Распоряжение Мэра г. Калининграда от 29.06.2006 № 424-р

Об утверждении Положения об общем отделе мэрии города Калининграда и должностных инструкций сотрудников отдела

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ГЛАВА ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА - МЭР ГОРОДА
РАСПОРЯЖЕНИЕ Утратилo силу - Распоряжение Главы

администрации городского округа
"Город Калининград"
от 03.10.2008 г. N 379-р

от 29 июня 2006 г. N 424-р
Об утверждении Положения об общем отделе мэрии города
Калининграда и должностных инструкций сотрудников отдела
В соответствии с Законом Калининградской области Уставоммуниципального образования "Город Калининград", Регламентом мэрии,Постановлением мэра от 16.01.2006 N 15 "Об утверждении структуры иштатной численности муниципальных должностей мэрии", Распоряжениеммэра от 16.01.2006 N 8-р "Об утверждении штатного расписанияработников по техническому обеспечению и рабочих мэрии":
1. Утвердить Положение об общем отделе мэрии города Калининграда(приложение 1).
2. Утвердить должностные инструкции сотрудников общего отдела(приложения 2-6).
3. Распоряжение N 188-р от 03.09.99 "Об утверждении Положения обобщем отделе мэрии" считать утратившим силу.Глава города - мэр Ю.А. Савенко
Приложение 1
к Распоряжению главы города
Калининграда - мэра города
от 29 июня 2006 г. N 424-р
ПОЛОЖЕНИЕ
об общем отделе мэрии города Калининграда
I. Общие положения
1.1. Общий отдел мэрии города Калининграда (далее именуется -отдел) является структурным подразделением мэрии города Калининграда,обеспечивающим деятельность главы города Калининграда - мэра города всфере документационного обеспечения.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, федеральными конституционными законами,федеральными законами, законами Калининградской области, решениямигородского Совета депутатов Калининграда, постановлениями ираспоряжениями главы города - мэра, а также настоящим Положением.
1.3. В своей деятельности отдел подчиняется главе города - мэру ируководителю аппарата - управляющему делами мэрии.
1.4. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии соструктурными подразделениями мэрии, органами исполнительной властиобласти, городским Советом депутатов Калининграда, муниципальнымипредприятиями и учреждениями.
1.5. Отдел имеет круглую печать с мастикой синего цвета и вустановленном порядке использует гербовую печать с мастикой красногоцвета.
II. Основные задачи
2.1. Обеспечение единого порядка документирования управленческойдеятельности и организации работы с документами в мэрии города.
2.2. Обеспечение полноты и своевременности циклов работы скорреспонденцией в подразделениях аппарата управления и структурныхподразделениях мэрии.
2.3. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности главыгорода - мэра и структурных подразделений мэрии в работе с документамипо их исполнению.
2.4. Координация деятельности подразделений мэрии в вопросахделопроизводства.
2.5. Разработка и внедрение нормативных, методических документовпо совершенствованию документационного обеспечения в подразделенияхмэрии на базе современных программно-технических комплексов вподготовке и обработке документов.
2.6. Ведение централизованного автоматизированного учетадокументов, поступивших в адрес главы города Калининграда - мэрагорода, и организация формирования по теме справочно-информационногомассива.
2.7. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методовработы с документами и внесение предложений руководству мэрии поповышению исполнительской дисциплины работниками мэрии.
III. Функции отдела
3.1. Обеспечение приема, регистрации, рассмотрения служебныхдокументов и своевременного направления их на рассмотрение главегорода - мэру.
3.2. Обработка, учет, регистрация, входящих документов на имяглавы города - мэра и исходящих за его подписью, передачаисполнителям, отправка адресатам и ведение их количественного учета.
3.3. Обеспечение согласно требованиям Регламента мэрии,Инструкции по делопроизводству единого порядка работы с документами вподразделениях аппарата управления и структурных подразделениях мэриис использованием автоматизированной системы электронного ввода "LotusNotes".
3.4. Организация работы с документами, содержащими информациюограниченного распространения в соответствии с Регламентом мэрии идругими нормативно-правовыми документами.
3.5. Обеспечение оперативного прохождения всех видов документовглавы города - мэра в структурные подразделения мэрии.
3.6. Контроль за исполнением поручений главы города - мэра понаправленным для исполнения документам.
3.7. Сверка наличия документов, находящихся на исполнении вструктурных подразделениях мэрии.
3.8. Обеспечение совершенствования работы по оформлению правовыхактов, распорядительных документов мэрии.
3.9. Прием, регистрация и выпуск распорядительных документовглавы города - мэра, их рассылка согласно реестру, оформленномуисполнителем, создание фонда копий.
3.10. Обеспечение соблюдения требований Регламента мэрии,Инструкции по делопроизводству в мэрии сотрудниками мэрии в вопросахорганизации работы с документами.
3.11. Оформление и передача в МУ "Центринформационно-коммуникационных технологий" электронных копийраспорядительных документов главы города - мэра.
3.12. Организация автоматизированной подготовки и тиражированиядокументов главы города - мэра.
3.13. Выполнение копировальных работ документов отдела.
3.14. Подготовка номенклатуры дел и составление годового разделасводной описи дел постоянного срока хранения.
3.15. Комплектование, учет, хранение и использование архивногофонда документов, созданных в результате деятельности главы города -мэра и отдела.
3.16. Оформление и переплет дел постоянного срока хранения,отражающихся в деятельности отдела.
3.17. Организация работы по подготовке и передаче документовпостоянного срока хранения в МУ "Калининградский городской архив".
3.18. Оформление и переплет копий распорядительных документовглавы города - мэра с последующей передачей в прокуратуру области.
3.19. Участие в развитии единой автоматизированной системыделопроизводства в отделе и структурных подразделениях мэрии сприменением современных технологий.
3.20. Внесение предложений по доработке и совершенствованиюпрограммного обеспечения автоматизированных систем управления.
3.21. Контроль по учету и использованию бланков главы городаКалининграда - мэра города, мэрии города Калининграда.
3.22. Заверение копий постановлений и распоряжений главы городаКалининграда - мэра города, служебных документов.
3.23. Координация работы по контролю за своевременным исполнениемдокументов с поручениями главы города - мэра структурнымиподразделениями мэрии, администрациями районов, муниципальнымипредприятиями.
3.24. Методическое руководство и оказание практической помощисотрудникам мэрии в вопросах делопроизводства.
3.25. Своевременное внесение изменений и дополнений в Инструкциюпо делопроизводству мэрии города Калининграда в целяхсовершенствования работы с документами в мэрии.
3.26. Проведение анализа работы с документами в мэрии города,систематическое информирование должностных лиц мэрии по этому вопросу.
3.27. Проведение инструктажа, консультаций, методической ипрактической помощи исполнителям по организации работы с документами.
3.28. Организация и подготовка семинаров, совещаний по вопросамделопроизводства с сотрудниками мэрии.
3.29. Разработка мероприятий по совершенствованию работы сдокументами, инструкций, положений и методических материалов поделопроизводству.
3.30. Совершенствование знаний и изучение опыта работы сдокументами в органах исполнительской власти других областей игородов.
3.31. Принимать участие в работе комиссий мэрии по проверкеадминистраций районов, МУ и МП, структурных подразделений мэрии вчасти ведения делопроизводства и составлять соответствующие справки порезультатам проверки.
IV. Полномочия и права отдела
4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке документы,информацию и материалы, необходимые в работе по закрепленной сфередеятельности от администраций районов города, комитетов, управлений,отделов мэрии, муниципальных предприятий и учреждений.
4.2. Возвращать исполнителям для доработки документы, оформленныес нарушением требований Регламента, Инструкции по делопроизводствумэрии.
4.3. Требовать от администраций районов города, структурныхподразделений мэрии, муниципальных предприятий и учрежденийпредставления информации об исполнении документов.
4.5. Вносить предложения должностным лицам мэрии о привлечении кдисциплинарной ответственности виновных лиц в случае грубого нарушенияустановленных правил работы с документами.
4.6. Контролировать доработку автоматизированной системы "LotusNotes" и разрабатывать мероприятия по ее совершенствованию.
4.7. Вносить предложения руководителю аппарата - управляющемуделами мэрии о рассмотрении вопросов по совершенствованию форм иметодов работы с документами.
4.8. Использовать системы связи и коммуникации мэрии.
4.9. Принимать участие в работе заседаний, совещаний мэрии.
V. Структура отдела
5.1. Структура, штаты и Положение об отделе утверждаются главойгорода Калининграда - мэром города.
5.2. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый отдолжности распоряжением главы города Калининграда - мэром города попредставлению руководителя аппарата - управляющего делами мэрии.
5.3. Муниципальные служащие отдела назначаются и освобождаются отдолжности распоряжением главы города Калининграда - мэра города,технические сотрудники - приказом руководителя аппарата - управляющегоделами мэрии по представлению начальника отдела.
5.4. Сотрудники отдела подчиняются начальнику отдела и под егоруководством выполняют работу и поручения, возложенные на отдел.
Приложение 2
к Распоряжению главы города
Калининграда - мэра города
от 29 июня 2006 г. N 424-р
Должностная инструкция начальника общего отдела мэрии
I. Общие положения
1.1. Начальник отдела назначается на должность и освобождается отдолжности распоряжением главы города Калининграда - мэра города попредставлению руководителя аппарата - управляющего делами мэрии.
1.2. Руководит деятельностью отдела на принципах единоначалия,обеспечивая решение возложенных на отдел задач.
1.3. В своей деятельности руководствуется: Конституцией РФ,федеральными законами, другими нормативно-правовыми актами РФ,Калининградской области, правовыми актами главы города - мэра городаКалининграда, Уставом муниципального образования "Город Калининград",Регламентом мэрии, Положением об отделе, Инструкцией поделопроизводству мэрии города Калининграда.
1.4. Непосредственно подчиняется главе города - мэру ируководителю аппарата - управляющему делами мэрии.
1.5. На период отсутствия в связи с отпуском, болезнью,командировкой его обязанности исполняет главный специалист отдела.
II. Функции
2.1. Основными функциями и задачей начальника являетсясовершенствование организации работы с документами в мэрии города.
2.2. Обеспечение единого порядка документирования управленческойдеятельности и организации работы с документами в мэрии города.
2.3. Обеспечение полноты и своевременности циклов работы скорреспонденцией в подразделениях аппарата управления и структурныхподразделениях мэрии.
2.4. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности главыгорода - мэра и структурных подразделений мэрии в работе с документамипо их исполнению.
2.5. Координация деятельности подразделений мэрии в вопросахделопроизводства.
2.6. Разработка и внедрение нормативных, методических документовпо совершенствованию документационного обеспечения в подразделенияхмэрии на базе современных программно-технических комплексов вподготовке и обработке документов.
2.7. Разработка мероприятий по совершенствованию форм и методовработы с документами и внесение предложений руководству мэрии поповышению исполнительской дисциплины работниками мэрии.
III. Обязанности
3.1. Осуществляет общее руководство деятельностью отдела, несетперсональную ответственность за результаты деятельности отдела,состояние производственной и трудовой дисциплины в отделе,распределяет должностные обязанности между сотрудниками отдела.
3.2. Планирует работу отдела.
3.3. Самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся ксфере деятельности отдела.
3.4. Представляет отдел в отношениях с другими сотрудникамиструктурных подразделений мэрии, органами исполнительной изаконодательной власти, государственными и негосударственнымиорганизациями, муниципальными учреждениями и предприятиями.
3.5. Вносит в установленном порядке предложения осовершенствовании структуры отдела и изменении штатного расписанияотдела.
3.6. Вносит в установленном порядке на рассмотрение руководствапроекты нормативно-правовых актов по вопросам, входящим в сферудеятельности отдела.
3.7. Участвует в заседаниях, совещаниях мэрии.
3.8. Осуществляет контроль и методическое руководствоорганизацией делопроизводства в структурных подразделениях мэрии.
3.9. Контролирует своевременную обработку поступающей иотправляемой корреспонденции главы города - мэра.
3.10. Обеспечивает контроль за организацией работы с документами,содержащими информацию ограниченного распространения.
3.11. Организует систему контроля за исполнением поручений главыгорода - мэра по документам, направленным для исполнения.
3.12. Организует прием, регистрацию и выпуск распорядительныхдокументов главы города - мэра, их рассылку, создание фонда бумажныхкопий и передачу электронных копий в МУ "Центринформационно-коммуникационных технологий" для формирования базыданных.
3.13. Организует формирование и ведение баз данныхучетно-информационной работы по документам с применением компьютернойтехники сотрудниками отдела.
3.14. Организует своевременное и качественное выполнениемашинописных и копировальных работ в соответствии с требованиямиРегламента мэрии.
3.15. Организует работу по ознакомлению заинтересованных лицпредприятий, учреждений, организаций города, должностных лиц и гражданс распорядительными документами главы города (постановления,распоряжения), выдаче копий, выписок и справок.
3.16. Осуществляет контроль за сохранностью документов текущего иархивного делопроизводства.
3.17. Оказывает методическую и практическую помощь исполнителям изаинтересованным лицом по вопросам организации работы с документами,проводит консультацию по вопросам своей деятельности.
3.18. Организует и проводит семинары, совещания по вопросамделопроизводства.
3.19. Разрабатывает мероприятия по совершенствованию работы сдокументами, инструкции, положения и методические материалы поделопроизводству.
3.20. Обеспечивает контроль за трудовой и исполнительскойдисциплиной.
3.21. Организует подписку периодических изданий для работниковотдела, структурных подразделений аппарата управления.
IV. Права
4.1. Начальник отдела имеет права, изложенные в Законе "Обосновах муниципальной службы Калининградской области".
4.2. Запрашивать и получать в установленном порядке документы,информацию и материалы, необходимые в работе по закрепленной сфередеятельности, от администраций районов города, комитетов, управлений,отделов мэрии, муниципальных предприятий и учреждений.
4.3. Возвращать исполнителям для доработки документы, оформленныес нарушением требований Регламента, Инструкции по делопроизводствумэрии.
4.4. Требовать от администраций районов, подразделений мэрии,муниципальных предприятий и учреждений представления информации обисполнении документов.
4.5. Осуществлять контроль за правильностью составления иоформления проектов распорядительных актов главы города - мэра.
4.6. Вносить предложения должностным лицам мэрии о привлечении кдисциплинарной ответственности виновных лиц в случае грубого нарушенияустановленных правил работы с документами.
4.7. Контролировать доработку автоматизированной системы "LotusNotes" и разрабатывать мероприятия по ее совершенствованию.
4.8. Вносить предложения руководителю аппарата - управляющемуделами мэрии о рассмотрении вопросов по совершенствованию форм иметодов работы с документами.
4.9. Использовать системы связи и коммуникации мэрии.
4.10. Принимать участие в работе заседаний, совещаний мэрии.
V. Ответственность
Начальник отдела несет ответственность:
5.1. За ненадлежащее выполнение обязанностей, предусмотренныхдолжностной инструкцией и трудовым договором.
5.2. За качественное и своевременное выполнение задач,возложенных на общий отдел.
5.3. За сохранность документов, находящихся в общем отделе.
5.4. За соблюдение Положения об отделе и Правил внутреннеготрудового распорядка.
VI. Квалификационные требования
6.1. На должность начальника отдела назначается руководитель свысшим профессиональным образованием, имеющий опыт руководящей работыне менее 3 лет.
6.2. Начальник отдела при выполнении своих обязанностей обязанзнать:
- основы трудового законодательства;
- федеральные и местные законы, регламентирующие деятельностьорганов местного самоуправления;
- Устав муниципального образования "Город Калининград";
- Регламент мэрии;
- нормативно-правовые акты РФ, отражающие порядок работы сдокументами;
- Инструкцию по делопроизводству мэрии г. Калининграда;
- структуру муниципального образования "Город Калининград";
- Правила внутреннего трудового распорядка мэрии.
Приложение 3
к Распоряжению главы города
Калининграда - мэра города
от 29 июня 2006 г. N 424-р
Должностная инструкция главного специалиста общего отдела
I. Общие положения
1.1. Главный специалист общего отдела назначается и освобождаетсяот должности распоряжением главы города Калининграда - мэра города попредставлению руководителя аппарата - управляющего делами мэрии иначальника общего отдела.
1.2. В своей деятельности главный специалист непосредственноподчиняется начальнику общего отдела.
1.3. На период отпуска начальника общего отдела исполняет егообязанности.
1.4. На период отсутствия главного специалиста (отпуск, болезнькомандировка) его обязанности по решению начальника отделаперераспределяются среди ведущих специалистов отдела.
1.5. В своей деятельности главный специалист руководствуется:
- Регламентом мэрии города Калининграда;
- Уставом муниципального образования "Город Калининград";
- Инструкцией по делопроизводству мэрии города Калининграда;
- Положением об общем отделе.
II. Функции
2.1. Основной задачей главного специалиста являетсясовершенствование организации работы с документами.
2.2. Своевременное и качественное выполнение возложенных наглавного специалиста обязанностей.
III. Обязанности
3.1. Осуществляет регистрацию постановлений, распоряжений главыгорода Калининграда - мэра города, их ввод в электронную базудокументооборота, приказов руководителя аппарата - управляющегоделами, приказов начальника гражданской обороны города.
3.2. Ежедневно осуществляет ввод информации в автоматизированнойсистеме "Lotus Notes" для формирования базы данных принятыхраспорядительных документов главы города - мэра.
3.3. Осуществляет учет и ввод в базу указов и распоряженийГубернатора Калининградской области, постановлений ПравительстваКалининградской области, законов, постановлений Калининградскойобластной Думы, решений городского Совета депутатов г. Калининграда.
3.4. Осуществляет отправку распорядительных документов мэриисогласно реестру рассылки.
3.5. Формирует протоколы распорядительных документов мэрии главыгорода - мэра.
3.6. Составляет номенклатуру дел документов постоянного срокахранения.
3.7. Составляет описи дел постоянного срока хранения.
3.8. Оформляет акты на уничтожение документов.
3.9. Осуществляет работу по формированию дел постоянного ивременного сроков хранения. Обеспечивает научно-техническую обработкудокументов, их сохранность в отделе и ведомственном архиве и передачудел постоянного срока хранения в МУ "Калининградский городской архив".
3.10. Участвует в плановых проверках состояния веденияделопроизводства и исполнительской дисциплины в структурныхподразделениях мэрии, муниципальных предприятиях и учреждениях.
3.11. Проводит разъяснительную работу справочно-информационногохарактера с посетителями.
3.12. Качественно осуществляет работу по размножению служебныхдокументов на множительной технике.
3.13. Осуществляет контроль за техническим состояниемоборудования и техники отдела, за наличием необходимого материала дляразмножения служебных документов. Своевременно сообщает онеисправностях техники руководству отдела, в сервисную службу,соблюдает технику безопасности.
3.14. Осуществляет выдачу, контроль, учет, использование бланковглавы города Калининграда - мэра города, мэрии города Калининграда.
3.15. Заверяет копии постановлений и распоряжений главы города -мэра, служебных документов.
3.16. Вносит предложения по доработке и совершенствованиюпрограммного обеспечения автоматизированной системы общего отдела.
3.17. Возвращает исполнителям для доработки документы,оформленные с нарушением требований Регламента, Инструкции поделопроизводству мэрии.
3.18. Своевременно и качественно выполняет указания начальникаобщего отдела.
IV. Права
4.1. Главный специалист отдела имеет права, изложенные в Законе"Об основах муниципальной службы Калининградской области".
4.2. Запрашивать и получать в установленном порядке документы,информацию и материалы, необходимые в работе по закрепленной сфередеятельности от администраций районов города, комитетов, управлений,отделов мэрии, муниципальных предприятий и учреждений.
4.3. Возвращать исполнителям для доработки документы, оформленныес нарушением требований Регламента, Инструкции по делопроизводствумэрии.
4.4. Вносить предложения начальнику отдела о рассмотрениивопросов по совершенствованию форм и методов работы с документами.
4.5. Использовать системы связи и коммуникации мэрии.
V. Ответственность
Главный специалист общего отдела несет ответственность:
5.1. За качество и надлежащее исполнение своих должностныхобязанностей.
5.2. За последствия принятых им решений, выходящих за пределы егополномочий.
5.3. За сохранность служебных документов и служебной информации.
5.4. За соблюдение Положения об отделе, Правил внутреннеготрудового распорядка и исполнительской дисциплины.
VI. Квалификационные требования
6.1. На должность главного специалиста общего отдела мэриипринимается специалист с высшим профессиональным образованием и опытомработы не менее 3 лет.
6.2. Главный специалист обязан знать:
- основы трудового законодательства;
- федеральные, областные и законы Калининградской области,регламентирующие деятельность органов местного самоуправления;
- Устав муниципального образования "Город Калининград";
- Регламент мэрии;
- нормативно-правовые акты, устанавливающие порядок работы сдокументами;
- Инструкцию по делопроизводству мэрии города Калининграда;
- структуру мэрии;
- Правила внутреннего трудового распорядка мэрии.
6.3. Обязан иметь навыки пользователя персонального компьютера.
Приложение 4
к Распоряжению главы города
Калининграда - мэра города
от 29 июня 2006 г. N 424-р
Должностная инструкция ведущего специалиста общего отдела
I. Общие положения
1.1. Ведущий специалист общего отдела назначается и освобождаетсяот должности распоряжением мэра города по представлению руководителяаппарата - управляющего делами и начальника общего отдела.
1.2. В своей деятельности ведущий специалист непосредственноподчиняется начальнику общего отдела.
1.3. Во время отсутствия главного специалиста (в связи сболезнью, отпуском, командировкой) выполняет его обязанности.
1.4. В своей деятельности ведущий специалист руководствуется:
- Регламентом мэрии города Калининграда;
- Уставом муниципального образования "Город Калининград";
- Регламентом мэрии, Инструкцией по делопроизводству мэрии городаКалининграда;
- Положением об общем отделе.
II. Функции
2.1. Основной задачей ведущего специалиста являетсясовершенствование организации работы с документами.
2.2. Своевременно и качественно выполнять возложенные на ведущегоспециалиста обязанности.
III. Обязанности
3.1. Ежедневно принимает корреспонденцию на имя главы города -мэра, проверяет реквизиты документа.
3.2. Формирует электронную базу "Lotus Notes" входящейкорреспонденции.
3.3. Ежедневно осуществляет регистрацию, четкий ввод текстовпоступающих документов на имя главы города - мэра для формированиябазы учета и контроля поступающей корреспонденции.
3.4. Еженедельно (четверг) делает справку-анализ, напоминания осроках исполнения документов, поступивших на исполнение в структурныеподразделения мэрии, администрации районов, муниципальные предприятияи учреждения.
3.5. Осуществляет рассылку документов на предприятия, вучреждения, организации города.
3.6. Формирует дела временного и постоянного сроков хранения.
3.7. Вносит предложения по доработке и совершенствованиюпрограммного обеспечения автоматизированной системы общего отдела.
3.8. Качественно и в установленные сроки осуществляет работу поразмножению служебных документов на множительной технике.
3.9. Следит за техническим состоянием оборудования и техникиотдела, за наличием необходимого материала для размножения служебныхдокументов. Своевременно сообщает о неисправностях техникируководителю отдела, соблюдает технику безопасности.
3.10. Своевременно и качественно выполняет указания руководителяобщего отдела.
3.11. Проводит разъяснительную работу справочно-информационногохарактера с посетителями.
IV. Права
4.1. Ведущий специалист отдела имеет права, изложенные в Законе"Об основах муниципальной службы Калининградской области".
4.2. Запрашивать и получать в установленном порядке документы,информацию и материалы, необходимые в работе по закрепленной сфередеятельности от администраций районов города, комитетов, управлений,отделов мэрии, муниципальных предприятий и учреждений.
4.3. Возвращать исполнителям для доработки документы, оформленныес нарушением требований Регламента, Инструкции по делопроизводствумэрии.
4.4. Вносить предложения начальнику отдела о рассмотрениивопросов по совершенствованию форм и методов работы с документами.
4.5. Использовать системы связи и коммуникации мэрии.
V. Ответственность
Ведущий специалист общего отдела несет ответственность:
5.1. За качественное и надлежащее исполнение своих должностныхобязанностей.
5.2. За последствия принятых им решений, выходящих за пределы егополномочий.
5.3. За сохранность служебных документов.
5.4. За соблюдение Положения об общем отделе, Правил трудовогораспорядка и исполнительской дисциплины.
VI. Квалификационные требования
6.1. На должность ведущего специалиста общего отдела мэриипринимается специалист с высшим профессиональным или среднимспециальным образованием и опытом работы.
6.2. Ведущий специалист обязан знать:
- основы трудового законодательства;
- федеральные и областные законы Калининградской области,регламентирующие деятельность органов местного самоуправления;
- Устав муниципального образования "Город Калининград";
- Регламент мэрии;
- нормативно-правовые акты, отражающие порядок работы сдокументами;
- Инструкцию по делопроизводству мэрии города Калининграда;
- структуру мэрии;
- Правила внутреннего трудового распорядка мэрии.
6.3. Обязан иметь навыки пользователя персонального компьютера.
Приложение 5
к Распоряжению главы города
Калининграда - мэра города
от 29 июня 2006 г. N 424-р
Должностная инструкция ведущего специалиста общего отдела
I. Общие положения
1.1. Ведущий специалист общего отдела назначается и освобождаетсяот должности распоряжением мэра города по представлению руководителяаппарата - управляющего делами и начальника общего отдела.
1.2. В своей деятельности ведущий специалист непосредственноподчиняется начальнику общего отдела.
1.3. Во время отсутствия ведущего специалиста общего отдела (всвязи с болезнью, отпуском, командировкой) исполнение обязанностейосуществляет главный специалист отдела.
1.4. В своей деятельности ведущий специалист руководствуется:
- Регламентом мэрии города Калининграда;
- Уставом муниципального образования "Город Калининград";
- Регламентом мэрии, Инструкцией по делопроизводству мэрии городаКалининграда;
- Положением об общем отделе.
II. Функции
2.1. Основной задачей ведущего специалиста являетсясовершенствование организации работы с документами.
2.2. Своевременное и качественное выполнение возложенных наведущего специалиста обязанностей.
III. Обязанности
3.1. Получает корреспонденцию на имя главы города - мэра,сортирует и передает на доклад начальнику общего отдела.
3.2. Получает периодические издания, сортирует по папкамподразделений аппарата управления мэрии, формирует подшивкупериодических изданий (газеты, журналы) общего отдела.
3.3. Осуществляет снятие с контроля исполнительных документов вжурнале учета структурными подразделениями мэрии и в электронной базе"Lotus Notes".
3.4. Осуществляет учет и передачу документов в структурныеподразделения мэрии, администрации районов, ПравительствоКалининградской области, областную Думу, городской Совет депутатов,областную прокуратуру.
3.5. Получает заказные письма, посылки на имя глава города -мэра, руководства мэрии, относит заказы в типографию.
3.6. Отправляет исходящую корреспонденцию по адресатам.
3.7. Формирует дела временного и постоянного сроков хранения,оформляет протоколы распорядительных документов главы города - мэра,осуществляет передачу протокольных постановлений в областнуюпрокуратуру.
3.8. Обеспечивает сохранность документов.
3.9. Качественно осуществляет работу по размножению служебныхдокументов на множительной технике.
3.10. Следит за техническим состоянием оборудования и техникиотдела, за наличием необходимого материала для размножения служебныхдокументов. Своевременно сообщает о неисправностях техники руководствуотдела, в сервисную службу, соблюдает технику безопасности.
3.11. Своевременно и качественно выполняет указания начальникаобщего отдела.
3.12. Проводит разъяснительную работу справочно-информационногохарактера с посетителями.
3.13. Осуществляет ввод информации в электронную базу исходящихдокументов главы города - мэра.
IV. Права
4.1. Ведущий специалист отдела имеет права, изложенные в Законе"Об основах муниципальной службы Калининградской области".
4.2. Запрашивать и получать в установленном порядке документы,информацию и материалы, необходимые в работе по закрепленной сфередеятельности, от администраций районов города, комитетов, управлений,отделов мэрии, муниципальных предприятий и учреждений.
4.3. Возвращать исполнителям для доработки документы, оформленныес нарушением требований Регламента, Инструкции по делопроизводствумэрии.
4.4. Вносить предложения начальнику отдела о рассмотрениивопросов по совершенствованию форм и методов работы с документами.
4.5. Использовать системы связи и коммуникации мэрии.
V. Ответственность
Ведущий специалист общего отдела несет ответственность:
5.1. В соответствии с Законом Калининградской области "Об основахмуниципальной службы в Калининградской области" и Трудовым кодексомРФ.
5.2. За качество и надлежащее исполнение своих должностныхобязанностей.
5.3. За последствия принятых им решений, выходящих за пределы егополномочий.
5.4. За сохранность служебных документов.
5.5. За соблюдение Положения об общем отделе, Правил внутреннеготрудового распорядка и исполнительской дисциплины.
VI. Квалификационные требования
6.1. На должность ведущего специалиста общего отдела мэриипринимается специалист с высшим профессиональным или среднимспециальным образованием и опытом работы.
6.2. Ведущий специалист обязан знать:
- основы трудового законодательства;
- федеральные и областные законы, регламентирующие деятельностьорганов местного самоуправления;
- Устав муниципального образования "Город Калининград";
- Регламент мэрии;
- нормативно-правовые акты, отражающие порядок работы сдокументами;
- Инструкцию по делопроизводству мэрии города Калининграда;
- структуру мэрии;
- Правила внутреннего трудового распорядка мэрии.
6.3. Обязан иметь навыки пользователя персонального компьютера.
Приложение 6
к Распоряжению главы города
Калининграда - мэра города
от 29 июня 2006 г. N 424-р
Должностная инструкция делопроизводителя общего отдела,
секретаря административной комиссии мэрии
I. Общие положения
1.1. Делопроизводитель общего отдела, секретарь административнойкомиссии мэрии, далее - делопроизводитель, назначается и освобождаетсяот должности приказом руководителя аппарата - управляющего делами попредставлению начальника общего отдела.
1.2. В своей деятельности делопроизводитель непосредственноподчиняется руководителю аппарата - управляющему делами и начальникуобщего отдела.
1.3. В свободное от исполнения своих обязанностей время илиотпуска, болезни секретаря приемной руководителя аппарата -управляющего делами мэрии выполняет его обязанности.
1.4. В своей работе руководствуется:
- Конституцией РФ;
- Уставом муниципального образования "Город Калининград";
- Положением об административной комиссии мэрии городаКалининграда;
- Регламентом мэрии, Инструкцией по делопроизводству мэрии городаКалининграда;
- Правилами и установленным порядком работы со служебнымдокументами.
II. Функции
2.1. Основной задачей делопроизводителя являетсясовершенствование организации работы с документами.
2.2. Своевременно и качественно выполнять возложенные наделопроизводителя обязанности.
III. Обязанности
3.1. Осуществляет прием и учет протоколов, поступающих из отделамилиции по борьбе с правонарушениями в сфере потребительского рынка иисполнения административного законодательства при УВД Калининградскойобласти.
3.2. Участвует в заседании административной комиссии мэрии.
3.3. Ведет протоколы заседания административной комиссии всоответствии с установленными требованиями.
3.4. Оформляет постановления административной комиссии всоответствии с установленными требованиями.
3.5. Отправляет по почте постановления административной комиссиинарушителям, не явившимся на заседания.
3.6. Отправляет исходящую корреспонденцию судебным приставам длявозбуждения исполнительного производства о взыскании штрафов иисполнителям, принимает почту от судебных приставов.
3.7. Ведет журналы входящей и исходящей корреспонденции,связанной с деятельностью административной комиссии.
3.8. Ведет учет почтовых уведомлений.
3.9. Осуществляет контроль по оплате штрафов нарушителями.
3.10. Осуществляет доставку из казначейства квитанций об оплатештрафов нарушителями.
3.11. Осуществляет прием квитанций об оплате штрафа от граждан иделает отметку в журнале об исполнении.
3.12. Формирует дела временного и постоянного сроков хранениядокументов административной комиссии.
3.13. Запрашивает отчеты о работе административных комиссийадминистраций районов города, анализирует и составляет отчеты(еженедельно, ежемесячно, полугодовой, годовой) по работеадминистративной комиссии мэрии и районных администраций.
3.14. Осуществляет учет постановлений административной комиссии(ведет журнал регистрации).
3.15. Осуществляет учет исходящей корреспонденции (ведет журналрегистрации) для отправки правонарушителям.
IV. Права
4.1. Делопроизводитель имеет права, изложенные в Трудовом кодексеРФ.
4.2. Запрашивать отчеты о работе административных комиссийадминистраций районов города.
4.3. Докладывать председателю административной комиссии мэриигорода о фактах неисполнения постановлений административной комиссииправонарушителями.
4.4. Вносить предложения по совершенствованию организацииделопроизводства в части организации документооборота административнойкомиссии мэрии города.
V. Ответственность
Делопроизводитель общего отдела несет ответственность:
5.1. За качественное и надлежащее исполнение своих должностныхобязанностей.
5.2. За последствия принятых решений, выходящих за пределы егополномочий.
5.3. За сохранность служебных документов.
5.4. За соблюдение Положения об общем отделе, Правил трудовогораспорядка и исполнительской дисциплины.
VI. Квалификационные требования
6.1. На должность делопроизводителя общего отдела назначаетсяспециалист с высшим профессиональным или средним специальнымобразованием и стажем работы (не менее одного года) в сфеределопроизводства.
6.2. Обязан иметь навыки пользователя персонального компьютера.
Приложение 7
к Распоряжению главы города
Калининграда - мэра города
от 29 июня 2006 г. N 424-р
Должностная инструкция оператора ЭВМ общего отдела
I. Общие положения
1.1. Оператор ЭВМ общего отдела назначается и освобождается отдолжности распоряжением главы города Калининграда - мэра города попредставлению руководителя аппарата - управляющего делами и начальникаобщего отдела.
1.2. В своей работе оператор ЭВМ непосредственно подчиняетсяначальнику общего отдела.
1.3. На период отпуска другого оператора ЭВМ исполняет егообязанности.
1.4. В свободное от исполнения своих обязанностей время оказываетпомощь сотрудникам общего отдела.
1.5. Оператор ЭВМ в своей работе руководствуется:
- Регламентом мэрии города Калининграда;
- Инструкцией по делопроизводству мэрии города Калининграда идругими правовыми актами, регулирующими порядок работы со служебнымидокументами.
II. Функции
2.1. Основной задачей оператора ЭВМ является выполнениемашинописных работ и совершенствование работы с документами.
2.2. Своевременное и качественное выполнение возложенных наоператора ЭВМ обязанностей.
III. Обязанности
3.1. Качественно и в установленные сроки по поручению начальникаобщего отдела выполняет работу по печатанию служебных документов.
3.2. Оформляет протоколы постановлений мэра города.
3.3. Обеспечивает сохранность служебных документов.
3.4. Следит за состоянием компьютера, пишущей техники.Своевременно сообщает о неисправностях руководителю отдела.
3.5. Соблюдает технику безопасности и правила пользования приработе на компьютере и множительной технике.
3.6. Во время неполной загрузки машинописной работой выполняетработу на множительной технике.
3.7. Своевременно и качественно выполняет указания начальникаобщего отдела.
IV. Права
4.1. Оператор ЭВМ имеет права, изложенные в Трудовом кодексе РФ.
4.2. Требовать соблюдения законодательства о труде.
4.3. Вносить предложения по улучшению организации трудаоператора.
V. Ответственность
Оператор ЭВМ общего отдела несет ответственность:
5.1. За качество и надлежащее исполнение своих должностныхобязанностей.
5.2. За последствия принятых решений, выходящих за пределы егополномочий.
5.3. За сохранность служебных документов.
5.4. За соблюдение Положения об общем отделе, Правил трудовогораспорядка и исполнительской дисциплины.
VI. Квалификационные требования
6.1. На должность оператора ЭВМ общего отдела назначаетсяспециалист со средним профессиональным образованием, стажем работы неменее одного года работы на компьютере.
6.2. Обязан иметь навыки пользователя персонального компьютера.