Распоряжение Главы администрации городского округа "Город Калининград" от 03.10.2008 № 379-р
Об утверждении Положений "Об административном управлении администрации городского округа "Город Калининград" и отделов в составе управления
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА "ГОРОД КАЛИНИНГРАД" РАСПОРЯЖЕНИЕ Утратилo силу - Распоряжение Администрации городского округа "Город Калининград" от 16.05.2012 г. N 252-р от 3 октября 2008 г. N 379-рг. КалининградОб утверждении Положений "Об административном управленииадминистрации городского округа "Город Калининград"и отделов в составе управления В соответствии с Решением окружного Совета депутатов Устава городского округа"Город Калининград": 1. Утвердить: - Положение об административном управлении администрациигородского округа "Город Калининград" согласно приложению 1; - Положение об отделе организации документооборотаадминистративного управления администрации городского округа "ГородКалининград" согласно приложению 2; - Положение об организационно-аналитическом отделеадминистративного управления администрации городского округа "ГородКалининград" согласно приложению 3. 2. Считать утратившими силу Распоряжения мэра от 29.06.2006 N424-р "Об утверждении Положения об общем отделе мэрии" и от 26.01.2007N 45-р "Об утверждении Положения "Об организационном отделе мэрии". 3. Контроль за исполнением Распоряжения возложить на управляющегоделами администрации городского округа Воропаева С.В.Глава администрации Ф.Ф. Лапин Приложение 1 к Распоряжению главы администрации городского округа "Город Калининград" от 3 октября 2008 г. N 379-р ПОЛОЖЕНИЕ об административном управлении администрации городского округа "Город Калининград" I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Административное управление является структурнымподразделением администрации городского округа "Город Калининград",образованным для обеспечения деятельности главы администрации иаппарата управляющего делами. Подчиняется управляющему деламиадминистрации городского округа. 1.2. Административное управление возглавляет начальникуправления. 1.3. В своей деятельности административное управлениеруководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральнымзаконодательством, законами, правовыми актами ГубернатораКалининградской области, Уставом городского округа "ГородКалининград", постановлениями, распоряжениями главы администрациигородского округа "Город Калининград", приказами управляющего делами,а также настоящим Положением. 1.4. Административное управление взаимодействует со структурнымиподразделениями администрации городского округа и обеспечиваетсовместно с подразделениями администрации условия для реализацииполномочий главы администрации и управляющего делами администрациигородского округа "Город Калининград". 1.5. Административное управление формируется и осуществляет своюдеятельность в соответствии с действующим законодательством омуниципальной службе. 1.6. Положение об административном управлении и его структураутверждаются главой администрации городского округа "ГородКалининград". II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ 2.1. Организация системы документационного обеспечениядеятельности главы администрации и структурных подразделенийадминистрации городского округа. 2.2. Осуществление контроля за выполнением структурнымиподразделениями администрации городского округа распорядительныхдокументов и поручений главы администрации и управляющего делами. 2.3. Организация работы с обращениями граждан и обеспечениесвоевременного и компетентного рассмотрения поступающих вадминистрацию обращений граждан, обобщение содержащихся в нихпредложений, для учета в работе структурных подразделений. III. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ Административное управление выполняет следующие функции: 3.1. Обеспечивает деятельность главы администрации городскогоокруга, готовит необходимые аналитические и справочные материалы. 3.2. Организует подготовку и проведение оперативных совещаний,проводимых главой администрации, протокольное оформление решений,принятых на этих совещаниях, и обеспечивает контроль за исполнениемпоручений. 3.3. Анализирует поступившие главе администрации проекты правовыхактов, документов и материалов на соответствие их Регламентуадминистрации и готовит по ним соответствующие предложения. 3.4. Готовит материалы к докладам и выступлениям главыадминистрации и управляющего делами. 3.5. Участвует в организационном обеспечении общегородскихмероприятий, проводимых главой администрации городского округа. 3.6. Организует разработку и формирование плана основныхмероприятий работы администрации городского округа на очередной месяци неделю. 3.7. Составляет отчеты и информационные материалы о деятельностиадминистрации городского округа. 3.8. Представляет управляющему делами еженедельные сведения обисполнительской дисциплине, состоянии контроля и проверки исполнениядокументов в администрации городского округа. 3.9. Обеспечивает создание единой системы документооборота,совершенствование форм и методов работы со служебными документами иобращениями граждан в администрации городского округа. 3.10. Разрабатывает Регламент администрации городского округа,нормативные, организационно-методические документы по вопросамдокументационного обеспечения деятельности администрации городскогоокруга. 3.11. Осуществляет в установленном порядке централизованныйприем, регистрацию, передачу на исполнение, отправку служебныхдокументов и обращений граждан в соответствии с поручениямидолжностных лиц, находящихся на документационном обеспеченииадминистрации. 3.12. Осуществляет контроль за выполнением структурнымиподразделениями администрации городского округа постановлений,распоряжений и поручений главы администрации, решений окружногоСовета, указов, постановлений и поручений Губернатора и ПравительстваКалининградской области, разрабатывает и представляет предложения осовершенствовании работы по контролю и проверке исполнения документов. 3.13. Организует подготовку и регистрацию постановлений,распоряжений, систематизацию и рассылку согласно установленномуперечню, обрабатывает документы, в которые внесены изменения идополнения или они утратили силу. 3.14. Осуществляет прием, регистрацию, ведение реестра и хранениеоригиналов договоров и соглашений администрации городского округа иприлагаемых к ним документов, подписанных главой администрации иуправляющим делами администрации города. 3.15. Выдает копии документов организациям и физическим лицам впорядке, установленном Регламентом администрации. 3.16. Осуществляет подготовку проектов поручений главы идолжностных лиц, имеющих право давать поручения от имени главыадминистрации, по обращениям граждан, а также по служебным документам. 3.17. Анализирует ход выполнения контрольных поручений главыадминистрации, управляющего делами и должностных лиц, имеющих праводавать поручения от имени главы администрации, данным по исполнениюобращений граждан и информирует вышеназванных должностных лиц обитогах этой работы. 3.18. Организует (при необходимости) и проводит проверкиструктурных подразделений администрации городского округа по вопросам,входящим в компетенцию управления. 3.19. До поручению главы администрации городского округа иуправляющего делами по вопросам, входящим в компетенцию управления,участвует: - в подготовке проектов правовых актов главы администрации,управляющего делами; - в изготовлении образцов макетов бланков, документов, печатей,штампов для структурных подразделений и их согласовании; - в проведении экспертизы регламентов, инструкций и другихорганизационно-методических документов администрации городскогоокруга. 3.20. Организует и участвует в проведении семинаров, направленныхна повышение квалификации муниципальных служащих, по вопросам,входящим в компетенцию управления. 3.21. Обеспечивает копирование и тиражирование документов главыадминистрации городского округа и управляющего делами. 3.22. Разрабатывает и ведет сводную номенклатуру деладминистрации городского округа и управления. 3.23. Обрабатывает документы главы администрации, законченныхтекущим делопроизводством, формирует документационный фонд,обеспечивает сохранность документов управления с последующей передачейих на хранение в МУ "Калининградский городской архив". IV. ПРАВА УПРАВЛЕНИЯ Административное управление имеет право: 4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке информацию,необходимые материалы от структурных подразделений администрациигородского округа. 4.2. Взаимодействовать со структурными подразделениямиадминистрации городского округа, муниципальными предприятиями иучреждениями, органами местного самоуправления и государственнойвласти по вопросам, отнесенным к компетенции управления. 4.3. Возвращать (при необходимости) исполнителям представленныедля доклада главе администрации, управляющему делами документы итребовать их доработки в соответствии с правилами, установленнымиРегламентом администрации по оформлению и качеству подготовкидокументов. 4.4. Рассматривать документы, адресованные главе администрации,не требующие доклада, и давать по ним поручения руководителямструктурных подразделений администрации городского округа. 4.5. Возвращать организациям ошибочно доставленные и оформленныес нарушением установленных правил документы. 4.6. Принимать решения и давать поручения должностным лицам,ответственным в структурных подразделениях администрации городскогоокруга, муниципальных предприятиях и учреждениях за документационноеобеспечение управленческой деятельности, контроль и проверкуисполнения документов по выполнению требований Регламента и другихорганизационно-методических документов в соответствии с возложеннымина управление задачами. 4.7. Привлекать с согласия управляющего делами муниципальныхслужащих и специалистов учебно-методических организаций для разработкиметодических рекомендаций, инструкций, справочников и другихдокументов по совершенствованию документационного обеспеченияуправленческой деятельности. 4.8. Давать гражданам разъяснение справочного характера повопросам работы администрации городского округа. 4.9. Пользоваться в установленном порядке системой связи иинформации, а также банком данных администрации городского округа. 4.10. Обладает иными правами, предусмотренными законодательствомо муниципальной службе. V. СТРУКТУРА 5.1. Руководство деятельностью управления осуществляет начальник,назначаемый и освобождаемый от должности главой администрациигородского округа по представлению управляющего делами. 5.2. Начальник административного управления (далее именуется -начальник управления) имеет заместителя, назначаемого и освобождаемогоот должности главой администрации городского округа по представлениюуправляющего делами на основании предложения начальника управления. В отсутствие начальника управления руководство управлениемосуществляет заместитель начальника управления в соответствии сустановленным порядком. 5.3. Административное управление в своей структуре имеет отделы: - отдел организации документооборота; - организационно-аналитический отдел. 5.4. Начальник управления: - организует работу управления, руководит его деятельностью,несет персональную ответственность за выполнение возложенных на негофункций; - в пределах своей компетенции дает указания, обязательные дляисполнения сотрудниками управления; - докладывает управляющему делами, главе администрации материалыпо вопросам, относящимся к компетенции управления; - представляет предложения управляющему делами, главеадминистрации о назначении на должность и об освобождении отдолжности, о повышении квалификации, поощрении сотрудников управленияи о наложении на них дисциплинарного взыскания; - подписывает и визирует документы относящиеся к компетенцииуправления; - участвует (при необходимости) в совещаниях у главыадминистрации, управляющего делами по вопросам, входящим в сферудеятельности управления; - обеспечивает выполнение сотрудниками управления Регламентаадминистрации, правил внутреннего распорядка, должностных инструкций,правил работы со служебными документами; - осуществляет иные полномочия, необходимые для выполненияфункций управления. VI. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 1. Управление несет ответственность за неисполнение илиненадлежащее исполнение возложенных на него задач и функций. 2. Степень ответственности работников управления устанавливаетсядолжностными инструкциями. Приложение 2 к Распоряжению главы администрации городского округа "Город Калининград" от 3 октября 2008 г. N 379-р ПОЛОЖЕНИЕ об отделе организации документооборота администрации городского округа I. Общие положения 1.1. Отдел организации документооборота администрации городскогоокруга "Город Калининград" (далее именуется - отдел) являетсяструктурным подразделением администрации городского округа,обеспечивающим деятельность главы администрации городского округа"Город Калининград" в сфере документационного обеспечения. 1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, федеральными законами, законами Калининградскойобласти, решениями окружного Совета депутатов города Калининграда,постановлениями и распоряжениями главы администрации, а такженастоящим Положением. 1.3. В своей деятельности отдел непосредственно подчиняетсяуправляющему делами администрации. 1.4. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии соструктурными подразделениями администрации, органами исполнительнойвласти области, окружным Советом депутатов города Калининграда,муниципальными предприятиями и учреждениями. 1.5. Отдел имеет круглую печать с мастикой синего цвета и вустановленном порядке использует гербовую печать с мастикой красногоцвета. II. Основные задачи 2.1. Обеспечение единого порядка документирования управленческойдеятельности и организации работы с документами и обращениями гражданв администрацию городского округа "Город Калининград". 2.2. Обеспечение полноты и своевременности циклов работы скорреспонденцией в подразделениях аппарата управления и структурныхподразделениях администрации городского округа "Город Калининград". 2.3. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности главыадминистрации и структурных подразделений администрации в работе сдокументами и обращениями граждан по их исполнению. 2.4. Координация деятельности подразделений администрации ввопросах делопроизводства. 2.5. Разработка и внедрение нормативных, методических документовпо совершенствованию документационного обеспечения в подразделенияхадминистрации на базе современных программно-технических комплексов вподготовке и обработке документов. 2.6. Ведение централизованного автоматизированного учетадокументов и обращений граждан, поступивших в адрес главыадминистрации городского округа "Город Калининград", и организацияформирования по теме справочно-информационного массива. 2.7. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методовработы с документами, обращениями граждан и внесение предложенийруководству администрации по повышению исполнительской дисциплиныработниками администрации. III. Функции отдела 3.1. Обеспечение приема, регистрации, рассмотрения служебныхдокументов, обращений граждан и своевременного направления их нарассмотрение главе администрации. 3.2. Обработка, учет, регистрация входящих документов на имяглавы администрации и исходящих за его подписью, передачаисполнителям, отправка адресатам и ведение их количественного учета. 3.3. Обеспечение согласно требованиям Регламента администрации,инструкции по делопроизводству единого порядка работы с документами вподразделениях аппарата управления и структурных подразделенияхадминистрации с использованием автоматизированной системы электронноговвода "Lotes Notes". 3.4. Организация работы с документами, содержащими информациюограниченного распространения, в соответствии с Регламентомадминистрации и другими нормативно-правовыми документами. 3.5. Обеспечение оперативного прохождения всех видов документовглавы администрации в структурные подразделения администрации. 3.6. Контроль за исполнением поручений главы администрации понаправленным для исполнения документам и обращениям граждан. 3.7. Анализ работы исполнительской дисциплины, сверка наличиядокументов, находящихся на исполнении в структурных подразделенияхадминистрации. 3.8. Обеспечение совершенствования работы по оформлению правовыхактов, распорядительных документов главы администрации. 3.9. Прием, регистрация и выпуск распорядительных документовглавы администрации, их рассылка согласно реестру, оформленномуисполнителем, создание фонда копий. 3.10. Обеспечение соблюдения требований Регламента администрации,инструкции по делопроизводству в администрации сотрудникамиадминистрации в вопросах организации работы с документами иобращениями граждан. 3.11. Оформление и передача в МУ "Центр информационных икоммуникационных технологий" электронных копий распорядительныхдокументов главы администрации. 3.12. Организация автоматизированной подготовки и тиражированиядокументов главы администрации. 3.13. Выполнение копировальных работ документов отдела. 3.14. Подготовка номенклатуры дел и составление годового разделасводной описи дел постоянного срока хранения. 3.15. Комплектование, учет, хранение и использование архивногофонда документов, созданных в результате деятельности главыадминистрации и отдела. 3.16. Оформление и переплет дел постоянного срока хранения,отражающихся в деятельности отдела. 3.17. Организация работы по подготовке и передаче документовпостоянного срока хранения в МУ "Калининградский городской архив". 3.18. Оформление и переплет копий распорядительных документовглавы администрации с последующей передачей в прокуратуру области. 3.19. Участие в развитии единой автоматизированной системыдокументооборота в отделе и структурных подразделениях администрации сприменением современных технологий. 3.20. Внесение предложений по доработке и совершенствованиюпрограммного обеспечения автоматизированных систем управления. 3.21. Организация по изготовлению и контроль по учету ииспользованию бланков администрации и главы администрации городскогоокруга "Город Калининград". 3.22. Подготовка для заверения копий постановлений и распоряженийглавы администрации, служебных документов. 3.23. Координация работы по контролю за своевременным исполнениемдокументов с поручениями главы администрации структурнымиподразделениями администрации, администрациями районов, муниципальнымипредприятиями и учреждениями. 3.24. Методическое руководство и оказание практической помощисотрудникам администрации в вопросах делопроизводства. 3.25. Своевременное внесение изменений и дополнений в инструкциюпо делопроизводству администрации в целях совершенствования работы сдокументами в администрации. 3.26. Проведение анализа работы с документами в администрациигорода, систематическое информирование должностных лиц администрациипо этому вопросу. 3.27. Проведение инструктажа, консультаций, методической ипрактической помощи исполнителям по организации работы с документами. 3.28. Организация и подготовка семинаров, совещаний по вопросамделопроизводства с сотрудниками администрации. 3.29. Разработка мероприятий по совершенствованию работы сдокументами, инструкций, положений и методических материалов поделопроизводству. 3.30. Совершенствование знаний и изучение опыта работы сдокументами в органах исполнительской власти других областей игородов. 3.31. Принятие участия в работе комиссий администрации попроверке администраций районов, МУ и МП, структурных подразделенийадминистрации в части ведения делопроизводства и составлениесоответствующих справок по результатам проверки. IV. Права отдела 4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке документы,информацию и материалы, необходимые в работе по закрепленной сфередеятельности, от администраций районов городского округа, комитетов,управлений, отделов администрации, муниципальных предприятий иучреждений. 4.2. Возвращать исполнителям для доработки документы, оформленныес нарушением требований Регламента, инструкции по делопроизводствуадминистрации. 4.3. Требовать от исполнителей администраций районов городскогоокруга, структурных подразделений администрации, муниципальныхпредприятий и учреждений представления информации об исполнениипоручений. 4.5. Вносить предложения должностным лицам администрации опривлечении к дисциплинарной ответственности виновных лиц в случаегрубого нарушения установленных правил работы с документами иобращениями граждан. 4.6. Контролировать доработку автоматизированной системы "LotesNotes" и разрабатывать мероприятия по ее совершенствованию. 4.7. Вносить предложения управляющему делами администрации орассмотрении вопросов по совершенствованию форм и методов работы сдокументами и обращениями граждан. 4.8. Использовать системы связи и коммуникации администрации. 4.9. Принимать участие в работе заседаний, совещанийадминистрации. V. Структура отдела 5.1. Структура, штаты и Положение об отделе утверждаются главойадминистрации городского округа "Город Калининград". 5.2. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый отдолжности распоряжением главы администрации городского округа "ГородКалининград" по представлению управляющего делами администрации. 5.3. На период отсутствия начальника отдела (отпуск,командировка, болезнь) его обязанности исполняет заместительначальника отдела. 5.4. Муниципальные служащие отдела назначаются и освобождаются отдолжности распоряжением главы администрации городского округа "ГородКалининград", технические сотрудники - приказом управляющего деламиадминистрации городского округа "Город Калининград" по представлениюначальника отдела. 5.5. Сотрудники отдела подчиняются начальнику отдела и егозаместителю и под их руководством выполняют работу и поручения,возложенные на отдел. VI. Ответственность 6.1. Сотрудники отдела несут ответственность за своевременное икачественное решение поставленных задач, принятие мер по реализации иисполнению возложенных функций. 6.2. Начальник отдела и его сотрудники несут ответственность занеисполнение или ненадлежащее исполнение требований действующегозаконодательства, положений Устава городского округа "ГородКалининград", Регламента администрации. Приложение 3 к Распоряжению главы администрации городского округа "Город Калининград" от 3 октября 2008 г. N 379-р ПОЛОЖЕНИЕ об организационно-аналитическом отделе администрации городского округа "Город Калининград" I. Общие положения 1.1. Организационно-аналитический отдел (далее именуется - Отдел)является структурным подразделением администрации городского округа"Город Калининград" и подчиняется управляющему делами, начальникуадминистративного управления администрации городского округа. 1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, Федеральными законами "Об общих принципахорганизации местного самоуправления в Российской Федерации", "Омуниципальной службе в Российской Федерации", указами и распоряжениямиПрезидента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ,законами Калининградской области, Уставом городского округа "ГородКалининград", постановлениями и распоряжениями главы администрациигородского округа "Город Калининград" (далее именуется - Главаадминистрации города), а также настоящим Положением. 1.3. Отдел в своей деятельности подотчетен главе администрациигорода, управляющему делами, начальнику административного управления. II. Основные задачи Отдела 2.1. Организационное и справочно-информационное обеспечениедеятельности главы администрации городского округа. 2.2. Организационное обеспечение взаимодействия администрациигородского округа "Город Калининград" с общественными и религиознымиобъединениями, политическими партиями, воинскими формированиями иправоохранительными органами. 2.3. Организационное содействие развитию органов территориальногообщественного самоуправления в городе Калининграде. 2.4. Организационное и материально-техническое обеспечениепроводимых мероприятий, посвященных знаменательным датам и событиям. III. Основные функции Отдела 3.1. Организационное обеспечение подготовки и проведенияоперативных совещаний под руководством Главы администрации города. 3.2. Формирование предложений к планам оперативных совещаний,проводимых Главой администрации города. 3.3. Подготовка и согласование проектов поручений по итогамоперативных совещаний администрации городского округа. 3.4. Регистрация поручений по итогам оперативных совещаний,проводимых Главой администрации города, в системе электронногодокументооборота "БОСС - Референт". 3.5. Подготовка аналитических материалов о состоянии контроля иисполнения распорядительных документов. 3.6. Координация деятельности структурных подразделенийадминистрации городского округа, отвечающих за обеспечениесодержательной части, а также протокольное и техническое обеспечениеоперативных совещаний и других мероприятий, проводимых с участием илипо поручению Главы администрации города, управляющего делами,начальника административного управления. 3.7. Составление на основе предложений структурных подразделенийадминистрации ежемесячных и еженедельных планов основных мероприятийадминистрации города, контроль за их выполнением. 3.8. Организация контроля и проверки исполнения распорядительныхдокументов Главы администрации города. 3.9. Осуществление координации деятельности по вопросам контроляструктурных подразделений администрации города, районныхадминистраций, а также методического руководства этой деятельностью. 3.10. Рассмотрение докладов об исполнении распорядительныхдокументов и подготовка предложений о снятии с контроля или продлениисроков их исполнения. 3.11. Подготовка проектов распоряжений, примерных перечнеймероприятий по подготовке совещаний, заседаний, семинаров, проводимыхс участием или по поручению главы администрации, управляющего делами,начальника административного управления. 3.12. Организационное обеспечение встреч главы с представителямиполитических партий, общественных и религиозных объединений. 3.13. Содействие развитию органов территориального общественногосамоуправления, оказание методической и организационно-техническойпомощи в их работе. 3.14. Проведение организационной и методической работы сорганизаторами публичных мероприятий, проводимых на территориигородского округа. 3.15. Подготовка предложений, связанных с проведением праздников,собраний, митингов, демонстраций, шествий и пикетирований натерритории городского округа, осуществление необходимых мер по ихпроведению в соответствии с распоряжением Главы администрации города. 3.16. Обеспечение подготовки и проведения на территориигородского округа федеральных, областных, городских выборов иреферендумов, содействие работе избирательных комиссий в осуществленииими своих полномочий. IV. Права Отдел для осуществления своих основных задач имеет право: 4.1. Запрашивать в пределах своей компетенции и получать вустановленном порядке необходимые документы и информацию отструктурных подразделений администрации города и районныхадминистраций, от органов государственной власти субъектов РоссийскойФедерации, органов местного самоуправления, а также руководителейпредприятий, учреждений, организаций всех форм собственности. 4.2. Пользоваться в установленном порядке информацией,содержащейся в банках данных администрации города. 4.3. Взаимодействовать с государственными и негосударственнымиорганами и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела. V. Структура Отдела 5.1. Штатное расписание Отдела утверждается Главой администрациигорода. 5.2. Отделом руководит начальник Отдела, назначаемый на должностьГлавой администрации города по представлению управляющего делами. 5.3. Во время отсутствия начальника Отдела (отпуск, командировкаи т.д.) его обязанности исполняет заместитель начальника Отдела. VI. Ответственность 6.1. Начальник Отдела несет персональную ответственность завыполнение возложенных на Отдел задач в соответствии с действующимзаконодательством. 6.2. Работники Отдела несут персональную ответственность заневыполнение возложенных на них согласно должностным инструкциямобязанностей в соответствии с действующим законодательством РоссийскойФедерации.