------+------------------------------------+| Наименование процесса: | Руководитель процесса: |+----------------------------------------------+------------------------------------+| | |+----------+-----------------------------------+------------------------------------+| Цели: | |+----------+-----------------------------------+------------------------------------+| Входы процесса: | Выходы процесса: |+----------------------------------------------+------------------------------------+| | |+----------------------------------------------+------------------------------------+| Поставщики процесса: | Потребители процесса: |+----------------------------------------------+------------------------------------+| | |+---------------------+------------------------+---+--------------------------------+| Ресурсы | Кадровые: | || процесса: | | || +----------------------------+--------------------------------+| | Инфраструктуры: | || +----------------------------+--------------------------------+| | Производственной среды: | |+---------------------+------------------------+---+--------------------------------+| Содержание | Блок-схема: | Описание процесса || процесса: | | с распределением || | | ответственности и сроков: || +------------------------+------------------------------------+| | | |+---------------------+------------------------+------------------------------------+| Процедуры | || управления | || процессом | || (управляющие | || воздействия): | |+---------------------+-------------------------------------------------------------+| Показатели оценки | || результативности | || процесса: | |+---------------------+-------------------------------------------------------------+| Критерии оценки | || результативности | || процесса: | |+---------------------+-------------------------------------------------------------+| Методы | || мониторинга | || и измерения | || процесса: | |+---------------------+-------------------------------------------------------------+| Управление записями: |+----+----------------+---------------+--------+-----------+-----------+------------+| N | Наименование | Идентификация | Форма | Ответ- | Место | Срок || п/п| записи | | | ственный | хранения | хранения |+----+----------------+---------------+--------+-----------+-----------+------------+| | | | | | | |+----+----------------+---------------+--------+-----------+-----------+------------+| | | | | | | |+----+----------------+---------------+--------+-----------+-----------+------------+ Приложение N 2 к Регламенту систем менеджмента качества в органах исполнительной власти Калининградской области Полное наименование ОИВ в формате верхнего продольного штампа с цветными графическими элементами государственной символики ПОЛИТИКА В ОБЛАСТИ КАЧЕСТВАТребования к тексту политики в области качества:политика в области качества ОИВ должна быть ориентирована наудовлетворение потребностей и ожиданий потребителей/граждан,соответствовать целям ОИВ, учитывать применимые установленныезаконодательные и иные обязательные требования, другие видыполитики ОИВ (например, политику в области борьбы с коррупцией,экологии, социальной ответственности, безопасности ипрозрачности деятельности) и политику вышестоящих органов власти;заявление о политике в области качества должно бытьзарегистрировано (оформлено, утверждено и введено в действиекак официальный документ в установленном порядке).Должность руководителя ОИВ подпись /и. о. фамилия/дата Приложение N 3 к Регламенту систем менеджмента качества в органах исполнительной власти Калининградской области ЦЕЛИ В ОБЛАСТИ КАЧЕСТВА _________________________________________________ на 20__ г. (наименование ОИВ) +----+---------------------------------------+--------------------+-----------------+| N | Цели | Ответственные | Показатели || п/п| | за достижение | |+----+---------------------------------------+--------------------+-----------------+| Общие цели ОИВ |+----+---------------------------------------+--------------------+-----------------+| | | | |+----+---------------------------------------+--------------------+-----------------+| | | | |+----+---------------------------------------+--------------------+-----------------+| | | | |+----+---------------------------------------+--------------------+-----------------+| | | | |+----+---------------------------------------+--------------------+-----------------+| | | | |+----+---------------------------------------+--------------------+-----------------+| Цели по функциям (цели по процессам) |+----+---------------------------------------+--------------------+-----------------+| | | | |+----+---------------------------------------+--------------------+-----------------+| | | | |+----+---------------------------------------+--------------------+-----------------+| | | | |+----+---------------------------------------+--------------------+-----------------+| | | | |+----+---------------------------------------+--------------------+-----------------+| | | | |+----+---------------------------------------+--------------------+-----------------+ Должность руководителя ОИВ подпись /и. о. фамилия/дата Приложение N 4 к Регламенту систем менеджмента качества в органах исполнительной власти Калининградской области Термины и определения Таблица 1Аудит (проверка) - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудитаГруппа внутреннего - один или несколько аудиторов, проводящих аудитаудитаДокументированная - документ, описывающий процедуру (способпроцедура выполнения) процессаЗаинтересованная - лицо или группа лиц, заинтересованныхсторона в деятельности или успехе организацииЗаключения по - выходные данные аудита, предоставленные группойрезультатам аудита по аудиту после рассмотрения целей аудита и всех наблюдений аудитаЗаписи - специальный вид документов СМК, обеспечивающий информацию о выполненной деятельности и обычно сохраняемый как доказательство результатов, полученных на каждой стадии функционирования процессов и процедур СМК; записи особенно важны для ОИВ, который должен демонстрировать прозрачность своей деятельности и нести за нее ответственность перед потребителями/гражданами (примерами записей являются планы, протоколы, акты, журналы и другие документы)Идентификация - отождествление, установление соответствия, совпадениеИсполнитель - должностное лицо (разработчик) или группа должностных лиц, участвующих в разработке документа и выполнении комплекса правил для введения и поддержания его в рабочем состоянииКарта процесса - документ, являющийся одним из видов стандартов организации, содержащий требования к осуществлению процесса СМК и к управлению имКомпетентность - выраженная способность применять свои знания и умениеКопия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силыКорректирующее - действие, предпринятое для устранения причиныдействие обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуацииКоррекция - действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствияКритерии аудита - совокупность требований, которые используют для сопоставления с ними свидетельств аудитаМенеджмент - скоординированная деятельность по руководству и управлению организациейМенеджмент качества - скоординированная деятельность ОИВв ОИВ и государственных гражданских служащих применительно к качеству государственного управления по решению вопросов, находящихся в компетенции ОИВ, которая включает в себя разработку и реализацию политики в области качества государственного управления и меры по обеспечению этого качества для достижения целей в области качестваНесоответствие - невыполнение требования (выполнение незаконного требования)Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядкеОбласть аудита - глубина и границы аудита Примечание: область аудита обычно включает в себя описание местонахождения, организационной структуры, видов деятельности и процессов организации, а также указание необходимого периода времениПрограмма аудита - совокупность одного или нескольких аудитов, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной целиПлан аудита - описание деятельности "на месте" и соглашений на проведение аудитаПолитика в области - общие намерения и направление деятельностикачества организации в области качества, официально сформулированные высшим руководствомПотребитель/гражданин - организация или лицо, которая(-ое) получает и/или оплачивает государственные услуги (функции)Представитель - должностное лицо из числа высшего руководства ОИВ,руководства назначаемое приказом руководителя ОИВ ипо качеству наделенное полномочиями и обязанностями по полной координации системы менеджмента качества и обеспечению ее постоянного соответствия требованиям ИСО 9001; представителем руководства по качеству может быть сам руководитель ОИВПредупреждающее - действие, предпринятое для устранения причиныдействие потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуацииПрослеживаемость - возможность проследить историю, применение и местонахождение того, что рассматриваетсяПроцедура - установленный способ осуществления деятельности или процессаПроцесс - совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующая входы в выходыРезультативность - степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатовРесурсы - средства, позволяющие с помощью определенных преобразований получить желаемый результатРуководитель группы - аудитор, наделенный полномочиями для планирования,аудиторов (главный организации и проведения аудитов и руководствааудитор) группой аудиторовРуководитель процесса - должностное лицо, несущее полную ответственность за процесс и наделенное полномочиями в отношении этого процесса, назначаемое руководителем ОИВРуководство по - документ, определяющий систему менеджментакачеству качества организацииСвидетельство аудита - записи, изложение фактов или другой информации, связанной с критериями аудита, которые могут быть перепровереныСистема менеджмента - система менеджмента для руководства и управлениякачества организацией применительно к качествуСтажер - специалист, прошедший обучение по аудиту и находящийся на практике для приобретения опыта проведения аудитаСтандарт организации - стандарт (документ), принятый организацией, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются правила осуществления и характеристики процессов деятельности; в СМК ОИВ Калининградской области к стандартам организации относятся руководства по качеству, документированные процедуры СМК, регламенты СМК, карты процессов СМК; в них описываются процессы и процедуры СМК, а также их взаимосвязь и взаимодействие с учетом требований вышестоящих документов, например административных регламентов и стандартов качества предоставления государственных услуг и исполнения государственных функцийТехнический эксперт - лицо, обладающее специальными знаниями или опытом для участия в группе аудита Примечание: технический эксперт обладает знаниями по процессам и деятельности, но не имеет полномочий аудитораТребование - потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным; по отношению к ОИВ - законодательные и иные нормативные требования, а также внутренние требования, предъявляемые к предоставлению услуг (исполнению функций), подлежащие последовательному и эффективному выполнению в ОИВ и отвечающие потребностям и ожиданиям потребителей/гражданЦели в области - цели, которых добиваются или к которым стремятсякачества в области качества Обозначения и сокращения Таблица 2АГ - Агентство по градостроению Калининградской областиАГРСБ - Агентство главного распорядителя средств бюджета Калининградской областиАИ - Агентство по имуществу Калининградской областиАЛХ - Агентство по охране, воспроизводству и использованию объектов животного мира и лесов Калининградской областиАОЗН - Агентство по обеспечению занятости населения Калининградской областиАП - аппарат Правительства Калининградской областиАТИ - административно-техническая инспекция (служба) Калининградской областиВА - внутренний аудитГАСН - государственная инспекция архитектурно- строительного надзора Калининградской областиГЖИ - государственная жилищная инспекция (служба) Калининградской областиДВП - документы внешнего происхожденияДП - документированная процедураЗАГС - ЗАГС (Агентство) Калининградской областиКА - Конкурсное агентство Калининградской областиКД - корректирующие действияКП - карта процессаКРС - контрольно-ревизионная служба Калининградской областиМЖКХиС - Министерство ЖКХ и строительства Калининградской областиМЗ - Министерство здравоохранения Калининградской областиМК - Министерство культуры Калининградской областиМО - Министерство образования Калининградской областиМП - Министерство промышленности Калининградской областиМРИ - Министерство развития инфраструктуры Калининградской областиМРТиВОМС - Министерство по развитию территорий и взаимодействию с органами местного самоуправления Калининградской областиМС - международный стандартМСПиТ - Министерство социальной политики и труда Калининградской областиМСХиР - Министерство сельского хозяйства и рыболовства Калининградской областиМФ - Министерство финансов Калининградской областиМЭ - Министерство экономики Калининградской областиОИВ - орган исполнительной власти Калининградской областиПД - предупреждающие действияПКО - Правительство Калининградской областиПРК - представитель руководства по качествуР - регламентРК - руководство по качествуРФ - Российская ФедерацияСВиГВИ - служба ветеринарии и государственной ветеринарной инспекции Калининградской областиСГООКН - служба государственной охраны объектов культурного наследия Калининградской областиСГРЦиТ - служба по государственному регулированию цен и тарифов Калининградской областиСГТН - государственная инспекция по надзору за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники Калининградской областиСКиНСО - служба по контролю и надзору в сфере образования Калининградской областиСККМПиЛ - служба по контролю качества медицинской помощи и лицензированию Калининградской областиСМК - система менеджмента качестваСТО - стандарт организацииСЭКиН - служба по экологическому контролю и надзору Калининградской области Приложение N 5 к Регламенту систем менеджмента качества в органах исполнительной власти Калининградской области ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА В _______________________________________________________ (наименование ОИВ)+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| N | Код | N | Наименование | Дата | Дата | Примеча- || п/п| документа | редакции | документа | ввода в | отмены | ние || | | | | действие | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| 1 | отсутствует | 1 | Политика в области | | | || | | | качества | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| 2 | отсутствует | 1 | Цели в области | | | || | | | качества | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| СТАНДАРТЫ ОРГАНИЗАЦИИ |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| 3 | | | Руководство | | | || | | | по качеству | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| Регламенты |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| 4 | СТО Р | 1 | Регламент СМК ОИВ | | | || | ПКО 001 | | | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| | | | | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| Документированные процедуры |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| | | | | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| | | | | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| Карты процессов |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| | | | | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| | | | | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| Другие стандарты организации |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| | | | | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| | | | | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| | | | | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| | | | | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| | | | | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| | | | | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| | | | | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+| | | | | | | |+----+--------------+----------+---------------------+----------+---------+----------+ Должность ПРК ОИВ подпись /и. о. фамилия/дата Приложение N 6 к Регламенту систем менеджмента качества в органах исполнительной власти Калининградской области ЖУРНАЛ УЧЕТА НЕСООТВЕТСТВИЙ В ____________________________________________________________ (наименование подразделения) ______________________________________________________________________ (наименование ОИВ) +----+----------+-----------+-----------+-------+-----+---------+-------+--------+--------+| N | Дата | Описание | ФИО лица, | Кор- | КД | ФИО | Сроки | Факти- | Ком- || п/п| регистра-| несоответ-| выявившего| рекция| (ПД)| ответст-| выпол-| ческая | мента- || | ции | ствия и | несоответ-| | | венного | нения | дата | рии || | несоот- | предпола- | ствие | | | за КД | КД и | испол- | || | ветствия | гаемых | | | | и ПД | ПД | нения | || | | причин | | | | | | КД и ПД| |+----+----------+-----------+-----------+-------+-----+---------+-------+--------+--------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |+----+----------+-----------+-----------+-------+-----+---------+-------+--------+--------+| | | | | | | | | | |+----+----------+-----------+-----------+-------+-----+---------+-------+--------+--------+| | | | | | | | | | |+----+----------+-----------+-----------+-------+-----+---------+-------+--------+--------+| | | | | | | | | | |+----+----------+-----------+-----------+-------+-----+---------+-------+--------+--------+| | | | | | | | | | |+----+----------+-----------+-----------+-------+-----+---------+-------+--------+--------+ Должность руководителя подразделения подпись /и. о. фамилия/дата Приложение N 7 к Регламенту систем менеджмента качества в органах исполнительной власти Калининградской области СПИСОК ВНУТРЕННИХ АУДИТОРОВ В ___________________________________________________________ (наименование ОИВ) +----+----------+-----------+------------+---------------+------------+-------------+| N | Дата | ФИО | Должность | Подразделение | Дата | Примечание || п/п| включения| | | | окончания | || | в список | | | | действия | || | | | | | сертификата| |+----+----------+-----------+------------+---------------+------------+-------------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |+----+----------+-----------+------------+---------------+------------+-------------+| | | | | | | |+----+----------+-----------+------------+---------------+------------+-------------+| | | | | | | |+----+----------+-----------+------------+---------------+------------+-------------+| | | | | | | |+----+----------+-----------+------------+---------------+------------+-------------+| | | | | | | |+----+----------+-----------+------------+---------------+------------+-------------+ ПОДГОТОВЛЕНО:Должность ПРК ОИВподпись /и. о. фамилия/дата Приложение N 8 к Регламенту систем менеджмента качества в органах исполнительной власти Калининградской области УТВЕРЖДАЮ ДолжностьПРК ОИВ подпись /и. о.фамилия/ дата ПРОГРАММА ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННИХ АУДИТОВ В ______________________________________________________________ (наименование ОИВ) +----+-----------+-----------------+----------------+-----------------+-------------+| N | Даты | Процессы, | Руководитель | Состав группы | Примечание || п/п| проведения| элементы СМК/ | группы | внутренних | || | аудитов | наименование | внутренних | аудиторов | || | | проверяемых | аудиторов | | || | | подразделений | | | |+----+-----------+-----------------+----------------+-----------------+-------------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |+----+-----------+-----------------+----------------+-----------------+-------------+| | | | | | |+----+-----------+-----------------+----------------+-----------------+-------------+| | | | | | |+----+-----------+-----------------+----------------+-----------------+-------------+| | | | | | |+----+-----------+-----------------+----------------+-----------------+-------------+| | | | | | |+----+-----------+-----------------+----------------+-----------------+-------------+| | | | | | |+----+-----------+-----------------+----------------+-----------------+-------------+ СОГЛАСОВАНО:Руководителиструктурных подразделений дата подпись /и. о. фамилия/ Приложение N 9 к Регламенту систем менеджмента качества в органах исполнительной власти Калининградской области ПЛАН ПРОВЕДЕНИЯ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА --------------------------------------------------------------------------¬¦----------------------¬-------------------------------------------------¬¦¦¦ Проверяемы妦 ¦¦¦¦ подразделения:¦¦ ¦¦¦L----------------------L-------------------------------------------------¦+-------------------------------------------------------------------------+¦----------------------¬-------------------------------------------------¬¦¦¦ Процессы,¦¦ ¦¦¦¦ деятельность,¦¦ ¦¦¦¦ подлежащие аудиту:¦¦ ¦¦¦L----------------------L-------------------------------------------------¦¦----------------------¬--------¬-------------------------¬--------------¬¦¦¦ Дата проведения¦¦ ¦¦ N аудитদ ¦¦¦¦ аудита:¦¦ ¦¦(в соотв. с программой):¦¦ ¦¦¦L----------------------L--------L-------------------------L--------------¦¦----------------------¬-------------------------------------------------¬¦¦¦ Руководител覦 ¦¦¦¦ подразделений:¦¦ ¦¦¦L----------------------L-------------------------------------------------¦¦----------------------¬-------------------------------------------------¬¦¦¦ Цели и объе즦 ¦¦¦¦ аудита:¦¦ ¦¦¦L----------------------L-------------------------------------------------¦¦----------------------¬-------------------------------------------------¬¦¦¦ Документация СМК,¦¦ ¦¦¦¦ проверяемая в ход妦 ¦¦¦¦ аудита:¦¦ ¦¦¦L----------------------L-------------------------------------------------¦¦----------------------¬-------------------------------------------------¬¦¦¦ Руководитель группы¦¦ ¦¦¦¦ аудита:¦¦ ¦¦¦L----------------------L-------------------------------------------------¦¦----------------------¬-------------------------------------------------¬¦¦¦ Аудитор(-ы):¦¦ ¦¦¦L----------------------L-------------------------------------------------¦¦----------------------¬-------------------------------------------------¬¦¦¦ Список рассылк覦 ¦¦¦¦ отчетов об аудите:¦¦ ¦¦¦L----------------------L-------------------------------------------------¦+-----T---------T---------------------T-----------------T-----------------+¦ N ¦ Время ¦ Объект проверки: ¦ Место проверки/ ¦ Пункты ¦¦ п/п ¦ ¦(процесс/элемент СМК)¦ ФИО аудитора ¦ МС ISO 9001 ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦(ГОСТ Р ИСО 9001)¦+-----+---------+---------------------+-----------------+-----------------+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦+-----+---------+---------------------+-----------------+-----------------+¦ ¦ ¦ Вступительное ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ совещание ¦ ¦ ¦+-----+---------+---------------------+-----------------+-----------------+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+-----+---------+---------------------+-----------------+-----------------+¦ ¦ ¦ Заключительное ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ совещание ¦ ¦ ¦L-----+---------+---------------------+-----------------+------------------РАЗРАБОТАЛ:Руководитель группывнутренних аудиторов дата подпись /и. о. фамилия/СОГЛАСОВАНО:Должность ПРК ОИВ дата подпись /и. о. фамилия/Руководителиструктурных подразделений дата подпись /и. о. фамилия/ Приложение N 10 к Регламенту систем менеджмента качества в органах исполнительной власти Калининградской области АКТ О НЕСООТВЕТСТВИИ N _________ --------------------------------------------------------------------------¬¦ ЧАСТЬ 1. Общие сведения ¦+-----------------T------------------T---------T--------------------------+¦ Орган¦ ¦Стандарт/¦ ¦¦ исполнительной¦ ¦ документ¦ ¦¦ власти:¦ ¦ СМК:¦ ¦+-----------------+------------------+---------+--------------------------+¦ Подразделение,¦ ¦¦ объект проверки:¦ ¦+-----------------+----------------------------T--------------------------+¦ Аудитор:¦ ______________ ___________ ¦ Дата ___________________ ¦¦ ¦ (и.о. фамилия) (подпись) ¦ (ДД.ММ.ГГГГ) ¦+-----------------+----------------------------+--------------------------+¦ ЧАСТЬ 2. Несоответствие/Коррекция ¦+--------------------------------------------T----------------------------+¦ ¦ Пункт стандарта __________ ¦¦ +----------------------------+¦ ¦ Главный аудито𠦦 ¦ __________________________ ¦¦ ¦ (подпись) ¦¦ +----------------------------+¦ ¦ Руководитель подразделения ¦¦ ¦ __________________________ ¦¦ ¦ (подпись) ¦+--------------------------------------------+----------------------------+¦ ЧАСТЬ 3. Причины несоответствия/Корректирующие действия ¦+--------------------------------------------T----------------------------+¦ ¦ Предполагаемая дата ¦¦ ¦ выполнения ¦¦ ¦ ________________________ ¦¦ ¦ (ДД.ММ.ГГГГ) ¦¦ +----------------------------+¦ ¦ Руководитель подразделения ¦¦ ¦ __________________________ ¦¦ ¦ (и. о. фамилия) ¦¦ ¦ __________________________ ¦¦ ¦ (подпись) ¦+--------------------------------------------+----------------------------+¦ Корректирующие действия приняты ___________________ ___________________ ¦¦ (и. о. фамилия) (подпись) ¦+-------------------------------------------------------------------------+¦ ЧАСТЬ 4. Подтверждение устранения несоответствия ¦+-----------------------------------------------T-------------------------+¦ ¦ Дата __________________ ¦¦ Корректирующее действие результативно: ¦ (ДД.ММ.ГГГГ) ¦¦ --¬ --¬ ¦ ¦¦ Да ¦ ¦ Нет ¦ ¦ ¦ ¦¦ L-- L-- ¦ ¦+-----------------------------------------------+-------------------------+¦ Аудитор ___________________ ____________________ ¦¦ (и. о. фамилия) (подпись) ¦L-------------------------------------------------------------------------- Приложение N 11 к Регламенту систем менеджмента качества в органах исполнительной власти Калининградской области ОТЧЕТ О РЕЗУЛЬТАТАХ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА N _________--------------------------------------------------------------------------¬¦-------------------¬----------------¬-------------------¬---------------¬¦¦¦ Дата проведения ¦¦ ¦¦ Дата составления ¦¦ ¦¦¦¦ аудита: ¦¦ ¦¦ отчета: ¦¦ ¦¦¦L-------------------L----------------L-------------------L---------------¦¦-------------------¬----------------------------------------------------¬¦¦¦ Проверяемые ¦¦ ¦¦¦¦ процессы ¦¦ ¦¦¦¦ (элементы СМК): ¦¦ ¦¦¦L-------------------L----------------------------------------------------¦¦-------------------¬----------------------------------------------------¬¦¦¦ Проверяемые ¦¦ ¦¦¦¦ подразделения: ¦¦ ¦¦¦L-------------------L----------------------------------------------------¦¦-------------------¬----------------------------------------------------¬¦¦¦ Руководитель ¦¦ ¦¦¦¦ группы аудиторов:¦¦ ¦¦¦L-------------------L----------------------------------------------------¦¦-------------------¬----------------------------------------------------¬¦¦¦ Состав группы ¦¦ ¦¦¦¦ аудиторов: ¦¦ ¦¦¦L-------------------L----------------------------------------------------¦¦-----------------------------------------------------------¬-----¬------¬¦¦¦ ОБЩИЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА: ¦¦ ДА ¦¦ НЕТ ¦¦¦L-----------------------------------------------------------L-----L------¦¦-----------------------------------------------------------¬-----¬------¬¦¦¦ Корректирующие действия по результатам предыдущего аудитদ ¦¦ ¦¦¦¦ выполнены в полном объеме ¦¦ ¦¦ ¦¦¦L-----------------------------------------------------------L-----L------¦¦-----------------------------------------------------------¬-----¬------¬¦¦¦ Проверяемые подразделения были подготовлены к внутреннему¦¦ ¦¦ ¦¦¦¦ аудиту ¦¦ ¦¦ ¦¦¦L-----------------------------------------------------------L-----L------¦¦-----------------------------------------------------------¬-----¬------¬¦¦¦ План внутреннего аудита выполнен в полном объеме ¦¦ ¦¦ ¦¦¦L-----------------------------------------------------------L-----L------¦¦-----------------------------------------------------------¬-----¬------¬¦¦¦ СМК в проверенных подразделениях внедрена, постоянно ¦¦ ¦¦ ¦¦¦¦ поддерживается и развивается ¦¦ ¦¦ ¦¦¦L-----------------------------------------------------------L-----L------¦¦-----------------------------------------------------------¬------------¬¦¦¦ Общее количество несоответствий ¦¦ ¦¦¦L-----------------------------------------------------------L------------¦¦------------------¬-----------------------------------------------------¬¦¦¦ Общие выводы: ¦¦ ¦¦¦L------------------L-----------------------------------------------------¦L--------------------------------------------------------------------------Приложения: 1. План аудита. 2. Акты несоответствий.СОСТАВИЛ:Руководитель группывнутренних аудиторов дата подпись /и. о. фамилия/СОГЛАСОВАНО:Руководители проверенныхструктурных подразделений дата подпись /и. о. фамилия/